von Marcel Yünkes, COO iTrust
Zürich – Ich sitze im Büro, trinke einen Schwarztee und gehe in Gedanken das Jahr durch. Ja, die Digitalisierung hat auch vor mir nicht Halt gemacht. In den vergangenen Monaten lernte ich, wie ich gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgehe: besserer Umgang mit der Mailflut, keine langen Meetings mehr, eine bessere Zusammenarbeit mit meinen Teamkollegen, zeit- und ortsunabhängige mobile Delegation, ohne den Delegationsempfänger aus der Arbeit zu reissen. Ich geniesse es sehr, meine Arbeit nun effizienter durchzuführen. So werde ich mit meinem Tagwerk während der normalen Bürostunden fertig und muss nicht am Abend oder am Wochenende noch Nacharbeiten leisten. Für euch fasse ich die Learnings des Jahres 2016 nochmals zusammen…
Im April stellten wir fest, dass CEOs und Manager täglich viel Zeit bei der Arbeit verlieren – auf Kosten der Produktivität. Um zum digitalen Avantgardisten zu werden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wie etwa:
- Einmal pro Tag keine Mails im Posteingang haben
- Eine persönliche Assistenz filtert den Posteingang und baut täglich den Mailberg ab
- Grundsätzlich Links verschicken und keine Attachments
- Die Zahl der CC-Adressaten reduzieren
Im Mai stand die digitale Ausstrahlung im Zentrum. Der erste Schritt zu einer starken digitalen Ausstrahlung ist ein modernes mobiles Endgerät. Der zweite Schritt ist ein Tool, mit dem man mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeitet und auf das sie jederzeit Zugriff haben. Sie sollen meine Notizen lesen und selber Anmerkungen verfassen können. Eine gute Lösung ist beispielsweise das digitale Notizbuch «OneNote» oder «Evernote».
Mobiles Arbeiten wurde in der Juni-Kolumne behandelt. Manager nutzen heute selbst kurze Pausen, um auf ihren Tablets Tasks abzuarbeiten und Aufgaben via digitalen Notizbüchern zu delegieren. Ein zentraler Vorteil des mobilen Büros ist, dass diverse Daten ortsunabhängig verfügbar sind. Auf solche digitalen Ressourcen hat das ganze Team kollektiv Zugriff.
Im Juli ging es um die effiziente Vorbereitung von Präsentationen:
- Die Assistenz hält einen Entwurf der Präsentation im digitalen Notizbuch fest und versendet anschliessend einen Link
- Arbeitskollegen schreiben ihre Kommentare direkt in die Präsentation
- Nach der Überarbeitung findet ein virtuelles Meeting via «Skype» statt
- Nach den letzten Anpassungen geht’s ab zum Kunden, um die Präsentation zu halten
Im August legte ich dar, inwiefern ich meinem Kollegen einen Kurzimpuls geben kann, auch wenn wir uns nicht sehen und ich ins Ausland reise. Zuerst dient ein Telefongespräch dem Abgleich. Anschliessend trage ich meine Notizen während meinem Flug auf dem digitalen Notizbuch ein. Am Zielort angekommen, gehe ich online, um alles zu synchronisieren, so dass mein Kollege auf dem aktuellsten Stand weiterarbeiten kann.
Wie kann ich Mitarbeiter eines Unternehmens in 20 Minuten fit fürs digitale Arbeiten machen? In der September-Kolumne sprach ich über die «Efficiency-Bar». In diesen 1:1-Coachings über den Mittag lernen die Mitarbeitenden diverse Themen rund um E-Mail-Management und digitale Zusammenarbeit kennen, die sie nachher in der Praxis umsetzen können.
Nach dem Coaching an der Efficiency-Bar geht’s direkt zur Anwendung des Gelernten. Im Oktober behandelten wir «Quick-Wins»:
- Im Outlook den Kalender anstatt den Posteingang als Startseite festlegen
- Mails via Suchfunktion suchen – und nicht via einzelne abgelegte Ordner
- Unterordner für CC- und Info-Mails erstellen
- Selbstcoaching via «Pareto Coach», dem Coach für die Hosentasche
Wie sieht es bei euch aus: Habt ihr dank diesen Ratschlägen eure Arbeitsweise effizienter gestalten können? Zögert nicht und tragt eure Antworten direkt in die Kommentarfunktion ein.
Mit einem Lächeln auf den Lippen schwinge ich meinen Schal um den Hals, lösche das Licht im Büro und trete in die langsam eintretende Dunkelheit. Ein aufregendes Jahr war es, 2016. Was bringt uns 2017? Ich habe schon diverse Ideen im Kopf. Lasst euch überraschen!
