von Marcel Yünkes, COO iTrust
Nach dem Coaching an der Efficiency-Bar geht’s direkt zur Anwendung des Gelernten. Kleine Effizienz-Häppchen bewirken Grosses.
Die digitalen Häppchen der Efficiency-Bar wirken bei mir immer noch nach. Was ich dort genau erlebt habe, könnt ihr in der letzten September-Kolumne lesen. Nun sitze ich mit meiner Kollegin Marlene von der Controlling-Abteilung und Robert von der Produktion im Kaffeeraum. Eine Pause zwischendurch tut gut und erlaubt es, neue Inspirationen zu finden. E-Mail-Management, Kalender, Zusammenarbeit – während Marlene und ich unserer Begeisterung über die spannenden Themen der Efficiency-Bar freien Lauf lassen, staunt Robert, der einen Lunch dem Besuch der Efficiency-Bar vorzog, welche Learnings wir aus diesem 20-Minuten-Coaching zogen.
Schluss mit der Ablenkung durch Mails
Was ich konkret gelernt habe und in der Praxis täglich umsetze, will Robert wissen. Gerne erzähle ich ihm bei der zweiten Tasse Kaffee von der Philosophie, möglichst wenige Ablenkungen beim Arbeiten zuzulassen, um die gesetzten Ziele effizient und effektiv zu erreichen. «Wer weniger Zeit im Mail-Posteingang verbringt, kann seine Kräfte erwiesenermassen für anderes verwenden», erkläre ich Robert. «Falls ich einmal eine Mail ausserhalb des datierten Mailblocks versenden will, ist es deshalb sinnvoll, nicht in den Mail-Posteingang zu gehen, sondern das Outlook-Icon via rechter Maustaste anzuklicken und danach die Mail per ‹Neue Mail-Nachricht› zu versenden.»
Termine im Überblick
Ein zweites sogenanntes «Quick Win»-Element, um die Ablenkung durch Mails zu verhindern und den Überblick über die Aufgaben und Termine sicherzustellen, ist das Festlegen des Kalenders als «Startseite» des Outlooks. Auf diese Weise wird unterbunden, dass die Benutzer der Verlockung nachgeben, ständig ihre Mails zu kontrollieren. So funktioniert es: Outlook -> Datei – > Optionen -> Erweitert -> «Outlook in diesem Ordner starten» -> «Kalender» eingeben. Und fertig.
Finden statt suchen
Wenn man einmal im Mail-Posteingang ist und abgelegte Mails sucht, gibt es ein probates Mittel, schneller voranzukommen. Anstatt minutenlang in den einzelnen angelegten Ordnern nachzuforschen, wo sich jetzt die Mail vom 23. Mai 2016 befindet, bietet es sich an, mit der Suchfunktion (in der Leiste oberhalb des Newsfeeds) zu arbeiten. Dort kann man die gesamten abgelegten Mails nach Postfach, Namen, Stichwort etc. durchforsten. Innerhalb von Sekunden findet man so die gewünschte Mail.
Das richtige Handling mit Info- und CC-Mails
Vielfach wird der Mail-Posteingang durch CC-Mails und regelmässig eintreffende Newsletter gefüllt. Das Bearbeiten dieser «nicht sehr wichtigen» Mails frisst Zeit und manchmal auch Nerven. Das Festlegen von Regeln, die diese Mails direkt in einen separaten Ordner verschieben, reduziert die Mailflut stark. In manchen Fällen ist es auch angebracht, Newsletter direkt abzubestellen. Somit reicht es vollkommen aus, die CC-Mails und Newsletter einmal pro Woche in einem speziell festgelegten Mailblock zu erledigen.
Der Nutzen verbreitet sich wie ein Lauffeuer
Unsere Pausenzeit ist längst überschritten. Doch das ist Robert egal. Meine Schilderung hat es ihm angetan und seine Augen beginnen zu leuchten. Seine anfängliche Skepsis weicht grossem Interesse und er fragt mich direkt: «Wann findet die nächste Efficiency-Bar statt?» Vielen Mitarbeitenden geht es ähnlich. Dass an der Efficiency-Bar wertvolles Wissen in kürzester Zeit vermittelt wird, verbreitet sich wie ein Lauffeuer im Unternehmen. Auch Direktionsassistentin Tanja, Recruiter Tobias, Marketer Roland und einige mehr wollen das nächste Mal unbedingt dabei sein.
Coach in der Hosentasche
Leider wird Robert bei der nächsten Efficiency-Bar von einer heimtückischen Grippe ans Bett gefesselt und muss deshalb wieder passen. Doch auch für ihn gibt es eine gute Nachricht: Denn neu gibt es eine Self-Coaching-App namens «Pareto Coach» – eine Art «Coach in der Hosentasche» – für Mitarbeitende von Unternehmen. Mit dieser App (hier im App-Store downloadbar) können sich die Benutzer mit digitalen Werkzeugen auf Effizienz trimmen. Somit hat Robert von nun an seinen digitalen Coach stets dabei.
Welches sind eure Erfahrungen mit digitalen Arbeitswerkzeugen? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein.
Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht.
Mit Quick-Wins erlangen die Mitarbeitenden einen Wissensvorsprung, den sie – Tag für Tag – in eine grosse Zeitersparnis umwandeln können.