Berlin – Arbeit 4.0: Der technische Fortschritt hat in Unternehmen zu zahlreichen Veränderungen geführt. Durch die Digitalisierung haben sich zahlreiche Softwares und Tools am Markt etabliert, die Prozesse und die Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern sollen. Besonders in Zeiten von Home-Office und New Work zeigt sich, dass Unternehmen deutlich von den Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren können. Eine Veränderung, die immer mehr Aufschwung erlangt, sind virtuelle Kreditkarten für Unternehmen: Kontaktloses und bargeldloses Bezahlen wird nicht nur im Privaten sondern auch im Geschäftlichen immer beliebter.
Zu recht, schliesslich führen Kreditkarten zu transparenten und sicheren Bezahlvorgängen.
Was sind virtuelle Kreditkarten?
Virtuelle Firmenkreditkarten sind digital vorliegende Kreditkarten, die also nicht wie traditionelle Kreditkarten in physischer Form existieren. Der grosse Unterschied besteht also darin, dass die virtuellen Kreditkarten nach der Erstellung digital in einem online Tool, einem Dashboard, vorliegen. Dort können die Nutzer auf einen Blick alle wichtigen Informationen für eine Zahlung einsehen und herauskopieren. Die virtuellen Kreditkarten können dabei wie traditionelle Kreditkarten für alle Einkäufe online verwendet werden.
Wie funktionieren virtuelle Kreditkarten?
Anbieter von virtuellen Kreditkarten ermöglichen es Firmen, ganz einfach für alle Mitarbeiter eigene Kreditkarten zu erstellen. Die virtuelle Varianten lassen sich dabei sehr schnell ausstellen – häufig genügen ein paar Klicks. Dabei wird jede Karte mit einem bestimmten Zweck – etwa dem monatlichen Marketing-Abo, versehrt. Zudem werden die virtuellen Kreditkarten mit einem individuell festlegbaren Limit ausgestattet. Die Kreditkarten sind also ganz einfach individualisierbar und personenbezogen. Nach der Ausstellung sind die virtuellen Kreditkarten ganz normal wie traditionelle Kreditkarten für alle Käufe im Onlinehandel einsetzbar. Anbieter von virtuellen Kreditkarten bieten dabei oft an, dass Kreditkarten in unbegrenzter Anzahl für jegliche Zwecke ausgestellt werden können. Die Transaktionen werden dann gebündelt in dem Onlinetool gesammelt, wo sie von den Finanzverantwortlichen in Echtzeit einsehbar sind.
Was unterscheidet virtuelle Kreditkarten von traditionellen Kreditkarten?
Es gibt immer noch zahlreiche Unternehmen, die nur zentrale oder gar keine Kreditkarten besitzen, die Mitarbeiter verwenden können. Da diese meist physisch bei einem Abteilungsleiter oder Geschäftsführer vorliegt bedeutet das, dass sämtliche Zahlungen zuerst angefragt, oft auch weitergeleitet und bestätigt bzw. abgelehnt werden müssen. Diesen Schmerzpunkt lösen virtuelle Firmenkreditkarten auf. Virtuelle Firmenkreditkarten schaffen hier mehr Effizienz und mehr Flexibilität, da die Karten von den Mitarbeitern selbst beantragt werden können und nur die Bestätigung des Admins brauchen. Danach können alle Zahlungen bequem mit der eigenen Kreditkarte getätigt werden, ohne noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu müssen. Die Ausgaben bleiben dabei dank des Limits stets im Rahmen.
Nach einer Onlinezahlung werden die Mitarbeiter gebeten, die dazugehörigen Belege direkt hochzuladen. Die Belege sind dann ebenfalls im Onlinetool einsehbar und können durch den Verwendungszweck und den Personenbezug direkt der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Durch die direkte Digitalisierung von Belegen entfallen nicht nur aufwendige Suchen nach Belegen sondern auch Rückfragen zu Zahlungen am Monatsende.
Welche Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten?
Firmenkreditkarten bieten Unternehmen grundsätzlich bereits zahlreiche Vorteile wie etwa eine verbesserte Liquidität oder eine weltweite Akzeptanz. Virtuelle Karten bieten hier allerdings noch weitaus mehr Möglichkeiten diese Vorteile. Die virtuellen Karten lassen sich sehr schnell und in unbegrenzter Anzahl für einen bestimmten Zweck erstellen. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Start-up oder ein großes Unternehmen handelt – jedes Unternehmen kann Firmenkreditkarten für Mitarbeiter in einer unbegrenzten Anzahl beantragen. Je mehr Karten mit bestimmten Zwecken erstellt werden, desto besser lassen sich Ausgaben zuordnen und nachvollziehen.
Virtuelle Kreditkarten führen dank ihrer Transparenz über alle Ausgaben, festen Ausgabenlimits und flexiblen Freigabeprozessen zu einer Ausgabenoptimierung. Da alle Karten personenbezogen sind, können die Auszahlungen zudem ganz einfach zugeordnet werden – das spart Zeit und Aufwand beim Monatsabschluss. Die virtuellen Karten sorgen dabei auch für mehr Sicherheit bei Bezahlvorgängen, da sie in Echtzeit überprüft oder aber auch “eingefroren” werden können. Durch die festgelegten Limits und die zentrale Datensammlung sind virtuelle Kreditkarten optimal kontrollierbar, während Mitarbeiter gleichzeitig autonom, ohne lange Absprachen, Ausgaben tätigen können.
Fazit
Virtuelle Kreditkarten sind eine zeitgemässe Lösung, die Prozesse und Abläufe in Unternehmen erleichtern. Durch die unlimitierte Anzahl an virtuellen Kreditkarten können Mitarbeiter für jeden Zweck eine eigene Karte erstellen – durch die Schnelligkeit der Ausstellung und die sofortige Verwendbarkeit kommt es hier zu keinen Verzögerungen. Die Limits und die Überprüfbarkeit in Echtzeit sorgen dabei für höchste Sicherheit. Gleichzeitig erlangen Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung und Handlungsfreiheit, da die Karten selbstständig angefragt und nach der Erstellung jegliche Zahlungen innerhalb des Limits getätigt werden können. (MO/mc/hfu)