Freiburg – Bei den meisten Unternehmern hat es sich bereits herumgesprochen: Ab 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Damit wird die Art und Weise, wie künftig Rechnungen ausgestellt und empfangen werden, grundlegend verändert. Doch was genau ist eine E-Rechnung und welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?
Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnungspflicht ab 2025.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Bei einer E-Rechnung werden alle Rechnungsinformationen im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien elektronisch in einem Format übermittelt, in dem sie automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden können. Durch die elektronische Übermittlung und den medienbruchfreien Empfang wird eine vollständige digitale Bearbeitung der Rechnung von der Erstellung bis zur Bezahlung ohne manuelle Eingriffe möglich. Dadurch wird der gesamte Rechnungsprozess wesentlich effizienter und vor allem weniger fehleranfällig.
In welchen Fällen ist die E-Rechnung verpflichtend?
Bereits seit 2020 müssen Rechnungssteller für Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes E-Rechnungen verwenden. Nun wird die elektronische Rechnung auch für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, also im sogenannten B2B-Business, verpflichtend. Das gilt allerdings nur dann, wenn beide Vertragsparteien in Deutschland ansässig sind. Für Transaktionen mit Unternehmern aus dem Ausland oder bei Geschäften mit privaten Kunden gilt die Verpflichtung hingegen nicht. In diesem Fällen können weiterhin traditionelle Rechnungen wie bisher ausgestellt werden.
Was ist der gesetzliche Hintergrund zur E-Rechnung?
Die Änderung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine einheitliche und verbindliche Nutzung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt. In Deutschland wird diese Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) umgesetzt. Die Pflicht zur E-Rechnung wird dabei auf alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet, sofern beide Parteien in Deutschland ansässig sind.
Welche Rechnungsformate entsprechen den Richtlinien?
Es gibt verschiedene Rechnungsformate, die den Richtlinien für E-Rechnungen in Deutschland entsprechen. Zu den gängigsten Formaten zählen aktuell XRechnung, ZUGFeRD und EDI. Wer detaillierte Informationen zu diesem Thema erhalten möchte, kann sich das eBook E-Rechnung kostenlos downloaden. Hier stellen wir die aktuellen Formate im Überblick vor:
Die XRechnung ist aktuell der Standard für elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dieses Format stellt Rechnungsdaten im XML-Format dar und ermöglicht dadurch eine maschinenlesbare und strukturierte Darstellung. XRechnungen sind für Menschen schwer lesbar, können jedoch von Bundesbehörden und Unternehmen problemlos automatisch verarbeitet werden. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist eine hybride Form der E-Rechnung, denn das Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF. Dadurch können die Rechnungen in diesem Format sowohl von Computern als auch von Menschen gelesen werden. Auch wenn der Empfänger keine E-Rechnungen verarbeiten kann, kann er sich die Daten als PDF ansehen und verbuchen. ZUGFeRD basiert auf internationalen Standards, ist weltweit nutzbar, kostenlos und öffentlich zugänglich.
EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) ermöglichen ebenfalls den digitalen Austausch von Rechnungen in einem standardisierten Format zwischen Geschäftspartnern. Dieses Format bringt jedoch zusätzliche Arbeit mit sich, denn die Geschäftspartner müssen zunächst eine entsprechende Vereinbarung schließen und festlegen, wie die Rechnungen genau erstellt und übermittelt werden. Zudem entspricht das Format nicht der Norm EN 16931, das im Wachstumschancengesetz gefordert wird.
Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Obwohl eine PDF-Rechnung elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, gilt sie nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben, da es sich dabei lediglich um eine digitale Darstellung handelt, die nicht automatisch weiterverarbeitet werden kann. Die Daten müssen erst manuell oder durch zusätzliche Systeme wie Texterkennung (OCR) in die Buchhaltungssoftware übertragen werden, damit die PDF-Rechnung weiterverarbeitet werden kann. Das gilt auch für andere Formate wie .tif, .jpeg oder .docx, da diese ebenfalls nur bildhafte Darstellungen sind und infolgedessen nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie für E-Rechnungen erfüllen.
Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung bereits ab Beginn des Jahres 2025. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern, gibt es allerdings Übergangsregelungen bis Ende 2027:
- Bis Ende 2026 dürfen für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Für Umsätze im Jahr 2027 bleibt das ebenfalls noch erlaubt, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat und der Empfänger zustimmt.
- Ab 2028 ist die Nutzung der E-Rechnung dann vollständig verpflichtend.
Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?
Eine wichtige Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV. Wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer eine Rechnung mit einem Betrag von maximal 250 Euro ausstellt, kann diese weiterhin in Papierform oder als PDF-Rechnung erstellt werden. Diese Ausnahmeregelung soll bewirken, dass kleinere Transaktionen nach wie vor unkompliziert und ohne den Aufwand der elektronischen Rechnungsstellung abgewickelt werden können. (lw/mc/hfu)
