Flexibilität, Effizienz und Zuverlässigkeit: Für über den Globus verteilte Unternehmen verändern sich die Rahmenbedingungen schnell. Informatikarbeitsmittel müssen dementsprechend den daraus hervorgehenden Bedürfnis gerecht werden. Denn es ist von elementarer Wichtigkeit, dass die Geschäftsprozesse optimal ausgeführt werden können. Dies leistet einen wesentlichen Beitrag zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität und ist einer der Grundpfeiler weiterer Unternehmensentwicklung. Die Gallus-Gruppe als Lösungsanbieter für den Etikettendrucker, hat sich deshalb entschieden, gemeinsam mit der Business IT AG die Bereitstellung der Desktopcomputerinfrastruktur neu zu gestalten. Dabei wurden unter Einsatz des VMware End User Computing-Lösungsportfolios gestellte Anforderungen aus den Geschäftsbereichen kontinuierlich realisiert.
Die Gallus-Gruppe, mit Produktionsstätten in der Schweiz und in Deutschland, ist ein weltweit tätiges Unternehmen in der Entwicklung, Produktion und dem Vertrieb von schmalbahnigen Rollendruckmaschinen mit Ausrichtung auf den Etikettenhersteller. Die Gallus Gruppe ist ein Mitglied der Heidelberger Druckmaschinen AG und beschäftigt rund 430 Mitarbeiter, 253 davon am Hauptsitz der Gruppe in St. Gallen in der Schweiz.
Wie organisatorische Änderungen schnell und flexibel umsetzen?
Für die Gallus IT stellte sich die Frage, wie den Mitarbeitern der Zugriff auf Unternehmensressourcen ermöglicht werden könnte – möglichst unabhängig von Zeit und Ort. Darüber hinaus sollte es auch möglich sein, flexibel und schnell auf organisatorische Änderungen sowie neue Anforderungen zu reagieren. Denn häufig besteht der Anspruch für Projekte temporär externe Mitarbeiter arbeitsfähig zu machen. Diese Bedürfnisse sollten mit einer effizient arbeitenden, kleinen aber schlagkräftigen IT-Mannschafft realisiert werden, weshalb die Lösung möglichst einfach zu verwalten sein musste. Zudem ersetzt Gallus die IT-Infrastruktur auf Grund des globalen Ausmasses des Unternehmens je nach Bedarf. Die Endgeräte werden dann in genau den Regionen beschafft, wo dieser Bedarf besteht. Es wurde eine Infrastruktur benötigt, welche genau diese hohe Flexibilität zulässt.
„Wir sind häufig mit der Herausforderung konfrontiert, Mitarbeiter an Orten arbeitsfähig machen zu müssen, an welchen wir über keine lokale Infrastruktur verfügen. In der Regel bleibt in solchen Situationen keine Zeit für die Planung und Realisierung einer individuellen Lösung. Wir benötigen dann ein Konzept, welches sich zeitnah umsetzen lässt“ erklärt Jörg Thalau, verantwortlich für die Informatik bei der Gallus-Gruppe. Eine weitere Herausforderung war der Umgang mit Firmendaten. Gallus wollte verhindern, dass kritische Daten das Unternehmen verlassen. Aus diesem Grund mussten IT-Arbeitsmittel bereitgestellt werden, welche diese Anforderungen unterstützen.
Standardisierung und Zentralisierung – der Weg zu Flexibilität und Mobilität
„Um die Bedürfnisse der Geschäftsbereiche optimal zu erfüllen, haben wir uns entschlossen, im Clientbereich auf eine hohe Standardisierung und Zentralisierung zu setzen. Dadurch werden die Anforderungen an Flexibilität und Mobilität in hohem Masse erfüllt. Darüber hinaus können repetitive Arbeiten extrem reduziert und die Effizienz der IT massiv erhöht werden“, fasst Thalau zusammen.
Bereits im Jahr 2012 hat die Gallus Gruppe entschieden, dreihundert Desktops basierend auf Lösungen von VMware virtuell zur Verfügung zu stellen. Diese Anzahl wurde in den letzten Jahren stetig erhöht. Aktuell stehen gut fünfhundert virtuelle Arbeitsplätze basierend auf VMware Horizon und VMware Horizon Mirage bereit. Um die Komplexität der IT gering zu halten, wurde bei weiteren Anforderungen jeweils analysiert, ob dies mit Hilfe von VMware realisiert werden kann. Unterstützt wurde dieser Prozess durch das entsprechende Lizenzmodell. Es ermöglichte die Umsetzung weiterer Projekte ohne den zusätzlichen Kauf von neuen Lizenzen.
Nachdem die Nutzung der virtuellen Plattform kontinuierlich angestiegen war, wurde Anfang 2016 von der Gallus Gruppe beschlossen, die virtuelle Infrastruktur zu überarbeiten. In einem ersten gemeinsamen Workshop haben die Business IT und die Gallus-Gruppe deshalb die technischen sowie funktionalen Anforderungen definiert. Anschliessend wurde die Business IT beauftragt ein Lösungskonzept zu erarbeiten. Auf Basis dieses Vorschlags, entschied Gallus Ende des ersten Quartals 2016, die virtuelle Desktop-Infrastruktur zu aktualisieren und die Serverumgebung wesentlich leistungsfähiger aufzustellen. Im Weiteren wurden sämtliche Endgeräte aktualisiert oder ersetzt. Dieses Projekt wurde genutzt, um historische Altlasten wie Windows XP Rechner los zu werden. „Unser Ziel war es, die Bedürfnisse aus den Geschäftsbereichen langfristig zu befriedigen. Speziell die im Laufe der Zeit gestiegenen Anforderungen an Serverressourcen können heute erfüllt werden. Uns ist es gelungen, weitere veraltete Systeme zu eliminieren und durch zeitgemässe, standardisierte Lösungen zu ersetzten. Dadurch können wir das Unternehmen bei der erfolgreichen Zukunftsgestaltung unterstützen und müssen uns nicht länger mit der Vergangenheit beschäftigen“ erklärt Jörg Thalau.
Von Seiten der Business IT AG war für die Umsetzung ein spezielles Team von zwei bis drei Personen involviert – je nach Bedarf wurden weitere Experten hinzugezogen. Das Professional Services Team rund um Michael Steg wurde mit der Erstellung von Detailkonzepten, der technischen Lösungsimplementierung und dem Testing beauftragt. Zudem wurde das Team als Unterstützung bei der Migration der alten Umgebung hinzugezogen. Business IT ist als Partner der Gallus-Gruppe im Clientbereich bei allen strategischen Entscheidungen involviert. Seit dem Projektabschluss unterstützt der Service Provider darüber hinaus alle betrieblichen Abläufe proaktiv und ist wöchentlich vor Ort, um die IT-Umgebung weiterhin auf dem aktuellsten Stand und hoch performant zu halten. Das Team unterstützt die Gallus IT ebenfalls in der Realisierung neuer Anforderungen aus den Geschäftsbereichen.
Neuen Herausforderungen gerecht werden
„Dank der Zentralisierung der IT konnten wir verschiedene Vorteile erzielen: Zum einen wurde eine sichere, flexible und hochverfügbare IT-Umgebung aufgebaut. Dadurch können wir die Anforderungen des Unternehmens in hoher Qualität abdecken. Im Weiteren konnten wir die IT vom reinen Dienstleister zum Partner für unseren internen Kunden machen. Durch die Reduktion repetitiver Arbeiten können unsere Ressourcen zielgerichteter und zukunftsorientierter eingesetzt werden.“ stellt Jörg Thalau fest.
Die zentrale Clientinfrastruktur der Gallus Gruppe bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, verändernden Anforderungen an den Arbeitsplatz Rechnung zu tragen. Themen wie Home Office, Bring Your Own Device oder freie Endgerätewahl sind technisch bereits möglich und können nun von Fall zu Fall umgesetzt werden.
Auch zukünftig steht die Gallus IT nicht still. Für 2017 ist zunächst ein Rollout von Tablets mit Windows 10 geplant. „Wir möchten durch den Ausbau unserer mobilen Arbeitsmöglichkeiten die Erreichung künftiger Ziele optimal unterstützen.“, sagt Jörg Thalau abschliessend. (Gallus/mc)