OBT: MyAbacus – administrative HR-Kommunikation leicht gemacht
St. Gallen – Der Informationsaustausch ist heute in Unternehmen ein zentrales Element für effiziente Prozesse. Intranet, Teamräume etc. werden mittlerweile selbstverständlich eingesetzt. Mit der neusten Abacus-Version steht nun auch der Personalabteilung ein Instrument zur digitalen Kommunikation mit Mitarbeitenden und Management zur Verfügung.
Die Digitalisierung im Personalbereich bietet nicht nur der HR-Abteilung Vorteile und Mehrwerte, sondern allen Angestellten im Unternehmen. Mit MyAbacus werden beispielsweise vor allem die Kommunikation und das Informationsmanagement deutlich einfacher und strukturierter. Dabei ist das Portal übersichtlich und leicht zu bedienen. Es kann ohne Programmierkenntnisse auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Inhalte können durch den Kunden aktualisiert und freigegeben werden. Die Zugriffsberechtigungen werden individuell definiert und durch die Zuordnung der Mitarbeitenden innerhalb der Organisationsstruktur sicher und ohne administrativen Aufwand gesteuert.
Funktionen für Mitarbeitende
Mitarbeitende finden im Portal alle Informationen zu ihrem Anstellungsverhältnis. Sie erhalten Einsicht in ihr Dossier mit Lohnabrechnungen, Lohnbescheinigungen sowie weiteren personenbezogenen Dokumenten. Sie sehen ihre Stammdaten und können Mutationsprozesse (z.B. Umzug) oder Anträge (z.B. Kinderzulagen) selbständig starten. Im Bereich der Zeiterfassung können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen und Absenzen melden bzw. beantragen. Zudem haben sie jederzeit Realtime-Einsicht in Informationen zu Stunden- oder Feriensaldi und beim Einsatz der Projektverwaltungen können sie Zeiten auch projektbezogen erfassen.
Einfach ist auch die Erfassung von Spesen: Die Auszahlung erfolgt entweder über die Lohn- oder über die Kreditorenbuchhaltung. Selbstverständlich lassen sich im Portal auch allgemeine Unternehmensinformationen und Reglemente ohne Programmierkenntnisse publizieren.
Arbeitserleichterung für Führungskräfte
Nicht nur für die Mitarbeitenden bietet MyAbacus viele Vorteile, auch den Vorgesetzten macht das Portal die administrative Arbeit leichter. So haben die Vorgesetzten Einsicht in die Daten ihrer Mitarbeitenden, können Spesen kontrollieren und freigeben sowie Auswertungen zum Team (z.B. Ferienübersicht) ansehen. Aufgaben wie das Freigeben von Absenzen sind übersichtlich dargestellt und können zügig erledigt werden.
Im Data Analyser findet das Management umfangreiche Informationen zur Unternehmensführung und -steuerung. Über die Zugriffsberechtigungen ist dafür gesorgt, dass die Informationen stufengerecht gezeigt dargstellt werden. MyAbacus bietet ergänzend auch Unterstützung im Bewerbungsprozess. Bewerberinformationen können im Portal eingesehen und Bewerber bewertet werden. Selbstverständlich sind jeweils nur die Kandidaten sichtbar, in deren Auswahl die zugriffsberechtigte Person involviert ist.
Das Portal wird laufend mit weiteren Optimierungen und neuen Funktionalitäten aufwarten, da Abacus dieses stetig weiterentwickelt.
Fazit
Mit dem Portal MyAbacus erhalten Unternehmen und Organisationen eine interessante und einfach zu bedienende Möglichkeit, die Digitalisierung im HR-Bereich voranzutreiben. Mitarbeitende wie Führungskräfte profitieren dabei von Funktionalitäten, welche die administrativen Abläufe vereinfachen. Dies erhöht nicht nur die Prozesseffizienz, sondern auch die Attraktivität als moderner Arbeitgeber. (OBT/mc)
