St. Gallen – Am 30. Juni 2020 wurde die QR-Rechnung eingeführt. Die Abkürzung «QR» steht für «Quick Response» und das neue Format löst nach einer Übergangsfrist von zwei Jahren die bekannten Einzahlungsscheine ab – diese können bis dahin weiterhin verwendet werden. Der Artikel zeigt die wichtigsten Punkte zu den Neuerungen der QR-Rechnung auf.
Die QR-Rechnung erkennt man am Swiss QR Code, der alle relevanten Informationen für die automatische Verarbeitung beinhaltet – diese sind auch in Textform auf der Rechnung ersichtlich. Die QR-Rechnung besteht weiterhin aus einem Zahlteil sowie einem Empfangsschein. Zudem kann die Rechnung in Schweizer Franken oder Euro gestellt werden. Der Ausdruck erfolgt auf normalem weissen Papier, welches wie der alte Einzahlungsschein eine Perforation hat, um die beiden Teile voneinander trennen zu können.
Das neue Rechnungsformat stellt einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Durch den QR-Code soll die Fehleranfälligkeit minimiert und die Effizienz gesteigert werden, da kein Abtippen von Konto- sowie Referenznummer mehr nötig ist und der manuelle Aufwand somit geringer ausfällt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass es zukünftig nur noch einen Zahlungsbeleg und nicht mehr sieben verschiedene wie bisher geben wird.
Um die neuen Rechnungen zu bezahlen, stehen dem Rechnungsempfänger verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die wir nachfolgend erläutern.
- E-Banking
Applikation öffnen, Swiss QR Code mit einem Belegleser oder einer integrierten Kamera einscannen und die Zahlung auslösen. Die manuelle Erfassung einer QR-Rechnung ist weiterhin möglich. - Mobile Banking
App auf Smartphone öffnen, den QR-Code mittels der QR-Reader-Funktion einscannen und die Zahlung auslösen. - Bank/Post
Die QR-Rechnung funktioniert wie die herkömmlichen Einzahlungsscheine. Durch die beiden Teile (Zahlteil und Empfangsschein) kann auch am Postschalter oder Einzahlautomaten bezahlt werden. Zudem kann die QR-Rechnung weiterhin per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versendet werden. - EDV-Verarbeitung
Alle namhaften Software-Hersteller haben ihre Programme in den letzten Monaten auf die Verarbeitung der QR-Rechnungen vorbereitet. Allenfalls müssen die eingesetzten Programme vorgängig mit dem neusten Update oder Servicepack ausgestattet werden, damit die Verarbeitung funktioniert. Eventuell gilt es auch, einen neuen Belegleser anzuschaffen. - Abacus Business Software
Abacus Benutzer können neben dem Belegleser auch die integrierte Archiv- und Scanninglösung «AbaScan» einsetzen. Diese scannt die Kreditoren-Rechnungen nicht nur, sondern verarbeitet sie im gleichen Zug mittels den ausgelesenen QR-Daten weiter.
Für das Lesen (Kreditoren- und Auftragsbearbeitung) einer QR-Rechnung wird mindestens eine Version 2018 (Servicepack vom 20. November 2019), Version 2019 (Servicepack vom 20. September 2019) oder die Version 2020 vorausgesetzt. Damit bei Debitoren-Rechnungen die neuen Einzahlungsscheine gedruckt werden können, muss die Version 2020 (Servicepack Februar 2020) installiert sein. Zudem muss für die Verarbeitung von Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen sichergestellt sein, dass der aktuellste Bankenstamm, der von der SIX im Juni zur Verfügung gestellt wurde, eingelesen und verwendet wird.
Die entsprechenden Systemvoraussetzungen für die oben erwähnten Versionen sowie eine detaillierte Anleitung für die Einrichtung können auf der Webseite von Abacus heruntergeladen werden. Falls Sie noch eine ältere Version im Einsatz haben, kontaktieren Sie rechtzeitig Ihren IT-Partner, damit die Updates geplant und entsprechend umgesetzt werden können.
AbaWeb bei OBT
OBT hat das AbaWeb Anfang Juli auf die Version 2020 aktualisiert und den neuen Bankenstamm eingelesen, damit es aus technischer Sicht bereit für die neuen QR-Rechnungen ist. Die Anleitung zur Umstellung im Programm hat OBT ihren Kunden am 25. Juni 2020 per E-Mail zugestellt.
Fazit
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware und allenfalls Ihr Belegleser auf dem technisch notwendigen Stand und entsprechend eingerichtet sind, bietet die neue QR-Rechnung nur Vorteile. Die Fehlerquellen werden minimiert und es gibt zukünftig nur noch einen Zahlungsbeleg. Da die relevanten Informationen auch auf der neuen Rechnung abgedruckt sind, können Zahlungen nach wie vor wie gewohnt manuell erfasst oder am Postschalter bezahlt werden. (OBT/mc/ps)