Perchtoldsdorf – Pandemiebedingte Beschränkungen, massive Störungen der Lieferketten, geopolitische Konflikte, explodierende Energiekosten, Kaufkraftverlust bei den Kunden: Unternehmer aller Branchen müssen ihren Betrieb derzeit durch eine ganze Reihe angespannter Situationen navigieren. Wer hierbei keinen genauen Überblick zur aktuellen und zukünftigen Cashflow-Situation hat, gerät schnell in Schieflage. Spätestens jetzt ist es deshalb an der Zeit, bei der Liquiditätsplanung auf professionelle Tools zu setzen. Wie Lösungen dieser Art aussehen können, zeigt das Beispiel COMMITLY.
Wenn Excel-Tabellen an ihre Grenzen stossen
Die Liquiditätsplanung folgt in vielen Unternehmen demselben Schema: Es werden Daten aus der Finanzbuchhaltung entnommen und in ein selbstentwickeltes Excel-Konstrukt überführt, um die voraussichtliche Liquiditäts- und Cashflow-Situation zu ermitteln. Dieses Prozedere verursacht jedoch einen hohen manuellen Aufwand und ist zudem fehlerbehaftet. Erschwerend kommt hinzu, dass in der Regel nur die Ersteller der Excel-Tabelle genau wissen, wie das Tool funktioniert. Fallen diese Mitarbeiter aus, entstehen enorme Herausforderungen.
Problematisch an dieser Methode ist außerdem, dass die excelbasierte Liquiditätsplanung aufgrund ihres hohen Aufwands nur selten tagesaktuell erfolgt. Liquidität ist aber eine Zeitpunktgröße. Das heißt: Unternehmer müssen an jedem Tag des Jahres in der Lage sein, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. In der Konsequenz sollte auch die Liquiditätsplanung in entsprechender Frequenz aktualisiert werden. Manuell ist dies jedoch kaum zu leisten. Exakt an dieser Stelle kommen spezialisierte Software-Tools wie COMMITLY ins Spiel.
Automatisierte Liquiditätsplanung auf Basis von Banktransaktionen
COMMITLY ist eine Online-Lösung, die per Schnittstelle auf das Bankkonto von Unternehmen zugreift. Rechtlich möglich ist dies in der EU im Übrigen erst seit dem Inkrafttreten der Payment Services Directive II, kurz PSD2. Die Richtlinie aus dem Jahr 2018 hat Banken dazu verpflichtet, ihre Systeme für den externen Zugriff zu öffnen.
In Echtzeit werden sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge des Bankkontos übernommen. Optional kann zudem das vorhandene Buchhaltungssystem angebunden werden. Somit verfügt das Tool über alle Daten, die es für die automatisierte Finanzplanung benötigt.
Sobald die Verbindung zu den Datenquellen hergestellt wurde, kann die digitale Liquiditätsplanung starten. Ergebnisse werden in Form eines Best-Practice-Templates präsentiert, welches sich individuell anpassen lässt. So haben Unternehmen unter anderem die Möglichkeit, eigene Kategorien und Erlösgruppen abzubilden oder Geldeingänge nach bestimmten Kundengruppen zu segmentieren.
Ein spannendes Feature ist zudem die automatische Kategorisierung von Banktransaktionen. Technisch wird dies mit einem KI-Assistenten realisiert, der aus manuellen Kategorisierungen der Vergangenheit lernt und diese Aufgabe im Laufe der Zeit somit eigenständig übernehmen kann. Insbesondere bei einem hohen Transaktionsvolumen realisieren Finanzplaner und Controller mit diesem Feature eine enorme Zeiteinsparung.
Neben einem Liquiditätsplan generiert COMMITLY per Mausklick auch rollierende Forecasts, die auf Echtzeit-Informationen basieren. Somit sind Unternehmer in der Lage, den Cashflow der nächsten Wochen und Monate jederzeit fundiert beurteilen zu können. Unterstützt werden sie hierbei von einer übersichtlichen Visualisierung der Werte inklusive ihrer Entwicklung. Zusätzlich zu den Dashboards lassen sich außerdem unterschiedliche Berichte erstellen und exportieren. Relevant ist dies beispielsweise, wenn Banken, Investoren oder Steuerberater Finanzdaten benötigen.
Fakten statt Vermutungen
Tools wie COMMITLY ersetzen nicht nur aufwendige und fehleranfällige Lösungen wie Tabellenkalkulationsprogramme. Sie sorgen auch dafür, dass die Liquiditätsplanung nicht mehr auf der persönlichen Einschätzung des Unternehmers, sondern vor allen Dingen auf belastbaren Daten basiert. Wichtig ist dieser Aspekt nicht nur im aktuellen Tagesgeschäft, sondern auch im Hinblick auf die Nachfolgeregelung. Denn wie soll ein Unternehmer der nächsten Generation erklären, wie er seine Liquidität geplant hat? Immerhin ist das „Bauchgefühl“ nicht greifbar und somit auch nicht vermittelbar.
Dasselbe gilt selbstverständlich auch für langjährig eingearbeitete Mitarbeiter in der Finanzabteilung oder im Controlling, die zu einem anderen Arbeitgeber wechseln oder in Rente gehen. In diesem Fall besteht ebenfalls die Gefahr, dass ein Nachfolger nicht (oder nicht schnell genug) in der Lage ist, die Lücke zu füllen. Wer jedoch über eine professionelle Liquiditätsplanungssoftware verfügt, kann solchen Szenarien gelassen entgegensehen.
Ausblick: KI-gestützte Liquiditätsplanung wird sich flächendeckend durchsetzen
Solide Liquiditätsplanung heißt, in die Zukunft zu blicken und Entwicklungen vorausschauend zu planen. Langjährige Unternehmer konnten diese schwierige Aufgabe in der Vergangenheit mit ihrer Erfahrung und Behelfslösungen wie Excel meistern. Doch mittlerweile sind die Märkte so volatil, dass diese Herangehensweise nicht mehr funktioniert oder zumindest ein hohes Risiko birgt. Es ist deshalb davon auszugehen, dass in den kommenden Jahren immer mehr Unternehmen professionelle Liquiditätsplanungssysteme wie COMMITLY einführen werden.
Weiterhin zeichnet sich ab, dass die Tools immer besser darin werden, die Entwicklung der Finanzsituation vorherzusagen. So werden KI-Algorithmen in naher Zukunft nicht nur Umsätze kategorisieren, sondern auch externe Einflussfaktoren berücksichtigen. Nur einige Beispiele sind branchenbezogene Indizes, Stimmungen in sozialen Netzwerken, der Ölpreis und der Konsumklimaindex. Wenn es gelingt, Informationen aus diesen und weiteren Quellen mit internen Finanzdaten zu kombinieren, lassen sich zukünftige Entwicklungen noch präziser prognostizieren.
Ob Krisensituation oder „Normalmodus“: In Summe wird die technologische Entwicklung dazu führen, dass Unternehmer ruhiger schlafen können – denn das Risiko eines finanziellen Engpasses lässt sich durch innovative Liquiditätsplanungssysteme erheblich senken. (COMM/mc/hfu)