Studie: Ohne Konferenzen nicht automatisch produktiver

Dies ist ein Ergebnis der Studie Workplace Survey 2009, für die der spezialisierte Personaldienstleister Robert Half über 6.000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt hat. Die Workplace Survey wird jährlich durchgeführt und informiert über Trends auf dem Arbeitsmarkt für das Finanz- und Rechnungswesen.

Konferenzen häufig Pflichtveranstaltungen
Ein Meeting jagt das nächste, während auf dem Schreibtisch die Arbeit liegen bleibt: In den Augen der Schweizer Finanzfachkräfte sind Besprechungen häufig Pflichtveranstaltungen, deren Besuch sich nicht rentiert. 38,8 Prozent aller Termine, an denen sie teilnehmen müssen, sind ihrer Ansicht nach nicht notwendig. Die Gründe für unbefriedigend verlaufende Konferenzen sehen die Befragten meist bei den anderen Teilnehmern. So bemängeln 44 Prozent der Finanzmanager die Anwesenheit von Mitarbeitern, deren Teilnahme überflüssig sei, und 43 Prozent kritisieren ausufernde Diskussionen, die sich immer weiter vom eigentlichen Thema wegbewegen. Aber auch die ungenügende Vorbereitung ihrer Gesprächspartner (37 Prozent) oder unklare Gründe für das Meeting (34 Prozent) führen zu unzufriedenen Reaktionen nach vielen Besprechungen.

Nicht zwangsläufig produktiver trotz meetingfrei
Um tägliche Meetingmarathons zu verhindern, finden in 36 Prozent der Unternehmen an einem Tag pro Woche keine Konferenzen statt ? in 26 Prozent der Fälle gilt diese Regelung für die gesamte Belegschaft und in zehn Prozent nur für einzelne Abteilungen. Doch auch wenn Besprechungen zeitraubend und ineffektiv sein können, sind sich die Schweizer Finanzexperten uneinig, ob Arbeitstage ohne Besprechung tatsächlich produktiver sind. 47 Prozent aller Angestellten mit einem meetingfreien Tag in der Woche meinen, dass ein ungestörtes Arbeiten ohne Unterbrechung sich nicht spürbar auf ihr Arbeitsergebnis auswirkt. Demgegenüber haben genauso viele Befragte an Tagen ohne Termine sehr wohl eine höhere Produktivität bei sich feststellen können.

Zahl der Meetings in Grenzen halten
«Meetings sind durchaus wichtig, aber ihre Anzahl sollte sich in Grenzen halten», kommentiert Sven Hennige, Managing Director Central Europe bei Robert Half International, die Ergebnisse der Studie. «Um den Erfolg einer Besprechung zu gewährleisten, sollte neben einem klaren Anlass auch eine strukturierte Agenda vorliegen, über deren Einhaltung der Diskussionsleiter wacht. Dabei sollte ein Meeting stets ergebnisorientiert sein. Sollen Projektbeteiligte nur über einen Punkt informiert werden, reicht bisweilen auch eine E-Mail.» (robert half/mc/ps)

Tipps für produktive Meetings
? Dauer des Meetings auf 30-45 Minuten begrenzen ? danach lassen Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.

? Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumen ? dadurch kann die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Besprechungsdauer ist automatisch auf die Zeit des Essens begrenzt.

? Für regelmässig stattfindende Meetings sollten im Vorfeld von den Teilnehmern Agendapunkte eingefordert werden. Reicht niemand Themenvorschläge ein, kann die Besprechung abgesagt werden.

? Für jeden Agendapunkt sollte ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden, auf dessen Einhaltung der Diskussionsleiter achtet.

? Wird die Agenda der Besprechung rechtzeitig verschickt, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich im Vorfeld auf das Meeting vorzubereiten.

? Wenn ein Agendapunkt nicht hinreichend erörtert werden kann, da wichtige Teilnehmer oder Informationen fehlen, sollte gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt übergegangen werden. Einzelne Teilnehmer des Meetings sollten damit beauftragt werden, den noch offenen Punkt so vorzubereiten, dass er beim nächsten Treffen besprochen werden kann.