OBT: ERP-Software – Mobile Anwendungen im Unternehmen
St. Gallen – Die zunehmende Verbreitung von Smartphones und Tablets beeinflusst nicht nur unsere Gesellschaft, sondern dürfte inskünftig auch die Arbeitsmethoden markant verändern. Mit AbaClik steht eine mobile App zur Verfügung, welche in die ABACUS ERP-Software integriert werden kann. Erste Anwenderberichte unserer Kunden vermitteln einen positiven Eindruck dieser Lösungen.
Mitarbeitende sind heute vielfach mobil unterwegs. Das Lesen und Beantworten von E-Mails sowie die Terminkoordination mittels Smartphone oder Tablet gehören zum Alltag. Eine Integration der mobilen Endgeräte in die ERP-Software bietet sich daher an. Mit der App AbaClik lässt sich die Kommunikation des Unternehmens mit dem Mitarbeitenden einfach und von überall her abwickeln. Die App deckt folgende Funktionen ab:
- Erfassung der Arbeitszeit manuell, mittels Barcode, RFID oder Geofence und deren Übermittlung in die ABACUS-Zeiterfassung
- Erfassung von Spesen und deren Übermittlung an die ABACUS-Lohn- oder Kreditorenbuchhaltung zur Erstattung
- Freigabe von Kreditoren-Rechnungen im Visumsprozess
- Erfassung von Arbeitsleistungen und deren Zuordnung zu Projekten in der ABACUS-Projektverwaltung
- Meldung von Absenzen wie Krankheit, Militär etc.
- Beantragung von Ferien
- Bearbeitung von Aufgaben im ABACUS-Workflow
- Einsicht des Mitarbeitenden in sein Personaldossier, Lohnabrechnungen, Rapporte und weitere Dokumente
- Einsicht des Mitarbeitenden in seine Personalstammdaten mit der Möglichkeit, Prozesse zu deren Änderung zu starten
Der intuitive Aufbau der App ermöglicht einen reibungslosen Rollout. Bei der ersten Verbindung zwischen App und ABACUS-Server werden die notwendigen Daten übertragen und anschliessend fortlaufend aktualisiert. Der Datenschutz geniesst bei der Übermittlung einen hohen Stellenwert. So bestimmt der Mitarbeitende, welche Daten er dem Unternehmen übermittelt und welche nicht. Dadurch ist es möglich, die App auch zur Verwaltung privater Daten – zum Beispiel der Kreditkartenbelege für die Kontrolle der Abrechnung – zu verwenden.
Private und geschäftliche Nutzung von Endgeräten
Bei der Verwendung der privaten Geräte der Mitarbeitenden empfehlen wir, die Nutzung der eigenen mobilen Geräte bei der Arbeit zu regeln. Man spricht dabei von «Bring Your Own Device» (BYOD), also von der geschäftlichen Nutzung privater mobiler Geräte (d.h. Laptop, Handy, Tablet etc.). Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf der Seite des Datenschutzbeauftragten unter www.edoeb.admin.ch.
Erfahrungen
Erste Unternehmen setzen AbaClik bereits ein und geben ein sehr positives Feedback. In der Fachzeitschrift «it-konkret» ist ein Bericht über unseren Kunden, die Pensionskasse Graubünden, erschienen (nachzulesen unter www.abacus.ch). Für Mitarbeitende, welche keine mobile App einsetzen können oder wollen, kann als Alternative die Intranet-Portallösung MyABACUS eingesetzt werden.
Ausblick
Für User, welche intensiv mit der Projektverwaltung von ABACUS arbeiten, stellt der Hersteller die App AbaSmart zur Verfügung. Mit dem Release der ABACUS-Version 2017 kommt die neue App AbaOrder auf dem Markt. Damit können Mitarbeitende unterwegs oder beim Kunden ihre Verkaufs- und Serviceaufträge direkt bearbeiten.
Weitere Informationen:
www.abaclik.ch / verkauf(at)obt.ch
Fazit
Mobile Applikationen halten Einzug in die Unternehmenswelt. Firmen müssen sich damit auseinandersetzen, welche Funktionen für den Einsatz in Betracht kommen und abwägen, wann die Einführung einer Anbindung der mobilen Apps an ihr ERP-System sinnvoll ist. OBT begleitet Sie gern auf diesem Weg. (OBT/mc/ps)
