Zürich – Mit der Digitalisierung und Globalisierung verändert sich auch die Arbeitsweise von Verwaltungsräten. Entscheidungen müssen schneller getroffen und vertrauliche Daten sicher ausgetauscht werden. Gleichzeitig steigt das Haftungsrisiko durch neue Direktiven seitens des Gesetzgebers. Die Folge: Verwaltungsratsmitglieder benötigen umfangreichere Informationen zeitnah, um rechtzeitig auf aktuelle Entwicklungen reagieren und Risiken abschätzen zu können. Digitale Plattformen für ein sicheres und komfortables Dokumenten- und Kommunikationsmanagement sind dafür wie geschaffen. Cloud-Technologien und mobile Endgeräte bringen mehr Effektivität und Effizienz in unseren Arbeitsalltag.
Für Schweizer Verwaltungsräte und Geschäftsleitungsmitglieder gilt das jedoch grösstenteils noch nicht. Der Grund liegt hauptsächlich darin, dass Mitglieder von Kontrollgremien in der Regel mit hoch vertraulichen Informationen arbeiten. Übernahmen, Fusionen, Geschäftsberichte – in Sachen Informationssicherheit und Datenschutz bringen technische Entwicklungen wie Dropbox für diese Zielgruppe mehr Nachteile als Vorteile. Schliesslich stehen die Server populärer Filesharing-Dienste nahezu ausschliesslich im Ausland. Der Datenschutz unterliegt demzufolge nicht der schweizerischen Rechtsprechung, unabhängig davon, dass ein unbefugter Zugriff durch Hacker nicht ausgeschlossen werden kann. Änliches gilt für E-Mail. Das nach wie vor beliebteste Kommunikationsmittel nach dem Telefon birgt die Gefahr, dass Attachments ausgespäht werden, sofern sie nicht verschlüsselt sind. Hinzu kommt, dass grosse Anhänge meistens an Speicherbegrenzungen scheitern oder wichtige Nachrichten gar nicht erst ankommen. Kurz: E-Mail wurde schlichtweg nicht für den Austausch sensibler Dokumente und geschäftskritischer Korrespondenz entwickelt.
Gesetze und Richtlinien verstärken Druck auf Aufsichtsräte
All dies sind Gründe, weshalb Verwaltungsratssitzungen nach wie vor hauptsächlich vor Ort stattfinden – persönlich, mit viel gedrucktem Papier – und inklusive der Vorbereitung durch die Assistenz länger dauern als eigentlich nötig. Doch die Anforderungen an Verwaltungsräte und der Umfang deren Arbeit steigen kontinuierlich, und dies nicht erst seit der 2005 von den Eidgenössischen Räten beschlossenen Neuordnung der Revisionsgesetzgebung (Art. 663b OR betreffend Risikobeurteilung respektive Art. 728a OR zum Thema Interne Kontrollsysteme). Dies zwingt die Kontrollgemien dazu, die Effektivität und Effizienz ihrer Überwachungsarbeit zu erhöhen. Doch auch der seit 2002 existierende Swiss Code of Best Practice (oder «Swiss Code») des Dachverbands der Schweizer Wirtschaft (economiesuisse) listet entsprechende Verhaltensregeln auf, die für eine vorbildliche Corporate Governance notwendig sind. Verwaltungsräte benötigen also eine Plattform für einen effizienten, flexiblen und sicheren Austausch, mit der zusätzliche Informationen aus dem Vorstand oder weiteren Quellen angefordert und Governance-Richtlinien eingehalten werden können.
Eine passende Lösung dafür bieten so genannte digitale Boardrooms. Sie erlauben es Verwaltungsratsmitgliedern, die technischen Möglichkeiten der IT und mobiler Endgeräte in Anspruch zu nehmen und die Bedürfnisse nach Sicherheit und Governance abzudecken. Bei einer solchen Plattform handelt es sich grundsätzlich um einen cloud-basierten Datenraum, in dem hochsensible Dokumente wie Finanzberichte, Sitzungsprotokolle u.ä. sicher abgelegt werden können. Er eignet sich so zur Vorbereitung von Sitzungen mit privaten Notizen oder öffentlichen Kommentaren und leistet damit eine umfassende Prozessunterstützung für Aufsichtsräte und Gremien. Solche webbasierten, hochsicheren Arbeitsumgebungen stellen allen Berechtigten einen virtuellen Sitzungssaal zur Verfügung, in dem Dokumente zentral und verschlüsselt abgelegt werden.
Ein integriertes Rechtemanagement sorgt dafür, dass Zugriffe ausschliesslich durch autorisierte Personen und Dateioperationen je nach individueller Berechtigung erfolgen können. So lassen sich Online-Abstimmungen, Stellvertreterunterstützung und Ad-hoc-Konferenzen einrichten, wobei die zugrundeliegende Technik der Plattform automatisch für Revisionssicherheit und sauberes Auditing sorgt. Hinzu kommen Funktionen, mit denen ein automatisches Löschen von sensiblen Inhalten angestossen werden kann, wenn ein mobiles Endgerät verloren oder gestohlen wurde. Eine 256-Bit-starke End-to-End-Verschlüsselung auf dem Server, während des Versands und auf mobilen Endgeräten, erfüllt selbst höchste Sicherheitsanforderungen.
Fazit
Die Vorteile eines sicheren Boardrooms für Verwaltungsratsmitglieder sind kaum zu übersehen: Unabhängig von den Aspekten Informationssicherheit und Datenschutz lassen sich wiederkehrende Überwachungsroutinen, beispielsweise regelmässige Effizienzprüfungen, so wirtschaftlicher, sicherer und schneller durchführen als per manuellem Ablauf. Auch kann der Verwaltungsrat mit einem solchen Instrument die Struktur für seine Überwachungstätigkeit verbessern und personalisieren. Letztlich erhalten Gremiumsmitglieder die Möglichkeit, auch unterwegs sicher per Smartphone, Tablet oder Notebook auf Unterlagen zuzugreifen und Änderungen durchzuführen. (Brainloop/mc)