Digitale Zeiterfassung – Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Karlsruhe – Mit dem Entschluss des Europäischen Gerichtshofs von 2019, der die Zeiterfassung für viele Unternehmen zur Pflicht machen wird, müssen sich diese nun Gedanken um ein passendes System machen. Noch bevor Deutschland das Gesetz endgültig in die Rechtsprechung integriert, lohnt es sich, die Zeiterfassung umzusetzen.

Welche Vorteile hat es, die Zeiten der Angestellten festzuhalten, und warum lohnt sich ein digitales Tool dafür besonders?

Zeiterfassungspflicht: Entschluss des Europäischen Gerichtshofs von 2019

In Deutschland werden die Arbeitsbedingungen durch das Arbeitszeitgesetz vorgegeben. Darin sind feste Zahlen zu:

• der maximalen Stundenanzahl,
• der minimalen Anzahl und Länge von Pausen,
• der minimalen Länge von Ruhezeiten zwischen zwei Schichten und
• jeglichen Ausnahmen

enthalten.

Bisher gibt es hierzulande aber noch keine Verpflichtung, festzuhalten, wann Arbeitskräfte ihre Arbeit beginnen und beenden. Ohne entsprechende Dokumente ist es möglich, die tatsächlichen Arbeitszeiten der Angestellten zu verschleiern. In Umfragen kommt es daher immer wieder zu dem Ergebnis, dass eine große Anzahl an Menschen mehr arbeiten, als es gesetzlich erlaubt ist.

Das ist der Beweggrund hinter dem Gesetzesentschluss des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019. Um die europaweite Ausnutzung von Arbeitskräften zu reduzieren, haben sie entschlossen, EU-weit eine Pflicht der Zeiterfassung einzuführen.

Dabei sind die einzelnen Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, dieses Gesetz in ihre nationalen Gesetze zu integrieren. Da der EuGH aber keine Frist festgelegt hat, ist es noch unklar, wann genau die Pflicht auch in Deutschland in Kraft tritt.

Fakt ist: Früher oder später werden Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet sein, ein System der Mitarbeiter-Zeiterfassung einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird.

Geeignete Systeme der Zeiterfassung

Welches System spezifisch eingeführt wird, bleibt dem Unternehmen selbst überlassen, damit es an die individuellen Prozesse der Firma angepasst werden kann. Dabei muss es aber den Vorgaben des Gerichts entsprechen.

Das betrifft eine objektive, verlässliche & zugängliche Bestimmung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters:

• Objektiv: Die Aufnahme der faktischen Arbeitszeiten, nicht etwa geplante Arbeitszeiten, wie sie in Schichtplänen eingetragen sind.
• Verlässlich: Eine manipulationssichere Erfassung von Daten, die nicht einfach abgeändert werden können.
• Zugänglich: Die Möglichkeit für Behörden und Betriebsräte, die Arbeitszeiten einzusehen und nachprüfen zu können.

Aus diesen Gründen bietet sich eine Lösung an, die dem digitalen Wandel gerecht wird. Durch digitale Zeiterfassungssysteme können Unternehmen einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich mobil ein- und auszuloggen, und es der Software überlassen, manipulationssichere Dokumente zu erstellen, die sich nach den Vorgaben der Nachweispflicht richten.

Vorteile der Einführung von Zeiterfassungssystemen für Angestellte & Unternehmen

Angesichts der kommenden Zeiterfassungspflicht lohnt es sich, sich bereits jetzt nach geeigneten, digitalen Lösungen umzuschauen. So können Unternehmen das System langsam einführen, um zu einer hohen Akzeptanz der Software zu gelangen.

Gleichzeitig profitiert man aktuell vermutlich von besseren Preisen. Hersteller können und werden nach der Verpflichtung durch die Notwendigkeit der Umsetzung höhere Beträge verlangen.

Daneben können Unternehmen auch vor der Gesetzespflicht von den vielen allgemeinen Vorteilen der Zeiterfassung Gebrauch machen, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber betreffen.

Insgesamt hilft die digitale Zeiterfassung in den folgenden Bereichen:

• Rechtssicherheit
  In Anbetracht der kommenden Rechtsprechung ist es notwendig, ein Zeiterfassungssystem einzurichten, um dem Gesetz treu zu sein. Ein digitales Zeiterfassungssystem kann dabei alle gesetzlichen und vertraglichen Bedingungen miteinbeziehen, wenn die Zeiten kontrolliert und zusammengefasst werden.
  
• Erleichterte Lohn- & Gehaltsabrechnung
  Die entstehenden Dokumente mit der tatsächlichen Arbeitszeit sind eine gute Grundlage für die Berechnung des Stundenlohns. Viele Hersteller von digitaler Zeiterfassungssoftware ermöglichen es, die mit ihrem System gesammelten Daten automatisch an weitere Software zur Entgeltabrechnung weiterzuleiten und Prozesse zu automatisieren.
  
• Prozesse optimieren
  Die Zeiterfassungssysteme erstellen Dokumente, die sehr gut für die Auswertung aller Tätigkeiten und Produktivität geeignet sind. Hier können Unternehmen unnötige Aktivitäten oder ungenutzte Potenziale identifizieren.
  
  Durch das Nutzen eines digitalen Systems können sie zudem von den Algorithmen und Analysen der Software Gebrauch machen. Sie erkennt, wann Gesetze gebrochen werden, kann Dinge wie Überstunden verhindern und menschliche Rechenfehler eliminieren. Durch die Möglichkeit, Abläufe zu automatisieren, können Unternehmen zudem mehr Zeit für die Kernaufgaben des Betriebs aufwenden.
  
• Erleichterte Zeitplanung für Mitarbeiter
  Die Zeiterfassungssoftware kann als Werkzeug des Projekt- und Zeitmanagements genutzt werden. Durch sie erhalten Mitarbeiter einen guten Überblick darüber, wie viel Zeit sie für welche Dinge aufwenden, und können ihren Arbeitsalltag mit diesen Daten effizient planen.
  
• Aufrechterhalten von Strukturen
  Insbesondere bei mobilen Arbeitsformen und dem Homeoffice kann die Zeiterfassung dabei helfen, die Bürostrukturen aufrechtzuerhalten. Der Beginn und das Ende der Arbeit sind durch die Zeiterfassung vorgegeben. Daher vermischt sich die Arbeit weniger mit dem Alltag und kann gezielt angegangen und abgelegt werden.
  
• Arbeitnehmerschutz & Schutz vor Arbeitszeitbetrug
  Sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber können sich durch die Zeiterfassung davor schützen, dass sich nicht an die Vorgaben aus Arbeitsverträgen gehalten wird.
  
  Unternehmen können Arbeitszeitbetrug durch die Angestellten besser verhindern. Zeitgleich haben Arbeitnehmer durch die gesetzeskonforme Zeiterfassung ein Werkzeug, um sich vor Ausnutzung durch die Arbeitgeber und den Bruch mit dem Arbeitszeitgesetz zu schützen.

Fazit

Mit der Rechtsprechung des EuGH wurde die Entwicklung der gesetzlichen Zeiterfassungspflicht in Deutschland in die Wege geleitet. Unternehmen profitieren davon, sich jetzt bereits um die geeigneten Systeme zu kümmern.

Durch digitale Zeiterfassungssoftware können sie dabei ab sofort von den vielen Vorteilen der Zeiterfassung Gebrauch machen. Dazu gehört eine Optimierung des Betriebs, eine effektivere Zeitplanung und Schutz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor Brüchen der Vertrags- und Arbeitsgesetzesvorgaben. (PS/mc/hfu)

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