OBT HR-Services – mehr Transparenz, weniger Aufwand dank Digitalisierung

St. Gallen – Die Herausforderungen im HR-Management werden auch für KMU immer komplexer. Neue Regulative, zunehmende Automatisierung, sich ändernde Gesetze und der Fachkräftemangel binden viele Ressourcen – Ressourcen, die gerade kleinere und mittelgrosse Unternehmen gewinnbringender in ihr Kerngeschäft investieren sollten – und verlangen teilweise sehr spezifisches Fachwissen, dessen Aneignung Zeit und Geld kostet. Das gezielte Outsourcing bestimmter HR-Aufgaben kann ein Weg sein, damit sich Unternehmerinnen und Unternehmer auf ihr Kern- und Tagesgeschäft fokussieren können.

Auch wenn das Personalwesen primär mit Menschen zu tun hat, lohnt es sich, in die Digitalisierung zu investieren. Mit den heutigen flexiblen HR-Softwarelösungen wie Abacus Human Resources können sämtliche Prozesse im Personalwesen digitalisiert werden. Sie entlasten die Personalabteilungen, schaffen Transparenz, verkürzen die Informationswege zwischen HR und Mitarbeitenden und erleichtern die Führung und die Personalplanung. Zwar können und sollen sie die persönlichen Begegnungen von Mensch zu Mensch nicht ersetzen – aber sie machen die Kontaktaufnahme und die Kommunikation leichter und sie automatisieren administrative Prozesse, die sonst viel Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Ef­fi­zi­ente, rei­bungs­lose Re­kru­tierung
Heute können sich Bewerbende das Unternehmen aussuchen, in dem sie arbeiten möchten. Deshalb muss sich jedes Unternehmen gegenüber potenziellen Mitarbeitenden von seiner besten Seite zeigen. Ein erster Anhaltspunkt ist die Gestaltung der Rekrutierung. Komplizierte Abläufe, mangelnde Kommunikation und lange Wartezeiten werfen ein schlechtes Licht auf einen möglichen Arbeitgeber; schlanke Prozesse, kurze Reaktionszeiten und professionelle Interaktionen sorgen hingegen vom ersten Moment an für einen vorteilhaften Eindruck.

Softwarelösungen wie das Abacus Bewerbermanagement unterstützen die HR-Abteilung im gesamten Rekrutierungsprozess. Die Stellenausschreibung wird direkt aus dem Mitarbeiterportal MyAbacus getätigt; die Jobbeschreibung wird dem zentralen Stellenstamm entnommen. Ein paar Klicks – und die Anzeige ist auf der eigenen Website und auf allen relevanten externen Jobportalen publiziert.

Nun können die zuständigen Personen die elektronisch eingereichten Bewerbungen einsehen, mit Sternen bewerten, mit Kommentaren versehen und weiterverfolgen. Einladungen zum Interview, Jobzusagen oder -absagen erfolgen schnell und weitgehend automatisiert nach frei wählbaren Vorlagen. Ein paar weitere Klicks – und die Topbewerbenden sind sichtbar und werden zum Gespräch eingeladen.

Ist der Wunschkandidat gefunden und angestellt, werden nach der Anstellung alle Daten aus dem Bewerbermanagement direkt in den Personalstamm überführt.

Trans­parenz von der An­stellung bis zum Off­boarding
Über das Portal MyAbacus und die Funktion «Employee Self Service» (ESS) erhalten alle Mitarbeitenden von überall her Zugriff auf ihre persönlichen Daten und Dokumente. Diese Selbstbedienungsfunktionen entlasten die HR-Abteilung und schaffen Vertrauen und Transparenz. Die Mitarbeitenden können für sie relevante Dokumente wie Lohnausweise, Reglemente, Verträge oder Zwischenzeugnisse abrufen; sie editieren Stammdaten wie Wohnadresse oder Zivilstand, senden Krankheitsmeldungen, beantragen Kinderzulagen, melden Ferienwünsche an – und so weiter. Transparenz bedeutet aber auch, dass der Datenschutz grosses Gewicht erhält. Informationen, die vertraulich bleiben müssen, bleiben auch vertraulich; der Zugriff wird dementsprechend strikt geregelt.

Vorgesetzte erhalten in MyAbacus vielfältige Möglichkeiten, die Personaldaten ihrer unterstellten Mitarbeitenden auszuwerten. Die Verknüpfung der Human-Resources-Software mit der Zeiterfassung, der Lohnbuchhaltung und dem Spesenmanagement bietet weitere Möglichkeiten ggf. zur Automatisierung an.

Die Softwarelösung unterstützt die HR-Abteilung auch, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Umfassende Checklisten und der automatisierte Zeugnisprozess helfen mit beim geordneten Offboarding.

In­tui­tive Mit­ar­bei­ter­be­ur­teilung in MyA­bacus
Sauber vorbereitete und gut geführte Mitarbeitergespräche fördern das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Die Human-Resources-Software unterstützt Vorgesetzte während des gesamten Prozesses. Im Vorfeld werden individuell definierbare Gesprächsvorlagen hinterlegt und den am Gespräch Beteiligten zugänglich gemacht, darunter auch die Beurteilung durch den Vorgesetzten und die Selbstbeurteilung. So können sich beide Seiten optimal vorbereiten. Auch das Gesprächsprotokoll, das von den Mitarbeitenden und den Vorgesetzten digital signiert wird, ist in MyAbacus abgelegt.

Beurteilungen und Zielvereinbarungen, die im Personalstamm erfasst sind, können nach unterschiedlichen Kriterien sortiert und ausgewählt werden, um allfällige Defizite zu erkennen und zielgerichtet anzugehen. All diese Informationen dienen zudem als Grundlage für weitere Dokumente: Das System kann beispielsweise automatisch einen Textvorschlag für ein Zwischenzeugnis generieren.

Wer braucht eine di­gi­ta­li­sierte HR-Ab­teilung?
Kleinere Unternehmen mit wenig Fluktuation verlassen sich meist auf Nähe und persönlichen Austausch mit dem Personal statt auf automatisierte HR-Leistungen. Grösseren Unternehmen, die Digital Excellence anstreben oder auf eine möglichst schlanke Personalabteilung angewiesen sind, bringt die Digitalisierung hingegen eine wesentliche Entlastung. Die Frage ist heute nicht mehr, ob sie HR-Software beschaffen wollen, sondern wann sie sich zur Einführung entschliessen. Ein Digitalisierungs-Check gibt Aufschluss über die digitale Maturität – und dient gleichzeitig als erste Grundlage für die Digitalisierungs-Roadmap der Personalabteilung.

Wichtig ist, dass nicht sämtliche Funktionalitäten der Applikation auf einen Schlag eingeführt werden. Alle Betroffenen brauchen Zeit, um sich umzustellen, nicht zuletzt auch die Angestellten, die im Umgang mit dem «Employee Self Service» geschult werden müssen. Um den «Faktor Mensch» nicht zu überfordern, lohnt sich ein schrittweises Vorgehen. Denn der Mensch soll weiterhin im Mittelpunkt des HR-Managements stehen.

Pod­casts zum Thema HR-Ser­vices:

• Digitalisierung der Arbeitszeit: HR-Zeiterfassung im Fokus mit Daniel Strassmann, Leiter HR Time bei der OBT AG.
• Effizientes HR/Payroll Outsourcing mit Ramon Dreier, Leiter Treuhand bei der OBT AG in St.Gallen
• HR-Outsourcing, Homeoffice, Workation und 4-Tage-Woche: Praxis und Zukunft mit Zafer Celik, HR Experte bei OBT

(OBT/mc/ps)

OBT HR-Ser­vices: Dienst­lei­stung mit Mehrwert
Die OBT HR-Fachexperten beraten die Kunden ganzheitlich und rechtssicher. Dabei decken unsere Dienstleistungen den gesamten HR-Lebenszyklus ab – vom Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden. Dies im nationalen und internationalen Kontext und mit einer transparenten Kostenstruktur. Zudem profitieren Sie auch von unserer IT-Kompetenz. Indem wir diese mit unserem HR-Fachwissen kombinieren, können wir auch Ihr Unternehmen ins digitale HR-Zeitalter führen.