OBT: Thomas Koller und Marcel Yünkes über digitale Sitzungsvorbereitung und -führung
Digitalisierung – ein aktueller Trend, der schon lange keine Neuigkeit mehr ist. Es gibt einen branchenübergreifenden Konsens, dass nur wer sich damit auseinandersetzt, eine Chance auf zukünftigen Erfolg hat. Und obwohl dieses Credo bereits auch in den entlegensten Orten der Industrienationen angekommen ist, wissen viele Unternehmen noch immer nicht, wie sie den geänderten Anforderungen gegenübertreten sollen. Die OBT AG stellt sich den internen und externen Herausforderungen der Digitalisierung systematisch: Einmal im Monat treffen sich die beiden Strategen von OBT – Thomas Koller, VR-Präsident, und Marcel Yünkes aus dem Fachbereich Informatik – und stecken zu diesem Thema die Köpfe zusammen. Gemeinsam besprechen sie aktuelle Fragestellungen, identifizieren mögliche Stolpersteine und erarbeiten praxisnahe Lösungsansätze.
Thomas: Für die Zukunft sind digitale Meeting-Tools unerlässlich. Es macht absolut Sinn, Meetings und deren Vorbereitung zu digitalisieren, damit alle Unterlagen immer auf dem aktuellsten Stand, zentral abgelegt und einfach zu teilen sind.
«Die Sitzungsführung selbst und vor allem auch die Nachbearbeitung werden durch die Digitalisierung aber um ein Vielfaches einfacher und effizienter.» Thomas Koller, VR-Präsident OBT
Marcel: Vor allem bietet eine digitale Sitzungsvorbereitung die Möglichkeit, dass jeder Teilnehmende schon im Vorfeld auf relevante Unterlagen zugreifen, sich eine Meinung bilden und diese ggf. bereits digital vermerken kann. So lässt sich schon vor dem Meeting ein Stimmungsbild ablesen.
Thomas: Natürlich ist der Vorbereitungsaufwand zunächst einmal etwas höher. Die Strukturierung und Aufbereitung der Materialien braucht Zeit – gerade wenn der Prozess noch ungewohnt ist. Einfach den Ordner unter den Arm zu klemmen und schnell in die Sitzung zu rennen, ist dann keine Option mehr. Die Sitzungsführung selbst und vor allem auch die Nachbearbeitung werden durch die Digitalisierung aber um ein Vielfaches einfacher und effizienter. Wenn jedoch Tablets oder Notebooks als Sitzungsmedien benutzt werden, ist Selbstdisziplin gefragt, um nicht der Versuchung zu erliegen, nebenher E-Mails zu bearbeiten oder im Netz zu surfen.
Marcel: Stimmt, da ist jeder selbst in der Verantwortung. Zu den Effizienzvorteilen ist noch zu sagen, dass die Teilnehmenden Zeit bekommen, sich in Ruhe eine Meinung zu bilden und so von ihnen keine spontanen Statements erwartet werden. Das ist vor allem bei heiklen Themen gut, bei denen die vertretenen Ansichten weit auseinander gehen können. Die Anwendungen zur digitalen Sitzungsführung sind technologisch ausgereift und funktionieren in der Regel problemlos – dennoch denke ich, dass eine gute IT-Infrastruktur als Basis wichtig ist, um die erwähnten Effizienzvorteile sichern zu können.
«Wenn sich die Teilnehmenden nicht genau mit dem System auskennen oder dessen Sinn nicht verstehen, sind digitale Sitzungen zum Scheitern verurteilt.» Marcel Yünkes, Fachbereich Informatik OBT
Thomas: Ich hatte bisher nie technische Probleme mit den Anwendungen. Das Risiko, bei traditionell geführten Sitzungen ein Dokument zu vergessen oder ein falsches, veraltetes mitzunehmen, schätze ich tatsächlich als grösser ein.
Eine Frage, die sich Unternehmen bei der Einführung digitaler Meeting-Tools aber stellen sollten, ist, welche Unternehmenskultur sie brauchen, damit Sitzungen erfolgreich digital durchgeführt werden können. Ich sehe diesbezüglich Veränderungs- und Innovationswillen, Offenheit und Teamspirit als wichtige Stichpunkte.
Marcel: Meiner Meinung nach hat hier die Unternehmensführung selbst keine aktive Rolle. Sie sollte den Mitarbeitenden einfach den Freiraum lassen, die heutigen technischen Hilfsmittel zu verwenden.
Thomas: Klar – die Freiheit, selbst über Meeting-Formen entscheiden zu können, ist sehr wichtig. Auch bei der Auswahl der konkreten Tools hat jeder andere Vorlieben. Ich arbeite z.B. mit OneNote von Microsoft sowie mit Sherpany, einem Tool, welches speziell für Geschäftsleitungen und Verwaltungsräte entwickelt wurde. Wichtig ist mir vor allem die problemlose Integration von weiteren Anwendungen wie Outlook oder Word sowie die Kompatibilität mit verschiedenen Endgeräten wie iPad, Notebook etc.
Marcel: Ich hingegen finde, dass eine klare Definition des neuen Sitzungsansatzes und die Einführung in das Tool entscheidender als das gewählte Tool selbst sind. Wenn sich die Teilnehmenden nicht genau mit dem System auskennen oder dessen Sinn nicht verstehen, sind digitale Sitzungen zum Scheitern verurteilt.
Zudem halte ich nicht sehr viel von Remote-Meetings. Der Mensch ist in erster Linie ein soziales Wesen. Sitzungen, bei denen man sich zusammensetzt, laufen daher natürlicher ab. Ausnahmen können kurze Besprechungen sein – diese sind auch ohne physische Präsenz möglich, wenn denn das einführende Briefing stimmt.
Thomas: Nicht nur bei kurzen Besprechungen, sondern z.B. auch bei eher technisch ausgerichteten Diskussionen können Meetings auf Distanz sehr gut funktionieren. Einen Arbeitsalltag ganz ohne Face-to-Face-Meetings kann und möchte ich mir allerdings nicht vorstellen.
In der nächsten Ausgabe sagen Thomas und Marcel der chaotischen Papierflut den Kampf an und teilen mit uns ihre Gedanken zu digitalen Archivierungsprozessen.
Wir lesen uns!
