Villingen-Schwenningen – Die Einführung von Tools zur Erfassung der Arbeitsauslastung ist für Startups eine Frage der Effizienz und Planungssicherheit. Ermittelte Werte bilden eine solide Grundlage, um fundierte Entscheidungen bezüglich Projektzusagen zu treffen und Wachstumschancen erkennen und ergreifen zu können.
Mit den folgenden drei Tools wird es kinderleicht, den Workflow im Blick zu behalten und zukunftsorientiert zu akquirieren.
Günstige Lösungen nutzen
Selbst ein knappes Budget ist für eine nützliche Analyse des Workflows nicht hinderlich. Erst recht kann die Analyse genutzt werden, um die Liquidität zu verbessern und ungenutzte Ressourcen einzusetzen. Andersherum helfen die Erkenntnisse, Ressourcenfresser zu identifizieren und künftig zu meiden. Für eine Einschätzung des Workflows betrachten wir drei Dimensionen mit Tools, die teilweise sogar kostenlos erhältlich sind:
- Dauer (Arbeitszeit): Software für Zeiterfassung bildet die Verfügbarkeit von Personalressourcen ab.
- Menge (Arbeitspensum): Projektmanagementsoftware zeigt, welche Projekte und Arbeitsschritte parallel laufen, offen oder abgeschlossen sind.
- Produktivität (Umsatz je Zeit): Buchhaltungssoftware hält fest, welche abrechenbaren Aufgaben Umsatz generierten.
Die Zeiterfassung
Eine kleinteilige und präzise Erfassung von Arbeitszeiten ist eine hervorragende Grundlage für eine Interpretation des Workflows. Ohne Transparenz über den Zeitaufwand für die anfallenden Aufgaben bleibt eine Feststellung der Produktivität spekulativ. Die meisten Zeiterfassungs-Tools lassen sich leicht integrieren und sind intuitiv bedienbar.
Notwendig ist, die Arbeitszeiten nach Kunden, Projekten und Aufgaben zu kategorisieren und ihre Abrechenbarkeit festzuhalten. Von einer vollständig abrechenbaren Aufgabe sprechen wir, wenn die aufgewendete Zeit mit dem vollen vereinbarten Stundensatz abgerechnet wird.
Gleichzeitig können wir interpretieren, ob ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zeitlich ausgelastet ist. Für die Arbeitnehmenden schafft die regelmäßige Pflege der eigenen Arbeitszeit außerdem ein besseres Gefühl für den Zeitaufwand pro Aufgabe und ihre eigenen Kapazitäten.
Die Projektmanagementsoftware
Projektmanagementlösungen können Startups unterstützen, die Menge der zu erledigenden Aufgaben zu erfassen und Zuständigkeiten zuzuteilen. Für Letzteres sollte die Zeiterfassungssoftware zur Hand genommen werden, denn hier ist es sinnvoll, die Kapazitäten der Arbeitgebenden zu berücksichtigen.
Viele der gängigen Projektmanagementtools verfügen über Gantt-Diagramme, nutzen das Kanban-Prinzip und haben Reporting-Funktionen. Das erhöht den Nutzen durch eine gute Übersichtlichkeit. Die Einbindung eines digitalen Projektmanagements in den Arbeitsalltag und die gleichzeitige Berücksichtigung der geleisteten und noch zu leistenden Arbeitsstunden ist ein wichtiger Schritt zu einem stabilen Workflow.
Die Buchhaltungssoftware
Viele Softwarelösungen für die Rechnungsstellung und Buchhaltung haben hilfreiche Schnittstellen zur Verknüpfung mit der digitalen Zeiterfassung. Zudem erleichtert eine Buchhaltungssoftware enorm die Erstellung von Steuerberichten. Übrigens: Das Schreiben von Rechnungen als auch andere Buchhaltungsaufgaben zählen in der Regel zu den nicht-abrechenbaren Aufgaben.
Mit einem umfassenden Umsatzbericht und einem Abgleich mit den verfügbaren Personalressourcen kann nun das Projektmanagement optimiert werden. Ab diesem Punkt ist es leichter, anhand der Berichte der genannten Tools zu ermitteln, welche Projekte sich besonders lohnen, wo mehr Arbeitszeit investiert werden kann und ob Personalressourcen bereitstehen.
Nicht das Ende der Fahnenstange
Neben der Analyse des Workflows kann es für Startups ausserdem enorm aufschlussreich sein, die folgenden Kennzahlen im Blick zu behalten und die Geschäftsaktivitäten danach auszurichten:
Monthly Recurring Revenue (MRR)
Sich monatlich wiederholende Einnahmen
Formel: Umsatz pro Vertrag / Laufzeit in Monaten = MRR
Retention Rate (RR)
Relative Kundenbindung
Formel: (Anzahl Kunden – Neukunden / Anzahl Kunden) x 100 = RR
Return on Sales (ROS)
Umsatzrentabilität
Formel: (Gewinn / Nettoumsatz) x 100 = ROS
(is/mc/hfu)