St. Gallen – Mit der zunehmenden Komplexität des Unternehmensumfelds wird die Revisionsstelle zu einem immer wichtigeren externen Ansprechpartner des Verwaltungsrats. Durch eine aktive und offene Kommunikation respektive eine erfolgreiche Zusammenarbeit wird der Verwaltungsrat bei seiner Überwachungs- und Gestaltungsfunktion gestärkt und der Nutzen der Revision weiter erhöht.
Im Rahmen des gesetzlichen Auftrags prüft die Revisionsstelle, ob die Jahresrechnung beziehungsweise die Konzernrechnung dem gewählten Rechnungslegungswerk und dem Gesetz entspricht. Dabei spielen auch die internen Kontrollen unter Einbezug der Compliance respektive Corporate Governance eine zentrale Rolle. Neben dem rein gesetzlichen Auftrag setzt sich das Revisionsteam auch mit Veränderungschancen und Verbesserungspotenzialen im Unternehmen auseinander und kann damit aufgrund seiner breiten Erfahrung aus diversen Mandaten Mehrwerte schaffen.
Der Verwaltungsrat ist im Unternehmen per Gesetz das oberste Aufsichts- und Gestaltungsorgan mit gewissen unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben, wie beispielsweise:
- Verantwortlichkeit für die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung
- Oberaufsicht über die Geschäftsleitung – dies im Hinblick auf die Einhaltung von Gesetzen, Statuten, Reglementen und Weisungen
- Verantwortlichkeit für die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse
Informationslücken schliessen
Der Verwaltungsrat bildet ein wichtiges Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung, der Generalversammlung und der Revisionsstelle. Durch eine aktive und erfolgreiche Zusammenarbeit erhält er von der Revisionsstelle ein umfassendes, unabhängiges und neutrales Bild über die relevanten Sachverhalte im Zusammenhang mit der Rechnungslegung bzw. der internen Kontrollen. Dieses Potenzial wird in der Praxis häufig noch zu wenig genutzt. Dies gilt es im gegenseitigen Interesse zu ändern und bestmöglich zu nutzen.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit umfasst idealerweise einen individuell ausgestalteten Informationsaustausch über den gesamten Revisionszyklus von der Prüfungsplanung bis zur Revisionsbeendigung. Dieser reduziert die Informationsasymmetrie zwischen Revisionsstelle und Verwaltungsrat und hilft, die Prüfung effizient und effektiv durchzuführen und den Informationsstand des Verwaltungsrats bezogen auf die Rechnungslegung zu optimieren.
Selbstverständlich ist auch ein punktueller Austausch in reduziertem Umfang möglich.
Prüfungsplanung
Durch seine firmennahe Sichtweise und sein umfangreiches Wissen kann der Verwaltungsrat Schwerpunkte definieren, die für die Prüfungsplanung relevant und für seine Überwachungs- und Kontrollfunktion wichtig sind.
Die Revisionsstelle verfügt über hohes Fachwissen in der Rechnungslegung und hat die Übersicht über aktuelle gesetzliche Entwicklungen, die für den Verwaltungsrat respektive das Unternehmen relevant sein könnten. Zudem kennt sie die Prozesse und Kontrollen des Unternehmens durch ihre Prüfungstätigkeit sehr gut und kann in diesem Bereich mit einem hohen Praxisbezug und unternehmerischem Denken Verbesserungsvorschläge einbringen.
Bei grösseren Unternehmensgruppen mit verschiedenen Gesellschaften hilft ein informatives Planungsmeeting, um wichtige Informationen für die Prüfung auszutauschen und damit die Revision aktiv und zielgerichtet zu organisieren.
Prüfungsdurchführung
Im Rahmen einer Prüfung werden mitunter Sachverhalte diskutiert, die einen wesentlichen Einfluss auf die Jahresrechnung haben können.
Durch eine regelmässige Kommunikation gelingt es der externen Revisionsstelle, beim Verwaltungsrat ein erhöhtes Bewusstsein für diese Sachverhalte zu entwickeln und seine Einschätzung frühzeitig und proaktiv einzubeziehen. Damit werden Überraschungen in letzter Minute vermieden.
In der Praxis wird der Verwaltungsrat während der Prüfungsdurchführung häufig bei folgenden Beispielen beigezogen:
- Ermessensentscheidungen durch die Geschäftsleitung
Die Bewertung verschiedener Vermögenswerte (z.B. angefangene Arbeiten, immaterielles Anlagevermögen, Beteiligungen oder Goodwill) und Verpflichtungen (z.B. Rückstellungen für mögliche potenzielle Verpflichtungen) unterliegen einem erhöhten Ermessensspielraum, der in der Praxis häufig von der Geschäftsleitung mit der Erstellung der Jahresrechnung ausgeübt wird. Im Rahmen der Prüfung beurteilt die Revisionsstelle die von der Geschäftsleitung angestellten Bewertungsüberlegungen. In den meisten Fällen dürfte der Verwaltungsrat Kenntnis über die angewandten Bewertungsansätze bzw. Ermessensentscheide der Geschäftsleitung haben. Falls nicht, kann eine frühzeitige und offene Kommunikation zwischen dem Verwaltungsrat und der Revisionsstelle diese Informationslücke schliessen und Sicherheit schaffen. - Unternehmensfortführung
Sofern Abweichungen von der Annahme der Unternehmensfortführung respektive Unsicherheiten auftreten (z.B. schwache Ertragslage, Unsicherheit bei der Refinanzierung grösserer Kredite, Rechtsfälle), sind diese im Anhang der Jahresrechnung offenzulegen. Sollte die Fortführungsfähigkeit verunmöglicht bzw. der Fortführungswille nicht gegeben sein, müsste für die entsprechenden Unternehmensteile oder für die Gesellschaft als Ganzes von Fortführungsauf Veräusserungswerte umgestellt werden. Bei Themen zur Unternehmensfortführung ist eine sehr zeitnahe und offene Kommunikations- und Informationspolitik zwischen Verwaltungsrat und Revisionsstelle unabdingbar und hat einen sehr hohen Stellenwert, um sich gegenseitig abzustimmen und das Vorgehen zu definieren.
Prüfungsbeendigung
Als gesetzliche Mindestanforderung bei der Berichterstattung verfasst die Revisionsstelle den Revisionsbericht zuhanden der Generalversammlung. Bei ordentlichen Revisionen informiert die Revisionsstelle den Verwaltungsrat zusätzlich im umfassenden Bericht über wichtige Feststellungen zur Rechnungslegung, zum internen Kontrollsystem sowie über die Durchführung und Ergebnisse der Revision. Häufig wird dem umfassenden Bericht ein Management-Letter mit Detailfeststellungen beigefügt, welcher der Geschäftsleitung helfen soll, die Verbesserungsvorschläge im Tagesgeschäft möglichst praxisnah umzusetzen.
Neben dieser formellen Berichterstattung empfehlen wir Vertretern des Verwaltungsrats, am Ende der Revision an der Schlussbesprechung teilzunehmen und sich aktiv in die Diskussion einzubringen.
Fazit
Zur Vermeidung von Informationslücken ist ein aktiver Austausch zwischen dem Verwaltungsrat und der Revisionsstelle sehr wünschenswert und bringt für beide Seiten viele Vorteile. Im Revisionszyklus bieten sich von der Revisionsplanung mit der Festlegung von Prüfungsschwerpunkten bis zur Prüfungsbeendigung mit der Diskussion über gegenseitige Verbesserungspotenziale zahlreiche Anknüpfungspunkte für eine vertiefte und erfolgreiche Zusammenarbeit. (OBT/mc/ps)