Digital und flexibel: Moderne Buchhaltung für kleine Unternehmen
Freiburg – Software ist aus der modernen Buchhaltung nicht mehr wegzudenken. Die Rede ist hier jedoch nicht von eine Excel-Tabelle, in der die Buchhaltung gemacht wird, sondern von spezieller Buchhaltungs-Software.
Diese trägt nämlich aufgrund eines hohen Automatisierungsgrades zu einer wirklichen Effizienzsteigerung bei.
Warum digitale Buchhaltung auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist
Die moderne Buchhaltung ist eine digitale Buchhaltung, bei der spezielle Buchhaltungs-Software zum Einsatz kommt. Auch wenn es sich dabei zunächst um einen zusätzlichen Kostenfaktor handelt, lohnt sich die Investition in moderne Tools auch für kleine Unternehmen auf vielfältige Weise.
Software automatisiert viele Prozessschritte in der Buchhaltung und erledigt Routineaufgaben automatisch. So kann eine Buchhaltungs-Software Belege automatisch erfassen und ablegen, oder Rechnungen per Template automatisch erstellen und versenden. All das spart Angestellten viel Zeit und dem Unternehmen Kosten.
Digitale Hilfsmittel zeichnen sich zudem durch eine sehr hohe Schnelligkeit aus. Routineaufgaben wie das Eintragen von Zahlenwerten in eine Excel-Tabelle fallen bei der Verwendung von moderner Buchhaltungs-Software komplett weg.
Geht eine Rechnung ein, wird diese automatisch vom System verbucht und die Bücher aktualisiert. Ein weiterer Vorteil dabei ist auch, dass keine Tippfehler oder Zahlendreher entstehen, und das Risiko für Falsch- und Fehlbuchungen reduziert wird.
Die Verwendung von Software reduziert auch den Papierkram im Büro, was laut einer Umfrage der KPMG (einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) ein wichtiges Thema für Unternehmen ist. Werden Belege digital abgelegt, nehmen sie keinen Platz im Regal weg, und sie können auch nicht verloren gehen.
Die Buchhaltung erfolgt zudem immer in Echtzeit, da die Software sofort die Bücher aktualisiert, wenn Rechnungen aus- oder eingehen oder Bezahlungen getätigt werden. So haben Finanzverantwortliche immer einen aktuellen Blick auf sämtliche Finanzvorgänge im Unternehmen.
Unterm Strich ergibt sich aus all diesen Vorteilen eine grosse Zeit- und Kostenersparnis für Unternehmen – selbst wenn es sich nur um einen kleinen Betrieb oder ein Startup handelt. Denn gerade dort kümmert sich der Geschäftsführer selbst um die Buchführung. Fällt diese Aufgabe weg, bzw. werden grosse Teile davon von der Software automatisch erledigt, können sich Verantwortliche um die wirklich wichtigen Dinge kümmern, die das Unternehmen wirtschaftlich voranbringen.
Was macht eine moderne, digitale Buchhaltung aus?
Eine moderne und digitale Buchhaltung zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus. Das bedeutet, dass möglichst viele Buchhaltungsprozesse digital und automatisch ablaufen, sodass so wenig wie möglich Handarbeit nötig ist. Spezielle Buchhaltungs-Software zielt genau darauf ab, solche Prozesse zu automatisieren.
Digitale Buchhaltungsaufgaben
Moderne Buchhaltungs-Software bietet viele Funktionen rund um die Belegerfassung- und -ablage, sowie die Rechnungserstellung, -zustellung, und -begleichung. Sie lässt sich mit Bankkonten verbinden und ruft Kontostände automatisch ab, sodass Zahlungseingänge sofort erkannt und die Bücher aktualisiert werden können. Sie ist zudem in der Lage, unter Berücksichtigung des Fälligkeitsdatums Rechnungen selbstständig zu begleichen.
Sind Kunden in Zahlungsverzug, merkt das eine gute Buchhaltungs-Software ebenfalls, und versendet automatisch Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen. Zum Jahresabschluss erstellt sie zudem automatisch eine GuV oder eine EÜR.
Manche Software bietet auch einen Zugang für Steuerberatungsunternehmen. So können Unternehmen mit ihrer Steuerberatung noch enger zusammenarbeiten, und der Aufwand zur Bereitstellung der Unterlagen für den Steuerberater reduziert sich erheblich.
Kunden- und Lieferantenverwaltung
Moderne Buchhaltungs-Software bietet oft mehr als nur die reinen Buchhaltungsfunktionen. In vielen Programmen lassen sich auch Kunden und Lieferanten verwalten, was besonders für Unternehmen mit großem Kundenstamm von Vorteil ist. So können Rechnungen, Angebote und die gesamte Interaktionshistorie auf einen Blick eingesehen werden.
Anhand von Metriken lässt sich auch erkennen, welche Kunden am meisten zum Umsatz beitragen oder wer besonders oft negativ durch verspätete Zahlungen auffällt. Das bringt Geschäftsverantwortlichen einen noch besseren Einblick in die Struktur und das Verhalten ihrer Kundschaft.
Mitarbeiterverwaltung
Mit einer geeigneten Buchhaltungs-Software lassen sich auch die Daten von Angestellten verwalten und Löhne oder Gehälter automatisiert auszahlen und abrechnen. Die Erstellung und der Versand von Steuermeldungen erfolgt automatisch und Lohnzettel können den Mitarbeitern digital bereitgestellt werden.
Fazit: Unternehmen sparen Zeit und Kosten mit moderner Buchhaltung
Ob grosses oder kleines Unternehmen – jedes kann von einer modernen Buchhaltung profitieren. Sie spart Zeit und Kosten, da Buchhaltungs-Software einen grossen Teil der Buchhaltungsprozesse automatisiert und schneller erledigt als ein Mensch dies je könnte. Finanzverantwortliche und Angestellte in der Buchhaltung können sich damit auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die dem wirtschaftlichen Vorankommen des Unternehmens dienen. Auf lange Sicht lohnt sich also die Investition in digitale Hilfsmittel, denn sie steigert die Effizienz. (lw/mc/hfu)
