Neue Retarus Managed Capture Services ermöglichen reibungslosen Datenaustausch mit Geschäftspartnern
Kloten – Der globale Informationslogistiker Retarus bietet ab sofort Managed Capture Services, mit denen sich per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente automatisiert als strukturierte Daten erfassen lassen. Dadurch können Unternehmen beispielsweise Bestellungen oder Rechnungen ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt in ERP-Systemen weiterverarbeiten. Die Prozesse der Kommunikationspartner bleiben dabei unverändert bestehen. Durch den Einsatz des neuen Cloud-Dienstes profitieren Unternehmen von effizienten Prozessen, einem schnellen Cashflow und zufriedenen Geschäftspartnern.
Die manuelle Datenerfassung ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig. Mit den Retarus Managed Capture Services lassen sich komplexe Bestell- oder Rechnungsprozesse zu einem hohen Grad automatisieren. Papierläufe entfallen. Die Dienste unterstützen alle gängigen Schnittstellen und Datei- sowie Anwendungsformate. Geschäftspartner können folglich ohne grossen Aufwand angebunden und spezielle Branchenvorgaben einfach umgesetzt werden. Die beschleunigten, digitalen Workflows und die dadurch minimierte Fehlerquote senken die Prozesskosten um rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Dokumentenerfassung.
Reduzierter Aufwand dank Intelligent Document Recognition
Alle eingehenden Dokumente durchlaufen eine leistungsstarke automatische Texterkennung (Intelligent Document Recognition, IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und neben dem Text auch die Struktur und weitere Bestandteile des Dokuments erfasst. Mithilfe der im System hinterlegten und stetig synchronisierten Katalog- und Stammdaten können alle Dokumente binnen kürzester Zeit inhaltlich überprüft und automatisch zugeordnet werden. Das System trainiert neue Layout-Strukturen und erkennt diese bei erneutem Datenempfang mit hoher Genauigkeit.
Auch Fehlerprüfungen lassen sich mit den Retarus Managed Capture Services automatisiert durchführen. Fehlerhafte Artikelnummern oder Summenberechnungen, fehlende Pflichtfelder sowie andere nicht zuordenbare Informationen werden mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie ausschliesslich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung auch selbst und bietet dadurch eine Erkennungsrate von 100 Prozent. Im Anschluss übergibt der Cloud Service alle validierten Daten im gewünschten Format samt Originaldokument an die ERP-Anwendung.
Effiziente Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern
„Die Einbindung von Geschäftspartnern, die ihre Daten aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen noch nicht strukturiert übermitteln können, stellt viele Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Bestell- oder Rechnungsprozesse vor grosse Herausforderungen“, erklärt Bernhard Hecker, Director Product Management bei Retarus. „Die Managed Capture Services von Retarus decken alle Eingangs- und Verarbeitungskanäle ab: Eingehende Formulare werden unabhängig von ihrem Ausgangsformat in strukturierte Daten überführt. Dadurch können Kunden und Lieferanten weiterhin ihre bestehenden Kommunikationswege für den Datenaustausch nutzen.“ (Retarus/mc/ps)
Über Retarus
Die retarus (Schweiz) AG ist eine Tochtergesellschaft der retarus GmbH Deutschland. Seit 1992 unterstützt Retarus Unternehmen bei der effizienten und reibungslosen Kommunikation. Der globale Informationslogistiker kommt immer dort ins Spiel, wo grosse Mengen an Daten sicher und zuverlässig übertragen werden – unabhängig von Kommunikationskanälen, Schnittstellen, Applikationen und Devices. Die Basis hierfür bildet ein Global Delivery Network mit eigenen Rechenzentren in Europa, den USA und der APAC-Region sowie redundanter Carrier-Infrastruktur. Insgesamt vertrauen 75 Prozent der DAX 30 sowie die Hälfte aller EURO STOXX 50 Unternehmen auf Services von Retarus. Zu den langjährigen Kunden zählen unter anderem Adidas, Bayer, Continental, DHL, DZ Bank, Honda, Linde, Osram, Puma, Sixt, Sony und Thomas Cook. In der Schweiz optimieren u.a. Avectris, Dätwyler, G. Bianchi AG, Hotelplan, Lonza, Mettler-Toledo, Helvetia Versicherung, Novartis, Rieter Management, das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO, Swatch, Syngenta, United Grinding, UBS und V-Zug ihre Geschäftskommunikation mithilfe der Retarus Services. Weitere Informationen: www.retarus.ch
