OBT: Digitalisierung der Verwaltung – In zwölf Wochen in der Cloud

Während langer Zeit zählte die Digitalisierung für viele Gemeinden nicht zu den Projekten mit hoher Priorität. In der Pandemie zeigte sich allerdings, dass sich die rechtzeitige Vorbereitung auf eine digitale Zukunft lohnt. In Zeiten geschlossener Schalter und des obligatorischen Home-Office waren die Gemeinden im Vorteil, die rechtzeitig vorgesorgt hatten.

PC und Netzwerke gehören zum Standard und lassen sich nicht mehr aus dem Gemeindealltag wegdenken. Doch diese erste Stufe der Digitalisierung ist noch lange nicht das Ende der Fahnenstange. Das vergangene Pandemiejahr hat vor Augen geführt, dass der Nachholbedarf gross ist, vor allem bei der Automatisierung von Prozessen, der Entwicklung in Richtung E-Government, der Mobilität der Anwendungen, der dafür nötigen Sicherheit und der Verfügbarkeit kompatibler Hardware.

Flexible Cloud-Lösungen
Bei herkömmlichen Lösungen kann oft nur von den Arbeitsplätzen vor Ort auf die inhouse installierten Server und Netze zugegriffen werden. Trotz den beschränkten Funktionalitäten sind diese Infrastrukturen kostenintensiv. Sie verlangen nach internen Systemverantwortlichen und der Wartungsaufwand ist gross.

Daher lohnt es sich, auf flexible Cloud-Lösungen zu setzen. Diese ermöglichen von überall her einen individuell geregelten und abgesicherten Zugriff via Internet. Ein weiterer Pluspunkt ist die Planbarkeit der Kosten. Bei konventionellen Lösungen fallen alle paar Jahre grosse Aufwendungen für den Ersatz alter Geräte an und zwischenzeitliche Ausfälle sind nur schwer budgetierbar.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist die Softwarekompetenz. Es geht nicht nur um die Bereitstellung der Infrastruktur, sondern auch um die Verknüpfung mit bewährten Gesamtlösungen für Gemeinden, beispielsweise Abacus, um die Einbindung von einer Backoffice Umgebung und um offene Schnittstellen zu vielen weiteren Applikationen.

Transparentes Gesamtpaket
Moderne Dienstleister verkaufen nicht einfach Hard- und Software, sondern vermieten die garantierte Funktion der IT als Gesamtpaket nach dem Prinzip «The Product as a Service». Eine jährliche Pauschale pro Arbeitsplatz deckt alles ab, was für den zuverlässigen Betrieb nötig ist: Speicherplatz, PC, Laptops, Bildschirme und Drucker, Zugriff auf alle nötigen Programme in der jeweils aktuellen Version, regelmässige Updates und Patches, Full Service und Garantieleistungen. Die Hardware wird regelmässig ausgetauscht – auch das ist im Preis inbegriffen. Umstellung und Installation verursachen relativ geringe Initialkosten, Kalkulierung und Budgetierung für die IT gestalten sich einfach, transparent und frei von unliebsamen Überraschungen.

Einfache Migration
Evaluations- und Beschaffungsverfahren für die IT-Infrastruktur dauern oft sehr lange, zudem verzögern Friktionen auf allen Ebenen vielfach die endgültige Einführung. Die Migration in die Cloud ist wesentlich einfacher: Die Prozesse sind klar definiert und standardisiert; das Drehbuch mit den Aufgabenverteilungen ist realistisch getaktet, damit sich der Fahrplan einhalten lässt.

OBT stellt verschiedene Modelle für Cloud-Lösungen zur Verfügung, alle unter der Devise «In zwölf Wochen in die Cloud». So entscheiden sich beispielsweise grössere Gemeinden, in der Regel Stadtverwaltungen, für die Private OBT Swiss Cloud. Dies, weil sie Applikationen, Datenbanken und Schnittstellen individuell gestalten wollen oder über sehr individuelle Anforderungen verfügen, die durch eigenes Personal gemanagt und modifiziert werden müssen.

Bei der Shared OBT Swiss Cloud bezieht der Kunde oder die Kundin eine vollumfängliche Gesamtlösung mit dem höchsten Mass an Standardisierung und Prozessoptimierung. Über ein selbst entwickeltes Cockpit behält er beziehungsweise sie jederzeit den Überblick über die eingesetzten Applikationen, Zugriffsrechte und den Speicherverbrauch und kann die wichtigsten Administrationsarbeiten selbst erledigen.

Besonders innovativ und flexibel ist die Hybrid OBT Swiss Cloud – die Lösung, die beide Welten vereint, die neusten Technologien wie Microsoft 365 in einem Guss integriert und von A bis Z durch OBT verwaltet und betreut wird.

Sicherheit als höchste Priorität
Bei allen Gemeindelösungen gibt es eindeutige Vorgaben für den Zugriffs- und Datenschutz, für die Funktionalitäten, die Schnittstellen und die Anbindungen.

Besonders wichtig ist, dass die Daten in Datacentern gelagert werden, die in der Schweiz und nach Schweizer Recht betrieben werden. Die Prozesse müssen ordnungsgemäss konzipiert und die Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

Diese unterscheiden sich von Kanton zu Kanton. Aus diesem Grund steht die OBT Swiss Cloud noch nicht überall zur Verfügung. Momentan sind Lösungen erhältlich, die auf die Vorschriften der Kantone Zürich, Aargau, Graubünden, Bern, Schwyz, Luzern und Thurgau ausgerichtet sind. Weitere werden laufend geprüft und bei Bedarf ergänzt.

Hoher Service­level
Benutzer, Gruppen und Zugriffsberechtigungen der Cloud-Lösungen können am verständlich aufgebauten, übersichtlichen Kundencockpit ohne grossen Aufwand selbständig verwaltet werden. Bei Unklarheiten steht eine feste Ansprechperson zur Verfügung, die den jeweiligen Betrieb genau kennt und den regelmässigen Austausch pflegt.

Für Anfragen der Nutzerinnen und Nutzer ist der Service Desk schon ab 7 Uhr besetzt, damit allfällige Probleme noch vor Schalteröffnung gelöst werden können. Spezielle Dienstleistungen sind gezielt auf die Bedürfnisse von Gemeinden ausgerichtet, zum Beispiel die Gratishotline an Wochenenden mit nationalen oder kantonalen Wahlen.

Fazit
Mehr als 60 Schweizer Gemeinden und Städte haben sich bereits für die Cloud-Lösungen mit OBT als IT-Generalunternehmer entschieden – und damit für mehr Sicherheit und Mobilität, eine erfolgreiche Projekteinführung und eine langfristige Partnerschaft. OBT bringt langjährige Erfahrung und Kompetenz aus vielen Projekten im Verwaltungsumfeld mit und stützt sich auf umfassende personelle Ressourcen, die grosses Know-how in den entsprechenden Fachanwendungen und Cloud-Lösungen mitbringen. Nach dem Projektabschluss kann sich der Kunde oder die Kundin auf eine direkte, intensive Betreuung und eine kompetente, zentrale Serviceorganisation mit einer langen Partnerschaft verlassen.