AGILITA: CH Media optimiert Geschäftsprozesse mit SAP S/4HANA

Wallisellen – Aus der Schweizer Medienbranche ist CH Media nicht mehr wegzudenken. Im Jahr 2018 aus der Fusion von AZ Medien und NZZ Regionalmedien entstanden, ist das Unternehmen das drittgrösste private Medienhaus des Landes. Mit dem Aufbau einer neuen ICT-Landschaft will CH Media die ICT-Leistungen noch spezifischer auf die Unternehmensstrategie und die damit verbundenen Geschäftsbedürfnisse zuschneiden. Wie dies in der Finanzabteilung bereits gelang, erfahren Sie in dieser Success Story.

Mit rund 1800 Mitarbeitenden an über 30 Standorten in 13 Kantonen sowie knapp 80 Medienmarken in Print, TV, Radio und Online bildet CH Media eine vielschichtige Organisation. Die diversen Bereiche sind 2018 mit unterschiedlichen IT-Systemen in das fusionierte Unternehmen gestartet.

Im Rahmen der Vereinheitlichung der ICT wurde auch eine neue Finanzlösung für die diversen Geschäftsbereiche gesucht. In der ersten Projektphase stand dabei die Ablösung von SAP R/3 im Vordergrund, es sollte eine moderne und cloud-orientierte Architektur eingeführt werden.

Angesichts der angestrebten Cloud Strategie und dem derzeitigen Einsatz von SAP ECC, stellte sich SAP S/4HANA Public Cloud schnell als die beste Option für CH Media heraus.

Schweizweite Ausschreibung
Die Auswahl des Systems und des Implementierungspartners erfolgte über eine schweizweite Ausschreibung von CH Media, welche via SAP unter anderem auch an den SAP-Partner AGILITA gelangte.

Das Unternehmen aus Wallisellen konnte die Ausschreibung mit der SAP S/4HANA Public Cloud dann auch für sich entscheiden. CH Media konnte sicher sein, mit der modernen Cloud-Lösung und den automatischen Updates genau das passende System gefunden zu haben – und mit der expliziten Finanzerfahrung von AGILITA auch gleich den richtigen Partner.

Gestartet wurde das Projekt im März 2023, das Go-live war dann bereits im Januar 2024. Angewendet wurde dafür eine Hybridmethodik: die bewährte SAP ACTIVATE und Agile.

Implementiert wurden Finance und Controlling Prozesse für 14 Unternehmungen, verteilt über die ganze Schweiz. Mehr als 20 Umsysteme – Cloud und nicht-Cloud –wurden dabei von AGILITA nahtlos angebunden.

Konkret wurden bei CH Media folgende SAP-Lösungen eingeführt:

• S/4 Hana Public Cloud: Finanz-Module (FI & CO)
• SAP Integration Suite

Dabei begegneten die Teams verschiedenen Herausforderungen. So waren die Abhängigkeiten des Kernsystems zu den Umsystemen zu Beginn nicht klar, so dass diverse dieser IT-Systeme gleichzeitig ersetzt werden mussten. Auch war zu Beginn des Projekts das Stammdatenkonzept noch nicht gesetzt, so dass dieses erst während der Realisationsphase definiert werden konnte.

Beim Spezialisten AGILITA selbst waren ca. 10 Mitarbeitende in diesem Projekt tätig. Das erste Feedback von CH Media nach sechs Monaten ist sehr positiv, der Kunde zeigt sich äusserst zufrieden.

Bewährtes Einführungskonzept
Um ihren Kunden stets einen reibungslosen und effizienten Übergang zu SAP S/4HANA zu ermöglichen, hat AGILITA ein umfassendes Einführungskonzept entwickelt.

Dieses umfasste bei CH Media insbesondere folgende Leistungen:

• Beratung (SAP) Architektur: Um die SAP-Applikationen optimal in die IT-Landschaft zu integrieren, wurden die Umsysteme inventarisiert sowie die Prozesse analysiert, so konnten die passenden SAP-Applikationen und Produkte empfohlen werden.
• Beratung und Einführung der SAP Best Practices: SAP Best Practices sind vorkonfigurierte Geschäftsprozesse, die auf den Anforderungen der Kunden basieren.
• Konzeption der Integration: Um eine nahtlose Integration der SAP S/4HANA-Lösung mit den bestehenden Systemen der Kunden zu gewährleisten, wurden geeignete Schnittstellen und Datenmodelle konzipiert.
• Konfiguration des Systems: Um die SAP S/4HANA-Lösung an die spezifischen Anforderungen und Präferenzen der Kunden anzupassen, wurde das System entsprechend den zuvor definierten Parametern und Einstellungen konfiguriert.
• Programmierung der Schnittstellen: Um die technische Umsetzung der Integration und MDG zu realisieren, programmierten die Spezialisten die erforderlichen Schnittstellen zwischen SAP S/4HANA und den anderen Systemen sowie Datenquellen der Kunden.
• Konzeption und Einführung der Data Migration: Um die offenen Posten und Stammdaten aller Umsysteme zu migrieren, wurde das Migrationskonzept erstellt und gemeinsam mit dem Kunden ausgeführt.
• Know-how Vermittlung: Diese erfolgte Mittels Starter System, Fit-to-Standard Workshops und insbesondere direkt beim Testing. Dabei wurden die Key User intensiv durch die AGILITA Berater unterstützt und so im neuen System befähigt.
• Dokumentation: Um eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation des Einführungsprojekts zu gewährleisten, wurde eine umfassende und detaillierte Dokumentation aller durchgeführten Schritte, Ergebnisse und Entscheidungen erstellt.

Mit diesem Einführungskonzept bietet AGILITA seinen Kunden eine optimale und nachhaltige Lösung für die digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse mit SAP S/4HANA.

Automatische Release-Updates
CH Media profitiert nun von zahlreichen Vorteilen der modernen Business Software von SAP. So erfolgt zum Beispiel halbjährlich ein automatisches Release-Update. Die Mitarbeitenden arbeiten so stets mit den neusten Funktionen und Prozessen. Die CH Media Key User wurden durch AGILITA so weit befähigt, dass sie viele Probleme selbst lösen können. Dadurch fällt auch das SAP Basis Admin Team praktisch weg, was sich positiv auf die Kosten auswirkt.

Durch die eigenständige IT-Landschaft von CH Media können die Verantwortlichen nun autonom Entscheidungen treffen, Anpassungen veranlassen und rascher auf Herausforderungen und Innovationen reagieren. Die neuen Systeme geben dem Kunden dazu auch mehr Kontrolle über die Datenqualität, insbesondere auch diejenige der wertvollen Stammdaten. Es sind auch noch weitere Schritte in diesem Projekt geplant, so die Anbindung zusätzlicher Module, wie bspw. SAP SuccessFactors.

Alle Verantwortlichen bei CH-Media zeigen sich sehr zufrieden, denn die Finanzabteilung ist nun auch technisch bestens vorbereitet, die digitalen Herausforderungen der Zukunft zu meistern. (AGILITA/mc/ps)