AGILITA: Zukunftsorientiert und effizient – Eine Schule auf Erfolgskurs

Wallisellen – Ständige Weiterbildung ist der Schlüssel zum beruflichen Erfolg. Die NBW (Netzwerk für betriebswirtschaftliche Weiterbildung AG) bietet dafür zahlreiche Lehrgänge, die den Studierenden helfen, ihre Karriereziele zu erreichen. Dank eines innovativen ERP-Systems ist die Schule nun auch digital bestens für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet.

Seit den 1990er Jahren ist NBW – Netzwerk für betriebswirtschaftliche Weiterbildung – ein führender Anbieter von Lehrgängen im Höheren Berufsbildungssystem der Schweiz. An den Standorten Zürich und Schönbühl BE bietet das Institut einen praxisnahen und zielorientierten Hybridunterricht in 30 anerkannten Lehrgängen an. Dabei wird grosser Wert auf Qualität und Nachhaltigkeit sowie einen regen Kontakt mit den mehr als 1200 Studierenden gelegt. Die NBW beschäftigt 14 Mitarbeitende sowie 242 Dozierende und ist Teil der Vantage Education Gruppe.

Ablösung für in die Jahre gekommenes ERP
Zur Unterstützung der Schulverwaltung nutzte die NBW für über 20 Jahre eine eigene, intern entwickelte und selbst betriebene Softwarelösung. Doch die Lösung genügte mit der Zeit weder den aktuellen Anforderungen an die Software-Ergonomie, noch bot die Lösung die geforderten Möglichkeiten zur Integration und Interaktion mit anderen Umsystemen. Diese IT-Architektur bestand aus verschiedenen, nicht durchgängig integrierten Lösungen und führte zu aufwendigen sowie fehleranfälligen Mehrfacherfassungen. Zudem liess sie keine weitere Automatisierung der Geschäftsprozesse zur Effizienzsteigerung mehr zu, was der Entwicklung im Weg stand.

Das Ziel war es deshalb, mit einem erfahrenen Schweizer IT-Partner eine vollständig integrierte und zukunftsfähige Standardlösung mit ansprechendem Design, offener Architektur und durchgängigen Prozessen einzuführen.

Neben den Anforderungen an einen cloudbasierten Betrieb als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), fokussierte sich die Evaluation auf eine am Markt etablierte Softwarelösung eines renommierten Herstellers.

Den Entscheidungsträgern war es wichtig, eine integrierte Standard-Software zu beschaffen. Diese sollte im Betrieb gewisse Unabhängigkeiten zu anderen genutzten Softwareplattformen aufweisen, aber dennoch offene Standards bieten. Dadurch sollten einfache Möglichkeiten zur Integration von Umsystemen gewährleistet werden.

Kompetenter IT-Partner
Dazu wurde bei der Auswahl Wert auf die Fach- und Sozialkompetenzen der Mitarbeitenden eines möglichen Integrationspartners gelegt, welche die Einführung der Softwarelösung in enger Zusammenarbeit mit dem NBW-Kernteam unterstützen sollten.

Nach einer Anfrage bei SAP Schweiz fiel die Wahl schnell auf den erfahrenen SAP Cloud ERP Partner AGILITA. Besonders überzeugend waren die ersten telefonischen Gespräche, in denen die Anpassungsmöglichkeiten der Standardprozesse und deren Erweiterung durch die SAP Business Technology Platform (BTP) besprochen wurden. Diese Faktoren gaben den Ausschlag für die Entscheidung, die ERP-Lösung SAP Business ByDesign zu beschaffen.

Die Realisierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen von AGILITA und NBW. So wurden Workshops zur gemeinsamen Konzeptionierung der Lösung durchgeführt. Auch die Entwicklung und das Testen des Schulverwaltungssystems geschahen in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung. Die Integration zu Drittsystemen wie Dox42 wurde ebenfalls gemeinsam mit Inhouse-Experten von NBW erarbeitet.

Umfassende Systempalette
Folgende Systeme wurden von AGILITA erfolgreich bei NBW eingeführt:

SAP Business ByDesign mit den Schwerpunkten:

• CRM
• Verkaufsprozess mit Fokus Dienstleistungen (Services)
• Finanzen/Beschaffung
• Personal

Schulverwaltungslösung

• Lehrgangs- und Klassenplanung
• Einsatzplanung
• Abrechnung
• Portale für Verwaltung und Dozierende mit Echtzeitdaten
• Abwesenheitsplanung
• Verwaltung von Stammdaten (Fächer, Prüfungsarten)
• 360°-Ansichten für Dozierende und Studierende
• Lead-Aktivitätsplanung mit Integration zur NBW Website

Integration Dox42

• Zur Entwicklung, Generierung und Verwaltung unterschiedlicher Reports und Dokumente

Individuelle Unterstützung
AGILITA bietet seiner Kundschaft stets eine umfassende und bewährte Hilfe bei der Einführung von neuen Software-Lösungen an. Die Verantwortlichen bei NBW haben dabei von AGILITA folgende Leistungen bei der Einführung in Anspruch genommen:

• Einführung SAP Business ByDesign
• Konzeption, Entwicklung und Produktivsetzung einer massgeschneiderten Side-by-Side-Extension zum Abbilden der gesamten Schulverwaltung
• Integration der Drittanbieterlösung SwissSalary
• SAP BTP-Beratung und Entwicklung
• Schulung der Key User

Mit der neuen Lösung verfügt die Schule nun über ein vollständig integriertes System, das vom ersten Kundenkontakt bis zur Notenvergabe reicht. Die zukunftssichere Lösung basiert dabei auf modernen und sicheren Cloud-Technologien. Sie ermöglicht zudem eine Echtzeitkommunikation zwischen dem ERP-System und der Schulverwaltung. Auch der Datenschutz spielt eine grosse Rolle: Dank rollenbasierter Zugriffe können Verwaltung und Dozenten zum Beispiel nur jeweils genau die Informationen abrufen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Das neue System wird von der gesamten Schulverwaltung sowie dem Lehrpersonal genutzt und bildet den gesamten Lead-to-Cash-Prozess mithilfe von SAP ByDesign transparent ab. Die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) basierende Schulverwaltungslösung ermöglicht zudem die Planung und Verwaltung des operativen Lehrbetriebs, effizient und einfach.

Die zukunftsorientierte und cloudbasierte Architektur mit SAP BTP und ByDesign erlaubt weiter eine individuelle Skalierung und damit eine problemlose Anpassung an zukünftige Bedürfnisse. Damit ist die Schule optimal für kommende Entwicklungen gerüstet und kann weiter vielen Studierenden helfen, ihre Karriere voranzutreiben. (AGILITA/mc/ps)