Von Marcel Yünkes, COO iTrust
Vor den Ferien gibt es im Büro immer viel zu erledigen. Wie bereitet ihr euch am besten vor, damit ihr nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nur wenige Aufgaben abarbeiten müsst?
Endlich ist es soweit: Heute ist mein letzter Arbeitstag vor den Ferien! Ich fliege in wenigen Stunden für zwei Wochen an die Sonne. Als digitaler Avantgardist schaffe ich es, bis am Mittag keine Mails mehr im Posteingang zu haben. Ich habe alle Aufgaben erledigt respektive geplant. Ein tolles Gefühl. So kann ich meine Ferien geniessen und muss nicht immer ans Geschäft denken.
Murphy’s Law
Es ist Nachmittag. Langsam denke ich ans Meer, den Strand und ans süsse Nichtstun. Wie das Leben so spielt, kommt doch noch eine dringende Anfrage rein, bei der mein Mitwirken nötig ist. Ich notiere die auszuführenden Aufgaben, weitere Informationen sowie meine Inputs auf der Effizienzplattform OneNote. Das Problem: Mein Kollege Harry kommt erst um 16 Uhr ins Office zurück. Ich muss aber schon vorher auf den Flughafen. Trotz den vorhandenen digitalen Hilfsmitteln muss ich ihm einen 15-minütigen Kurzimpuls geben, damit während meiner Abwesenheit alles glatt läuft. Was nun? Ich kontaktiere Harry per Mail. Darin findet er alle nötigen Links zur Plattform.
Die Plattform funktioniert auch offline
Nun aber los. Mit meinen zwei Koffern besteige ich den Zug in Richtung Flughafen, wo ich meine Frau treffe. Auf dem Weg rufe ich Harry an. Da ich mein Tablet bei mir habe, stehen mir während des Gesprächs alle benötigten Infos zur Verfügung. Bei einer Aufgabe muss ich meine Ideen aufzeichnen, damit er sie versteht. Da ich einen fünfstündigen Flug vor mir habe, schlage ich ihm vor, dass ich meine Inputs währenddessen eintrage. Schliesslich funktioniert OneNote auch, wenn ich nicht online bin.
Der Flug war angenehm und die Zeit verging im Nu. Nun, an meiner Feriendestination angekommen, muss ich nur noch kurz online gehen, um alles zu synchronisieren. Ich beziehe meinen Bungalow, stelle alle Devices ab und tauche ein erstes Mal ins kristallklare Meer.
Mails aus dem Posteingang fischen
Ich habe mich entschieden, in den Ferien keine Mails zu beantworten. Das dichte Programm, das meine Frau aufgestellt hat, lässt etwas anderes sowieso nicht zu. Im Geschäft hält zum Glück meine zuverlässige Assistentin Irene die Stellung. Während ich im Meer nach Muscheln tauche, übernimmt sie das Fischen aus meinem Posteingang. Wie geht das konkret? Irene setzt für ihren und meinen Posteingang jeweils einen Mailblock, sprich: Sie definiert ein fixes Zeitfenster, an dem sie die Mails bearbeitet.
Das Tagesgeschäft geht weiter
Dabei achtet Irene darauf, welches Kriterium eine Mail erfüllt (siehe dazu die April-Kolumne von iTrust): Dient diese rein der Information? Dann lässt sie die Mail im Posteingang. Ist es eine Aufgabe? Dann plant Irene diese in meinem Kalender. Zusätzlich antwortet sie dem Absender in meinem Namen. Da wir schon seit längerem zusammenarbeiten, kennt sie meinen Schreibstil. Das hat gleich mehrere Vorteile: Da ich die Abwesenheitsmeldung im Outlook nicht aktiviert habe, fällt niemandem auf, dass ich in den Ferien bin. Das Tagesgeschäft läuft also wie gewohnt weiter. Zudem habe ich so nach meinen Ferien keinen vollen Posteingang mit unerledigten Aufgaben. Also: vor den Ferien ist nach den Ferien. Ich strecke meine Füsse in den Sand und träume von einer Abenteuerreise auf den Weltmeeren.
Welches sind eure Erfahrungen mit digitalen Arbeitswerkzeugen? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein.
Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. (Foto: iTrust)
Das modern eingerichtete Sitzungszimmer der iTrust AG muss auch mal ohne Marcel Yünkes auskommen. Seine Aufgaben werden trotz seiner Abwesenheit erledigt, weil er alle Aufgaben auf der Effizienzplattform hinterlegt und eine Assistenz mit dem Abarbeiten der Mailflut beauftragt hat. (Foto: iTrust)