Appenzell – Die erfolgreiche Digitalisierung eines Unternehmens erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der alle Bereiche und Prozesse berücksichtigt und verknüpft. Fängt dies in der Schweiz bereits bei der Gründung an? Seit bald zwei Jahren ist es bei Fasoon möglich, den Gründungsprozess von Firmen mit Digitalen Signaturen zu beschleunigen. Fasoon war der erste Anbieter, der E-Signaturen in den Gründungsprozess integriert hat.
Wie ist der Stand nach zwei Jahren «Digital gründen», was ist heute möglich?
Digitale Signaturen gewinnen an Akzeptanz
Fasoon hat seit der Einführung des Angebots «Digital gründen» vor knapp zwei Jahren mehrere Hundert Gründungen mit digitalen Signaturen durchgeführt. Walter Regli, Co-Founder von Fasoon, über die zunehmende Akzeptanz der QES (Qualifizierte Elektronische Signatur): «Wir stellen fest, dass immer mehr Gründerinnen offen sind für eine digitale Unternehmensgründung, da die QES zunehmend in der Geschäftswelt Fuss fasst.» Für die QES gibt es verschiedene Provider. Fasoon arbeitet mit SwissSign, anerkannter Trust Service Provider, zusammen, wobei die Gründerinnen und Gründer von Fasoon die Dokumente in einem Signaturraum digital signieren und versenden können. Als Voraussetzung braucht es eine geprüfte SwissID-Identität. Die Online-Identifikation kann rund um die Uhr durchgeführt werden und ist für die Nutzer kostenlos. E-Signaturen bieten belegte Effizienz- und Sicherheitsvorteile und setzen sich bei Privaten und Unternehmen immer mehr durch. Der Markt ist in den letzten Jahren stark gewachsen und Schweizer Unternehmen gaben beispielsweise an, dass Verträge 5 – 10 mal schneller abgeschlossen werden können mit digitalen Signaturen.
Was bieten Notare und Banken?
Dank der digitalen Gründung sparen sich Kundinnen den Gang zum Notar für die Unterschriftsbeglaubigung und können dadurch bequem von überall auf der Welt eine sogenannte Selbstbeglaubigung durchführen. Für Gründer bedeutet dies ein erheblicher Zeitgewinn und je nach Anbieter auch ein Kostenvorteil.
Banken sind bzgl. digitalen Prozessen bzw. digitaler Ausstellung der Kapitaleinzahlungsbestätigung, welche für die Gründung mit Bareinlage nötig ist, noch mehrheitlich zurückhaltend. Die UBS Switzerland AG, Banken-Partnerin von Fasoon, gehört hier zu den Pionieren. In der Zusammenarbeit mit Fasoon können Kapitaleinzahlungsanträge komplett digital eingereicht werden und auch die Kapitaleinzahlungsbestätigung erfolgt digital signiert mit einer QES. Auch dies bedeutet ein erheblicher Zeitgewinn im Gründungsprozess.
Für den Notar ist die durchgehende digitale Gründung rechtlich noch nicht möglich und noch immer ein Mehraufwand im Vergleich zur Papiergründung. Es wird erwartet, dass es auch Notaren in naher Zukunft erlaubt sein wird, rein digital zu arbeiten.
Die Rolle des Handelsregisters
Bei den Handelsregisterämter gibt es aktuell noch grosse Unterschiede beim Bearbeiten von digitalen Gründungen. Das Handelsregisteramt Aargau publiziert digitale Gründungen in der Regel im Eiltempo und innerhalb weniger Tage im Handelsregister. Das Handelsregisteramt Zürich behandelt Neugründungen bisher digital und in Papierform gleich. Es gibt aber auch noch Handelsregisterämter, bei denen die digitale Einreichung von Gründungen noch ein Nachteil sein kann, sowohl zeitlich wie auch finanziell. Da die Archivierung für einzelne Register komplexer geworden ist, entstehen teilweise Zusatzkosten für digitale Gründungen. Eine Vereinheitlichung der Prozesse in der Zusammenarbeit mit den Handelsregistern ist noch in weiter Ferne und böte grosses Potential vor allem in zeitlicher Hinsicht. Walter Regli, Co-Founder von Fasoon, über das Ziel der komplett digitalen Gründung: «Noch sind wir von einer Firmengründung wie in Estland, die nur einen Tag dauert, etwas entfernt. Digitalisierung im Gründungsprozess steckt bei uns noch immer in den Kinderschuhen. Wir nutzen neue Möglichkeiten und integrieren diese rasch in unsere Prozesse. Mit der QES reduzieren wir die Gründungsdauer für unsere Kundinnen um bis zu eine Woche und setzen uns als führendes Gründungsportal weiter dafür ein, Gründungen in der Schweiz noch attraktiver und effizienter zu machen.» (Fasoon/mc/hfu)