Mobiles Arbeiten ist «in». Es steigert neben der Zufriedenheit von Führungskräften und Mitarbeitenden auch deren Effizienz.
Von Marcel Yünkes, COO iTrust
Heute ist Home Office Day. Was für manche Führungsperson nicht denkbar ist, haben wir bei unserem Unternehmen eingeführt. Schliesslich zeigt eine neue wissenschaftliche Studie auf, dass Manager und Mitarbeitende ihre Produktivität steigern und motivierter sind, wenn sie einen Tag pro Woche von zuhause aus arbeiten können. Meine Erfahrung ist positiv. Schliesslich zählt nicht die stete Präsenz im Büro, sondern das Resultat. Und dieses erreicht man mit effizienten Arbeitsabläufen.
Mobile Devices nutzen: Gewusst wie
Diese mobile Arbeitskultur bedingt aber, dass Manager mit mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones umzugehen wissen. Ich teile sie deshalb in drei Typen ein:
- Typ 1 bezeichne ich als «old school». Er telefoniert oft mit seinem Smartphone. Er erteilt auch Aufträge – aber alles nur mündlich. So gehen regelmässig wesentliche Hinweise und Inputs verloren. Zudem nimmt er nur am Rande am eigentlichen Arbeitsablauf teil.
- Typ 2 ist fortgeschritten. Er hat zwar die verschiedenen Funktionen seiner mobilen Devices entdeckt und versendet häufig Mails, SMS und Whats-App-Nachrichten – dies jedoch meistens unstrukturiert. Zudem befinden sich die Daten an unterschiedlichen Orten, was dem Arbeitsfluss alles andere als förderlich ist und dazu führt, dass relevante Informationen oft untergehen.
- Typ 3 charakterisiere ich als modern und hochmobil. Er nutzt kurze Pausen nach Sitzungen, um mit seinem Tablet Tasks abzuarbeiten. Zum Beispiel platziert und delegiert er Aufgaben auf digitalen Notizbüchern wie «One Note» oder «Evernote». Dies hat den Vorteil, dass involvierte Mitarbeitende diese sofort sehen und allfällige Aufgaben erledigen können, auch wenn sie nicht beim Meeting dabei waren. Auf diese Weise wirkt er ohne Zeitverlust direkt auf Arbeitsprozesse im Unternehmen ein und sichert das Weitergehen des Workflows.
Auf digitalen Zusammenarbeits-Plattformen kommunizieren
Es ist kurz vor Mittag. Fast geschafft. Meine Kollegen erkennen meine Inputs auf unserer digitalen Zusammenarbeits-Plattform in Echtzeit und können diese im Verlaufe des Nachmittags umsetzen. Ihr merkt es: Ein zentraler Vorteil des mobilen Büros ist, dass diverse Daten ortsunabhängig verfügbar sind. Mein ganzes Team hat kollektiv Zugriff auf solche digitalen Ressourcen! Das gefällt mir sehr. Denn so entsteht eine gute Kommunikation über alle räumlichen und hierarchischen Grenzen hinweg.
Jetzt freue ich mich auf das Mittagessen – ich mache mir einen knackigen Eisbergsalat und garniere ihn mit frischen Cherry-Tomaten und Maiskörnern. Als Dessert gönne ich mir ein saftiges Stück Wassermelone. Mmh, ich liebe den Sommer!
Eine gute Vorbereitung spart Zeit
Um den Austausch und die Planung mit meiner Assistentin sicherzustellen, schreibe ich ihr auf unserer Zusammenarbeits-Plattform die wesentlichen Themen auf – sie ihrerseits auch. Auf diese Weise können wir uns bereits im Vorfeld wichtige Gedanken machen und uns auf die baldige Impuls-Telefonkonferenz vorbereiten. Dies spart Zeit. Und Zeit ist schliesslich Geld.
Dringende und wichtige Tasks, die wir unbedingt besprechen müssen, versehen wir mit einem Stern-Symbol. Diese Kennzeichnung hat Einfluss auf die Strukturierung des weiteren Tagesverlaufes. Denn so kann ich ziemlich genau abschätzen, wie lange das Telefongespräch dauert.
Kalender als Planungsinstrument
Welche Tasks erledige ich morgen, welche nächste Woche? Mein Planungsinstrument und Steuerungselement ist mein Kalender. Aufgrund der Informationen aus dem Gespräch mit meiner Assistentin lege ich diverse Arbeiten fest. Dabei achte ich auf eine möglichst sinnvolle und effiziente Abfolge. Das Gute am Kalender: Er ist flexibel und man kann die Reihenfolge beliebig ändern – in Sekundenschnelle.
Was für ein erfolgreicher Tag! Ich konnte sehr viele Aufgaben erledigen, ohne gestört zu werden. So macht mobiles Arbeiten Spass.
Welches sind eure Erfahrungen mit mobilem Arbeiten? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein. (iTrust/mc/ps)
Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. (Foto: iTrust)
Dank mobilem Arbeiten steigt die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber, sind die Mitarbeitenden autonomer und verbessert sich die Produktivität. (Foto: iTrust)
