KLARA Blog: Brief oder E-Mail? Auf den Inhalt kommt’s an

E-Mail, SMS, WhatsApp: Die elektronischen Kommunikationsmittel laufen dem traditionellen Brief den Rang ab. Kein Wunder, denn gerade in der globalisierten Welt hat sich die E-Mail als die effizientere Variante durchgesetzt. Trotzdem verzichten nur die Wenigsten gänzlich auf die schriftliche Korrespondenz per Post. Wir haben die beiden Kommunikationskanäle einander gegenübergestellt.

«Digitale Kommunikation? Nein, Danke!»: Viele KMU haben Kunden und Lieferanten, die immer noch auf eine schriftliche Korrespondenz in Papierform bestehen. Obwohl in den meisten Fällen das E-Mail praktischer ist, gibt’s noch die eine oder andere Gelegenheit, in der man besser auf den guten alten Brief zurückgreift. Welche das sind, erfährst du hier.

Interne Kommunikation
Eine geschäftsinterne Angelegenheit abklären? Wer nicht sowieso gleich zum Telefon greift oder ein Meeting aufsetzt, ist mit der elektronischen Korrespondenz hier mit Abstand besser bedient als mit einem Brief. Ausnahme: Arbeitszeugnisse.
Gewinner: E-Mail

Angebote und Anträge
Du möchtest Offerten an deine Kunden versenden oder Angebote von externen Lieferanten einholen? Geht natürlich über den Postweg. Wir empfehlen hier allerdings die elektronische Kommunikationsform. Sie ist schneller und effizienter. Ausserdem kannst du Änderungen in den Dokumenten ganz leicht vornehmen, zumindest wenn du mit dem Auftragstool von KLARA arbeitest.
Gewinner: E-Mail

Rechnungen
Ähnlich wie bei Offerten und Anträgen überwiegen auch hier die Vorteile der E-Mail-Korrespondenz. Denn immer mehr Menschen nutzen E-Banking oder Mobile Banking. Eine Rechnung in Papierform verliert deshalb immer unwichtiger. Warum also nicht gleich per E-Mail versenden?
Gewinner: E-Mail

Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Der grösste Nachteil von E-Mails: Sie gehen schnell mal unter. So kann es gut sein, dass die Rechnung im Spam-Ordner landet oder einfach mal vergessen geht, weil sie im Mail-Postfach nach unten rutscht. Um sicher zu gehen, dass Mahnungen bei den Empfängern ankommen, kann man sie per Brief verschicken. Der Brief ist zwar aufwändiger als eine E-Mail, er unterstreicht aber die Wichtigkeit des Dokuments. Unser Vorschlag: Schicke die Zahlungserinnerung auf elektronischem Weg. Wenn immer noch keine Reaktion kommt, pack die Mahnung in ein Couvert und versende sie per Post.
Gewinner: Beide

Verträge
Arbeits-, Miet- oder Lieferantenverträge benötigen im Normalfall eine Unterschrift. Für Liebhaber von E-Mails heisst das: Ausdrucken, unterschreiben, einscannen und mailen. Das sind sehr viele Arbeitsschritte, wenn man bedenkt, dass Verträge meistens aus mehreren Seiten bestehen. Deshalb greifen hier die Meisten auf den altbewährten Brief zurück. Vor allem wenn du die Verträge per Einschreiben verschickst.
Gewinner: Brief

Kündigungen
Laut Vertrag müssen Kündigungen, z.B. an Mitarbeitende oder Lieferanten, in vielen Fällen schriftlich verschickt werden. Das heisst: Unterschrieben und per Einschreiben. Auch wenn es mit dem E-Mail schneller geht, ist die Briefpost hauptsächlich aus rechtlichen Gründen hier die bevorzugte Variante.
Gewinner: Brief

Fazit
Ob du ein E-Mail oder einen Brief verschickst, hängt meistens vom Inhalt der Botschaft ab. Wichtige Dokumente wie Verträge und Mahnungen verschickst du besser in einem Couvert. Dringende Anliegen wie Offerten und Rechnungen wickelst du effizienter per E-Mail ab.

Alternative: Du kombinierst die Vorteile des schnellen E-Mails mit der Verbindlichkeit der Briefpost. Mit Print & Send verschickst du Briefe von KLARA aus per Mausklick. Ausdrucken, Couvertieren, Frankieren und Zustellen übernimmt die Schweizerische Post. (KLARA/mc/ps)

Wie das geht, erfährst du im Video: