Luzern – Die geplante Strommarktliberalisierung im Rahmen der Schweizer Energiestrategie 2050 lässt Kunden künftig die freie Wahl, wenn es darum geht, von welchem Anbieter sie Strom beziehen wollen. Die dadurch entstandene Konkurrenzsituation auf dem Markt macht es umso wichtiger, potenziellen und bestehenden Kunden einen schnellen Service bieten zu können. Auch das Elektrizitätswerk Obwalden stand vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und dabei die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Mit Hilfe von Axon Ivy konnte eine Lösung geschaffen werden, die nicht nur den Angebotsprozess für Kunden digitalisiert und automatisiert, sondern in Zukunft auf alle Unternehmensprozesse übertragen werden kann.
Das Elektrizitätswerk Obwalden arbeitet im Wesentlichen mit drei Kernsystemen: Einem CRM-System, einem System für die Auswertung der kundenseitigen Energiedaten und einem System für Buchhaltung, Projektmanagement und Logistik. Die Hauptaufgabe für Axon Ivy bestand im ersten Schritt darin, eine Verbindung zwischen diesen verschiedenen Systemen zu schaffen und alle Daten zusammenzuführen, um ein effizienteres Arbeiten und eine lückenlose Dokumentation zu ermöglichen.
«Unsere bisherigen Applikationen haben sich bewährt, aber für die durchgängige Automatisierung der Arbeitsschritte zwischen den einzelnen Systemen fehlte uns das richtige unternehmensübergeordnete Element. Mit Axon Ivy haben wir eine Prozessautomatisierungsplattform gefunden, die Systeme verbinden, Daten transferieren und am Ende komplette Geschäftsprozesse digitalisieren kann», erklärt Jens Hartmann, Fachspezialist Business-Integration des Elektrizitätswerks Obwalden.
Zeitgleich mit der Einführung von Axon Ivy wurde auch ein neues Kundenportal in Betrieb genommen, welches über Axon Ivy in die bestehende Systemlandschaft integriert wurde. Dadurch können dem Kunden alle relevanten Daten aus den Kernsystemen des Elektrizitätswerks tagesaktuell im Portal zur Verfügung gestellt werden. Die Angebotserstellung war der erste wichtige Kernprozess im Rahmen der Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie. Herausfordernd war hier zum einen die Komplexität des Prozesses und zum anderen die vielen Medienbrüche: Um ein Angebot erstellen zu können, müssen im ersten Schritt die Energiedaten aus dem Kernsystem ausgelesen und ausgewertet werden, darauf aufbauend erfolgt eine Prognostizierung des Verbrauchs für die Zukunft, wodurch wiederum in Verbindung mit dem erwarteten Durchschnittspreis ein Angebot erstellt werden kann. Bisher bestand dieser Prozess aus vielen manuellen Schritten wie dem Hochladen von Dokumenten, dem händischen Übertragen von Daten in Excel-Dateien und der manuellen Erstellung von Word-Dokumenten und PDFs. Die vielen Wechsel bargen Fehlerpotential und forderten zudem einen immensen Zeitaufwand auf dem Weg hin zum fertigen Angebot.
Dank Orchestrierung zu mehr Effizienz und einer geringeren Fehleranfälligkeit
Durch die Projektumsetzung können Mitarbeiter heute ohne grossen Schulungsaufwand in einer zentralen Applikation alle Teilschritte der Angebotserstellung ausführen. Wechsel zwischen den einzelnen Systemen fallen weg, denn Axon Ivy zieht automatisch alle benötigten Informationen zur Angebotserstellung aus den Kernsystemen. Handelt es sich um einen Neukunden, können diese alternativ auch manuell importiert werden. Ebenfalls automatisch erfolgt die Dokumentation der Daten zurück ins CRM. Damit müssen alle Daten nur einmal erfasst werden und sind immer aktuell. Der Kundenberater wird „Klick für Klick“ durch den Prozess geführt und sieht auf einen Blick, in welchem Prozessschritt er sich befindet, was seine Aufgabe ist und wer in der Vergangenheit beteiligt war. Rückfragen können so direkt an den passenden Mitarbeiter gestellt werden, ohne diesen erst umständlich ausfindig machen zu müssen.
Weiter werden in der Lösung Verbrauchs- und Preiskurven übersichtlich auf einem Dashboard dargestellt und hinterlegte Vorlagen ermöglichen eine automatisierte Erstellung des finalen Angebot-Dokuments. Selbstverständlich kann das automatisierte Angebot noch individualisiert bearbeitet werden. Auch die verschiedenen Versionen eines Angebots werden automatisch gespeichert und abgelegt.
«Dank dem neu geschaffenen Prozess konnten wir den bisherigen Zeitaufwand auf ein Fünftel reduzieren und das bei einer höheren Qualität, mehr Transparenz und niedrigeren Fehleranfälligkeit», sagt Lukas von Moos, Leiter Geschäftsfeld Energie und Geschäftsleitungsmitglied des Elektrizitätswerks Obwalden. Er sagt weiter: „Mit der Automatisierung des Angebotsprozesses haben wir zudem eine Lösung geschaffen, die sich aufgrund ihrer flexiblen Anpassbarkeit einfach auf andere Prozesse im Unternehmen übertragen lässt.“ So ist unter anderem geplant, die Lösung zur Automatisierung von weiteren unternehmensübergreifenden Kernprozessen wie dem Lieferantenwechselprozess einzusetzen. (Axon/mc/hfu)
| Über Axon Ivy Die Axon Ivy AG hat ihren Sitz im schweizerischen Luzern und Niederlassungen in München, Wien, San Francisco und Singapur. Axon Ivy ist Marktführer in der Schweiz und zählt in Deutschland und Österreich zu den Top 3 Anbietern. Sie wird bei führenden Analysten wie Gartner und Forrester hoch bewertet. Bei Gartner ist die Plattform seit drei Jahren in Folge auf dem Magic Quadrant, bei Forrester auf der Wave für „Digital Process Automation“. Axon Ivy entstand an der ETH Zürich. Das Spin-Off ist heute Teil der 700 Mitarbeiter großen Axon Gruppe, die von Stefan Muff, einem der Erfinder von Google Maps, gegründet wurde. www.axonivy.com |