AGILITA: Harmonisierung im Fokus – Wie die ACTICO Group Prozesse vereinheitlicht

Wallisellen – Unterschiedliche Unternehmen an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Systemen und mannigfaltigen Prozessen harmonisieren – dieser Herausforderung nahm sich die ACTIO Group, Vorreiter in der intelligenten Automatisierung und digitalen Entscheidungsfindung, an und setzte mit dem SAP-Cloud Spezialisten AGILITA ein Projekt zur gruppenweiten Digitalisierung und Harmonisierung der Prozesse um.

Erfahren Sie, wie die ACTICO Group ihre Effizienz steigert und Incidents minimiert, indem sie heute auf eine einheitliche und standardisierte Lösung setzt.

Es sind namhafte Unternehmen, die ihre Prozesse mit Software der ACTICO Group automatisiert haben. Ungefähr 200 Mitarbeitende in Deutschland, den USA und in Singapur arbeiten daran, die umfassenden Software- und Technologie-Lösungen ständig weiterzuentwickeln.

Die flexiblen und agilen Softwareprodukte der ACTICO Group helfen seit mehr als 20 Jahren Unternehmen in mehr als 25 Ländern, ihre Risiken und regulatorischen Anforderungen besser zu verstehen, zu managen und zu minimieren, komplexe Prozesse zu vereinfachen und sich ganz auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Vereinheitlichung der Prozesse als Ziel
Weil alle Unternehmenseinheiten und Tochtergesellschaften der ACTICO Group mit unterschiedlichen Prozessen und Systemen arbeiteten, gestaltete sich die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens schwierig. Deshalb wurde zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit, zur Risikoreduktion und um das Unternehmenswachstum zu fördern das ambitionierte Projekt der Vereinheitlichung der Systeme und Prozesse unter dem Namen «Harmonize IT» gestartet.

Als Partner wählte die ACTICO Group den SAP Cloud Spezialisten AGILITA. Gestartet wurde das Projekt im Oktober 2023, welches als «Big Bang» in allen Niederlassungen am 1. Juli 2024 live ging. Angewandt wurde dabei die bewährte Einführungsmethode AGILITA Speedology, die auf der standardisierten SAP Einführungsmethodik SAP Activate basiert.

Hohes Commitment führte zu kurzen Entscheidungswegen
Als Besonderheit in diesem Projekt ist hervorzuheben, dass die Mitglieder der Geschäftsleitung nicht nur im Lenkungsausschuss vertreten waren, sondern auch gleichzeitig Workstream-Leads (Teilprojektleitende) im Einführungsprojekt repräsentierten – teilweise sogar die Rolle von KeyUser wahrgenommen haben. Zudem wurde als Projektleiter mit Claus Petersen der CFO der ACTICO Group eingesetzt. Dieses grosse Commitment widerspiegelt den Stellenwert des Projekts und resultierte in sehr kurzen Entscheidungswegen.

Projekt wurde fast ausschliesslich remote abgewickelt
Die Mitarbeitenden der ACTICO Group überzeugten mit einer hohen Motivation und freuten sich auf die integrierte Lösung. Dies führte dazu, dass das Projekt fast ausschliesslich remote abgewickelt werden konnte. Die einzige Ausnahme bildete ein Vor-Ort-Workshop während der Testphase. Ziel dabei war, diese intensive Phase noch effizienter in Bezug auf Zusammenarbeit und Kommunikation zu gestalten.

Über alles gesehen war die erfolgreiche Umsetzung des Self-Enablements der Projektmitglieder ein Schlüsselfaktor für die Möglichkeit, das Projekt überhaupt remote durchzuführen. Dabei unterstützte unter anderem der Zugang zum SAP-Startersystem als umfassende Spielwiese von Beginn an, welcher rege genutzt wurde.

Projektumfang zur Digitalisierung und Harmonisierung der Prozesse
Produktiv eingesetzt werden bei der ACTICO Group die SAP S/4HANA Public Cloud, die SAP Sales Cloud Version 2 sowie die SAP Business Technology Plattform – in einer zweiten Projektphase werden anschliessend die SAP Analytics Cloud inklusive SAP Datasphere als auch SAP Signavio zur Prozessdokumentation implementiert. Die ACTICO Group gehört auch zu den Pionieren, die die Standardintegration zwischen S/4HANA Public Cloud und Sales Cloud 2 produktiv nutzen.

Das «Big Picture» mit der genauen Definition der relevanten Umsysteme wurde in den ersten Tagen der Explore Phase aufgezeichnet und kontinuierlich verfeinert. Damit standen auch die zusätzlich anzubindenden Umsysteme fest, die in der ersten Phase teils als online, teils als manuelle File-Schnitt- stellen integriert werden konnten. In späteren Projektphasen sollen manuelle Schnittstellen sukzessive durch Online-Schnittstellen abgelöst werden.

Einheitliche Prozesse über die ganze Gruppe
Folgende primären Geschäftsprozesse stehen in der ACTICO Unternehmensgruppe mit den neuen SAP Cloud Systemen im Fokus:

• Finance & Controlling mit Intercompany
• Project Management mit Professional Service inklusive Zeit- und Leistungserfassung
• Lizenz-, Wartungsvertrags- und Subskriptionsabwicklung
• Einkauf von Verbrauchsmaterial & Kontingentarbeitern
• Sales Cloud 2 für CRM Prozesse
• Reporting mit der SAP Analytics Cloud

AGILITA übernahm als IT-Partner sämtliche Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen sowie das kundenspezifische Customizing. Die Programmierarbeiten zum Anbinden von Schnittstellen wurden je nach Umsystem durch AGILITA oder die ACTICO Group selbst durchgeführt. Das Schulungs-, Test- und Changemanagement sowie die Datenmigration wurde im Projekt gemeinsam ausgeführt.

Mit dem neuen einheitlichen Systemlandschaft konnten die Prozesse der ACTICO Group harmonisiert, die Anzahl der genutzten IT-Lösungen reduziert und die Zusammenarbeit der diversen Unternehmensteile massiv verbessert werden.

Wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt
Nach der Umsetzungsphase gibt es folgende wichtige Erkenntnisse:

• Remote-Projekte funktionieren: Obwohl sich das Projektteam bis kurz vor GoLive noch nie persönlich getroffen hatte, verlief das Projekt reibungslos. Persönlicher Kontakt ist jedoch durch nichts zu ersetzen und sollte immer Bestandteil einer Einführung bleiben.
• Umgang mit dem Scope: Wie in vielen Projekten bestand auch hier die Versuchung, den Umfang zu erweitern. Daher war es wichtig, für die Produktivsetzung Wünsche und nicht unbedingt notwendige Anforderungen auf eine zweite Phase zu verschieben.
• Change Management: ein Umdenken weg von bestehenden Prozessen hin zu einer teilweise ungewohnten, aber dafür optimierten Prozessabwicklung musste etabliert werden.

Mit der neuen Cloud ERP-Lösung steht die ACTICO Group vor einer vielversprechenden Zukunft. Die moderne und einheitliche Systemlandschaft wird das Wachstum des Unternehmens weiter vorantreiben und noch mehr Kunden weltweit mit ihren Automatisierungslösungen auf Erfolgskurs bringen. (AGILITA/mc/ps)