Angestellte geben jährlich 2 Mio Franken für nicht genehmigte Cloud-Services aus

Zürich – Der einfache Zugang zu Cloud-Lösungen begünstigt eine Schatten-IT in Unternehmen. Laut einer von VMware in Auftrag gegebenen europaweiten Studie unter 1’500 IT-Professionals und 3’000 Angestellten werden in jedem Unternehmen durchschnittlich 2 Mio Franken pro Jahr für nicht genehmigte Cloud-Dienste ausgegeben. Unter den befragten IT-Entscheidern vermutet mehr als jeder Dritte (37%), dass andere Abteilungen mitunter kostenpflichtige Cloud-Dienste ohne offizielle Genehmigung nutzen. Trotz möglicherweise entstehender Sicherheitsrisiken sehen Unternehmen diese „Schatten-Clouds“ aber nicht gänzlich negativ, denn dadurch würden Innovationen im Unternehmen gefördert, schnelleres und effizienteres Arbeiten ermöglicht und Wettbewerbsvorteile erzielt.

In Deutschland sind sogar 80 Prozent der befragten IT-Entscheider davon überzeugt, dass die erworbenen Cloud-Lösungen und -Services von Vorteil sind. Damit stehen die sonst so skeptischen Deutschen den Schatten-Clouds positiver gegenüber als ihre europäischen Nachbarn. Im europaweiten Durchschnitt glauben 72% der Befragten, dass die Nutzung von Cloud-Angeboten, auch wenn sie gegebenenfalls nicht genehmigt sind, Vorteile verschafft, eine schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen (49%) und die Förderung von Wachstum und Innovation im Unternehmen (34%) ermöglicht. Dennoch bleiben Bedenken: Zwei Drittel der deutschen IT-Verantwortlichen sorgen sich über mögliche Kontrollverluste und Sicherheitsrisiken, bei ihren europäischen Kollegen ist es jeder zweite, der sich darüber Gedanken macht.

Ungenehmigte Clouds: Deutsche Angestellte am zurückhaltendsten
In der VMware-Umfrage geben fast die Hälfte der europaweit Befragten (45%) an, dass sie es nicht scheuen würden, auch ungenehmigt Cloud-Angebote zu nützen, und über ein Drittel (36%) hat dies bereits schon einmal getan. Deutsche Arbeitnehmer sind hier mit 29% etwas zurückhaltender; am wenigsten Skrupel haben italienische Angestellte (49%).

Fast ein Viertel (23%) hat für solche Cloud-Dienste Unternehmensgeld verwendet, darunter haben 47% bis zu 2.000 Euro, 12%, bis zu 5.000 Euro und weitere 12% sogar über 5.000 Euro ausgegeben (im Jahr 2012). Abgerechnet wird dabei meist über die Budgets der Abteilungen (D: 61% / EU: 43%), über Spesen (D: 19% / EU: 38%) oder über die Kreditkarte der Unternehmen (D: 24% / EU: 33%).

Doch warum kommt es überhaupt dazu, dass Angestellte Cloud-Lösungen kaufen, ohne dies mit ihrer Unternehmens-IT abgestimmt zu haben?

In der VMware-Studie haben die Befragten dafür länderübergreifend zwei massgebliche Gründe genannt: Demnach erleichtern flexible Cloud-Lösungen den Unternehmensmitarbeitern ihre tägliche Arbeit, ermöglichen schnellere und effizientere Prozesse und helfen bei der Einführung neuer Produkte, was den Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschafft. Die IT-Abteilungen würden leider oftmals zu spät oder zu langsam reagieren, so dass sich manche Abteilungen inzwischen selbst am offenen IT-Markt bedienen.

Am eifrigsten sind hier folgende Unternehmensbereiche:

1. Marketing / Werbung / Kommunikation (37% in Deutschland / 43% in Europa)
2. Einkauf (D: 36% / EU: 27%)
3. Vertrieb (D: 31% / EU: 33%)
4. Forschung & Entwicklung (D: 27% / EU: 31% )
5. Finanzen (D: 22% / EU: 23%)

Allzu grossen Schaden scheinen die Mitarbeiter dabei allerdings nicht anzurichten, denn immerhin 27% der IT-Entscheider haben zugegeben, dass sie die von den Abteilungen eingesetzten Cloud-Applikationen auch offiziell einführen möchten oder ohnehin planen, umzusetzen. Mit diesem Wissen im Hintergrund hat das eigenmächtige Handeln der Abteilungen den IT-Departements sogar noch Budget gespart.

Die Top-5 der in Deutschland beliebtesten (kostenpflichtigen und -freien) Cloud-Services sind:

1. Daten und File-Sharing-Dienste (D: 54% / EU: 55%)
2. Cloud-basierte E-Mails, wie Gmail, Hotmail, Yahoo Mail (D: 49% / EU: 47%)
3. Instant Messaging (D: 46% / EU: 44%)
4. Video Conferencing (D: 41% / EU: 37%)
5. Applikations- oder Daten-Hosting-Anbieter wie Amazon Web Services der Rackspace (D: 30% / EU: 19%)

Dicht gefolgt in dieser Rangliste sind Enterprise Social Networks (D: 26% / EU: 22%), Plattform as a Service- (D: 22% / EU: 14%) sowie Software as a Service-Lösungen, wie CRM-Systeme von Salesforce oder SurveyGalaxy.com (D: 20% / EU: 17%).

„Unsere Untersuchung zeigt, dass zwar in jedem Unternehmen erstaunlich hohe Geldbeträge in Cloud-Lösungen fliessen, die so nicht genehmigt sind.  Doch es ist nicht unbedingt vergeudetes Geld, denn die Mitarbeiter tun das nicht aus bösem Willen, sondern für das Wohle des Unternehmens und um effektiver arbeiten zu können“, kommentiert Jörg Hesske, Country Manager VMware Deutschland, die Ergebnisse der Studie.

„IT-Abteilungen sind an einem Wendepunkt angelangt, an dem sie die entstehenden Schatten-Clouds in ihren Unternehmen nicht länger ignorieren können. Sie müssen sich der Herausforderung stellen, ihren Kollegen die für ihre Arbeit benötigte Flexibilität zu bieten, ohne dass sie die Kontrolle verlieren oder Sicherheitslücken riskieren. Über die Vorteile bestimmter Cloud-Angebote sind sich IT-Professionals und Büroangestellte generell einig. Was jetzt wichtig ist, ist ein intensiver Dialog zwischen den Abteilungen. Es ist grossartig, Mitarbeiter im Unternehmen zu haben, die die Initiative für Innovation und Wachstum ergreifen, aber dies muss abgestimmt sein. Die IT sollte proaktiv agieren und unternehmensweit unterstützende Services initiieren, um Kunden-, Mitarbeiter- und Business-Anforderungen erfüllen zu können. Das Software-Defined Datacenter spielt hier eine wichtige Rolle“, so Hesske weiter. (VMware/mc)

Über VMware
VMware, der weltweit führende Anbieter von Virtualisierungs- und Cloud-Infrastruktur-Lösungen, ermöglicht Unternehmen jeder Grösse im Cloud-Zeitalter grösstmögliche Erfolge zu erzielen. Dank der Virtualisierungs- und Cloud-Technologien von VMware werden nicht nur IT-Umgebungen verschlankt, sondern auch deren Management vereinfacht und im Hinblick auf Prozesse und künftige Geschäftsentwicklungen flexibel und hochverfügbar gestaltet. Mit einem Umsatz von 4,61 Milliarden US-Dollar im Jahr 2012 verfügt VMware über ein globales Partnernetzwerk aus 55’000 Partnern und über 480’000 Kunden. Das Software-Unternehmen hat seinen Firmenhauptsitz im kalifornischen Palo Alto, mit Niederlassungen über den ganzen Globus. Die Schweizer Geschäftsstelle befindet sich in Zürich.

Die von VMware in Auftrag gegebene europaweite Studie wurde vom Marktfoschungsinstitut Vanson Bourne im Zeitraum zwischen März und April 2013 durchgeführt. Befragt wurden 1.500 IT Professionals und 3.000 Büroangestellten in Unternehmen mit 100 bis über 5.000 Mitarbeitern, in den Ländern Deutschland, Frankreich, Italien, Niederlande, Skandinavien (Dänemark, Finnland, Norwegen, und Schweden. Die Befragung fand telefonisch sowie mittels Online-Fragebogen statt.