Zu viele E-Mails und Meeting lassen Mitarbeiter leiden

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Zürich – Sie unterbrechen die Konzentration und stören damit massiv die Produktivität der Belegschaft – dennoch nehmen sie im Arbeitsalltag zu: stetig im Postfach auflaufende E-Mails und Einladungen zu Meetings. Der Informationsgewinn bleibt dabei oftmals gering. In zahlreichen Unternehmen häufen sich bereits die Beschwerden von Mitarbeitern. Das ist ein Ergebnis der aktuellen Workplace Survey, für die OfficeTeam, der spezialisierte Personaldienstleister für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement, 250 HR-Manager in Deutschland und in der Schweiz befragte.

Insbesondere E-Mails werden demnach bei der Arbeit zunehmend als störend empfunden. 31 % der befragten HR-Verantwortlichen in Deutschland waren angesichts der Nachrichtenschwemme bereits mit Bedenken ihrer Mitarbeiter konfrontiert. In der Schweiz sieht es mit 22 % etwas besser aus. Dennoch bleibt der Tenor länderübergreifend ähnlich: Angestellte erhalten zu viele Nachrichten mit unnötigen Informationen, so lautet mit 65 % in Deutschland und 64 % in der Schweiz der Hauptkritikpunkt an der elektronischen Post. Betroffene beklagen zudem, dass sie ständig bei der Arbeit unterbrochen werden (Deutschland 60 % / Schweiz 55 %) und damit ihre Produktivität sinkt (37 % / 36 %). Daneben fehlt vielen Angestellten der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen (42 % / 27 %).

Unproduktive Meetings
Ein ähnliches Bild von mangelnder Disziplin in der täglichen Kommunikation offenbart ein Blick auf abteilungsinterne und unternehmensübergreifende Meetings: Ein Fünftel der befragten HR-Verantwortlichen (Deutschland 20 % / Schweiz 22 %) glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Rund jeder Dritte (32 % / 34 %) schätzt den Anteil der überflüssigen Zusammenkünfte immerhin noch auf zwischen 11 und 25 %.

Unklare Zielsetzung sorgt für ineffiziente Meetings
Damit gehört das Meeting zu den schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz. Eine Besprechung ist nach Ansicht der Hälfte der Personalmanager (Deutschland 46 % / Schweiz 50 %) misslungen, wenn aus ihr weder Ergebnisse noch Entscheidungen hervorgehen. Dies liegt auch daran, dass oft eine klare Agenda und Zielsetzung fehlen, die Teilnehmer schlecht vorbereitet sind oder die Runde schlicht aus den falschen Teilnehmern besteht. Fehlentwicklungen sind damit vorprogrammiert: Wichtige Entscheidungsträger sind nicht anwesend, die Gruppe verliert sich im Gespräch und der Selbstdarstellung, statt nah am Thema zu bleiben – auch deshalb, weil sie kein Ziel vor Augen hat. Die Konsequenz: Verlorene Arbeitszeit.

Tipps von OfficeTeam zum besseren Bewältigen des E-Mail-Aufkommens

• Ermutigen Sie Mitarbeiter, Kollegen häufiger persönlich aufzusuchen. Offene Fragen können so besser geklärt, Missverständnisse vermieden werden.
• Definieren Sie verbindliche Richtlinien für firmeninterne Verteilerlisten. Welche Kollegen benötigen welche Informationen, wo überlasten sie nur das Postfach?
• Reservieren Sie feste Zeiträume für die Bearbeitung von E-Mails und legen Fristen für Antworten fest. Passen Sie das Abrufintervall des Mail-Programms entsprechend an.
• Üben Sie sich und Ihre Mitarbeiter in Präzision: Eine aussagekräftige Betreffzeile, ein fokussierter Nachrichtentext ohne Abschweifungen und die Angabe, ob Sie eine Antwort oder Feedback erwarten, sparen Zeit und Arbeit.
• Sparen Sie sich die beigefügten Dokumente ohne Komprimierung – denn sie bringen jedes Postfach schnell an seine Kapazitätsgrenze. Noch besser ist es, einen Link zu setzen.

Tipps von OfficeTeam für effiziente Meetings

• Je mehr Personen, desto mehr Redebeiträge: Halten Sie den Teilnehmerkreis deshalb klein und laden nur die für die Besprechung wirklich wichtigen Personen ein.
• Machen Sie sich klar, welche Erwartungen Sie haben. Keine klare Erwartung, kein Meeting. In diesem Fall ist es besser, auf die Zusammenkunft zu verzichten.
• Bereiten Sie eine Agenda vor und verschicken Sie diese rechtzeitig und gemeinsam mit kleinen Aufgaben an die Teilnehmer. Niemand wird mehr unvorbereitet auftauchen.
• Gut für den Rücken und für einen fokussierten Geist: Halten Sie Ihr Meeting an einem Stehtisch ab. Die Dauer wird sich automatisch dramatisch verkürzen.
• Verbannen Sie Smartphones und Tablets, die nicht für eine Präsentation benötigt werden, und sorgen Sie so für weniger Ablenkung.

Zur Studie:
Für die Studie wurden 250 Personalmanager in der Schweiz und in Deutschland befragt. Die Erhebung wurde im Rahmen der „Workplace Survey 2013“ von einem internationalen unabhängigen Meinungsforschungsinstitut im Auftrag von OfficeTeam, dem spezialisierten Personaldienstleister für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement, durchgeführt.