Mit einer Qualifikationsmatrix die Skills des eigenen Teams besser erfassen
Stuttgart – Verantwortliche eines Unternehmens können die Skills der eigenen Mitarbeiter mithilfe einer Qualifikationsmatrix auf bestmögliche Art und Weise erfassen, abgleichen und analysieren. Ein besonderer Vorteil ist dabei, dass die Qualifikationsmatrix die Visualisierung nach unterschiedlichen Kriterien erlaubt. Das bedeutet etwa, dass man sich die Stufe, die Gültigkeit oder die Priorität der einzelnen Qualifikationen anzeigen lassen kann.
Auch lässt sich auf einen Blick erfassen, wie viele Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiterinnen über eine bestimmte Qualifikation verfügen. In fast allen Fällen versteht sich die Qualifikationsmatrix dank dieser Attribute als ein Modul innerhalb der umfassenderen Personaleinsatzplanung.
Auf welche Weise vereinfacht die Qualifikationsmatrix die Personaleinsatzplanung?
Die Zuweisung von bestimmten Aufgaben an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter muss gut durchdacht sein. Denn fast immer ist für die Durchführung der entsprechenden Tätigkeit eine bestimmte Qualifikation erforderlich. Daher ist es unumgänglich, die infrage kommenden Personen des Teams vorher zu identifizieren. Hierfür genügt der Blick auf eine stets aktuell gehaltene Skill Matrix. In tabellarischer Übersicht zeigt diese auf, welche Personen verfügbar sind und die erforderlichen Skills mitbringen.
Wie können die Qualifikationen unterteilt werden?
Qualifikationen lassen sich im Skill Assessement auf ganz unterschiedliche Arten interpretieren. Geht es um die Personaleinsatzplanung, so ist vor allem die arbeitsplatzbezogene Qualifikation relevant. Diese informiert darüber, ob und wie gut eine Person die an dem bestimmten Arbeitsplatz erforderlichen Anforderungen erfüllt. Nebenqualifikationen kommen ergänzend hinzu. Diese sind arbeitsplatzunabhängig, können aber für unterschiedliche Tätigkeiten im Unternehmen von Relevanz sein. Beispiele hierfür sind etwa Sprachkenntnisse oder Führerscheine, aber auch Geschicklichkeit oder hohe körperliche Kraft sind in einigen Unternehmen nicht zu unterschätzende Skills. Umgekehrt wird hier aber auch vermerkt, wenn jemand bestimmte Einschränkungen hat, etwa eine Allergie oder chronische Rückenbeschwerden.
Anhand der Qualifikationsstufe schliesslich kann man ablesen, wie gut eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die am jeweiligen Arbeitsplatz zu erledigenden Aufgaben erfüllen kann. Das Ranking reicht hier vom kurz angelernten Helfer bis hin zum Exterpenstatus. Mit einem solchen ist die Person in der Lage, bei Bedarf Kolleginnen oder Kollegen zu schulen beziehungsweise zu unterweisen.
Aus welchem Grund werden Qualifikationen priorisiert?
Bringen mehrere Personen die erforderlichen Fähigkeiten mit, um an dem jeweiligen Arbeitsplatz tätig sein zu können, muss man den Blick etwas erweitern. Besteht an einer anderen Stelle derzeit ein Engpass, der von einer der hier verfügbaren Kräfte beseitigt werden kann? Müssen derzeit bestimmte Personen geschult beziehungsweise weiterqualifiziert werden? Abhängig von der Branche und den zu vergebenden Arbeiten kann sich eine Rotation anbieten. Diese sorgt dafür, dass bestimmte Fähigkeiten durch die praktische Anwendung erhalten bleiben und die Mitarbeitenden durch einen zu eintönigen Arbeitsalltag abstumpfen.
Ist eine Qualifikationsmatrix immer aktuell?
Die Qualifikationsmatrix ist nicht starr, sondern unterliegt einem ständigen Wandel. So kommen möglicherweise neue Personen ins Team, während andere ausscheiden. Ausserdem erweitern Mitarbeitende ihre Qualifikation durch Kurse, Schulungen und Unterweisungen, andere verlieren Fähigkeiten durch eine Krankheit oder einen Unfall temporär oder dauerhaft. All dies erfordert eine stetige Pflege der Matrix. Denn wenn die Qualifikationsmatrix nicht auf dem neuesten Stand ist, kann sie die Personaleinsatzplanung optimieren.
Einige Qualifikationen müssen ohnehin immer wieder neu erworben werden. Dafür ist der LKW-Führerschein ein typisches Beispiel, denn dieser muss im fünfjährigen Rhythmus durch eine spezielle medizinische Prüfung verlängert werden. Um all dies zu organisieren, bietet sich eine Skill-Matrix mit Ampelsystem an: Ist das Licht grün, so bestehen hinsichtlich der bestimmten Qualifikation keine Einschränkungen. Gelbes Licht zeigt an, dass die Qualifikation zeitnah ausläuft oder nur durch eine Schulung beziehungsweise den Erwerb einer bestimmten Lizenz erhalten bleibt. Rot steht für eine abgelaufene Qualifikation der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Dieses System erlaubt eine
langfristige Planung mit dem bestehenden Team. Wird eine Person beispielsweise langfristig als Fahrer des LKWs eingeplant, so werden medizinische Checkups in den betrieblichen Alltag mit eingeplant. Ist damit zu rechnen, dass bestimmte Skills nur noch temporär im Unternehmen vorhanden sind oder mittelfristig neu erforderlich sein werden, so kann man sich mit Blick auf die Qualifikationsmatrix rechtzeitig um die Ergänzung des Teams bemühen. (DA/mc/hfu)
