Zug – Die St. Galler Finanz-Logistik ist ein Service-Center für Bankendienstleistungen im Backoffice- und Logistik-Bereich. Das Unternehmen unterstützt mit seinen rund 60 Mitarbeitenden ihre Kunden dabei, die vielen regulatorischen und gesetzlichen Auflagen zu erfüllen und sich selbst auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Finanz-Logistik hat über die bankenspezifischen Services hinaus auch die Lösung Brainloop BoardRoom im Portfolio, welche Kundenbanken für die Kommunikation mit vertraulichen Unterlagen der Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen und diverser anderer Gremien einsetzen.
Anlass zur Evaluation einer nicht papiergebundenen Lösung für die Sitzungsvorbereitung war der konkrete Wunsch des Verwaltungsratspräsidenten einer Bank. Dieser hatte bereits früher mit dem Produkt des Münchner Softwarehauses gearbeitet und dabei sehr gute Erfahrungen gemacht.
„Brainloop BoardRoom ist nicht ein einfaches Ablagesystem für Sitzungsdokumente. Es ist in sich selbst auf die Arbeitsabläufe und Bedürfnisse von Verwaltungsräten ausgelegt.“
Christian Gentsch, Geschäftsführer Finanz-Logistik
Namhafte Anbieter in der Shortlist
Wie es sich für einen verantwortungsvollen Lieferanten gehört, liess es Christian Gentsch, Geschäftsführer von Finanz-Logistik, aber nicht bei der Empfehlung allein bewenden. Er prüfte mehrere Angebote, wovon es schliesslich drei namhafte Lösungen in die Shortlist schafften. Weshalb sich Brainloop BoardRoom gegen die anderen zwei durchsetzen konnte, begründet Gentsch mit den besonderen Funktionalitäten der Software: „Brainloop BoardRoom ist nicht ein einfaches Ablagesystem für Sitzungsdokumente. Es ist in sich selbst auf die Arbeitsabläufe und Bedürfnisse von Verwaltungsräten ausgelegt.“
In doppeltem Sinne besonders geeignet
Dabei übertreffe einerseits das System mit seinen Möglichkeiten die anderen Produkte klar. Beispielsweise würden etwa die Notiz- und Highlight-Funktionen die Arbeit der Benutzer im Prozess der Sitzungsvorbereitung deutlich erleichtern. Auch sei durch die Historisierbarkeit der Dokumente die Rückverfolgbarkeit gewährleistet, was den Revisionsanforderungen entspreche und Compliance-Vorgaben erfüllen helfe. Andererseits sei es wegen seiner einfachen Bedienbarkeit auch für weniger technikaffine Benutzer gut geeignet. „Früher mussten ältere Dokumente aus Sicherheitsgründen vernichtet werden. Heute haben die Gremienmitglieder Dauerakten, frühere Sitzungsunterlagen, aber auch Reglemente und anderes jederzeit und überall verfügbar.“ Die Banken schöpften denn auch die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit aus. Gentsch: „Mittlerweile werden auch Nachschlagewerke und andere Dokumente in Brainloop BoardRoom für die Nutzer bereitgestellt.“
Bei diversen Gremien und Komitees im Einsatz
Brainloop BoardRoom ist bei den beiden Bankkunden und bei Finanz-Logistik selbst gleich bei mehreren Nutzergruppen in Verwendung. Neben Geschäftsleitungen, Verwaltungsräten sind dies Verwaltungsratsausschüsse, Anlagekomitees, Asset- und Liability-Management-Komitees sowie die Sekretariate der Verwaltungsräte der Unternehmen. Die Akzeptanz der Benutzer sei indes sehr gut. „Selbstverständlich muss ist wie bei allen neuen Anwendungen der eine oder andere etwas skeptisch und muss sich erst etwas daran gewöhnen.“ Mit der Instruktion erhalte aber jeder Nutzer ein iPad, was die Verwendung selbstredend erleichtere.
Mobil, sicher, zertifiziert
„Die Benutzer schätzen dabei nicht nur die besonders einfache und intuitive Handhabung, sondern auch die ständige Verfügbarkeit der Unterlagen und die Mobilität.“ Dass in Sachen Datensicherheit Brainloop BoardRoom dank neuester Verschlüsselungstechnologie bei der Übertragung und Speicherung der Informationen und garantierter Datenhaltung in der Schweiz keine Kompromisse eingeht, versteht sich von selbst. Darüber hinaus garantiert Brainloop BoardRoom mit seinen Zertifizierungen die Einhaltung der vertraglichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur Auslagerung wesentlicher Geschäftsbereiche, wie sie von der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht Finma festgelegt werden. Besonders erwähnenswert sind dabei die Erfüllung von Compliance und Datensicherheit auf höchstem Niveau.
Gentsch: „Das Finma-Audit ist für einen Banken-Outsourcer wie uns von zentraler Bedeutung, kann doch die Verantwortung beim Auslagern nicht delegiert werden.“ Aus diesem Grund verlangten denn auch die Kundenbanken Prüfberichte über intakte interne Kontrollsysteme, wie sie Brainloop mit der ISAE-3402-Zertifizierung und dem Finma-Audit bescheinigt werden. „Mit Brainloop BoardRoom können unsere Kunden nicht nur gut, sondern auch sicher arbeiten und den Anforderungen an das Geschäfts- und Bankgeheimnis gerecht werden“, resümiert Gentsch. (Brainloop/mc)