Drucken im Homeoffice: Darauf sollten Arbeitnehmer achten
Hattingen – In Zeiten von New Work setzen viele Unternehmen auf Homeoffice und Remote-Work. Der Vorteil: Unternehmen sparen Kosten für Büroplätze ein und sprechen Bewerber landesweit an. Diese müssen ihren Wohnort im Falle der Remote-Work nicht verlassen. Unternehmen erreichen so qualifizierte Mitarbeiter, die sich andernfalls bei Konkurrenten bewerben würden.
Wer in den eigenen vier Wänden arbeitet, sollte insbesondere auf eine hohe IT-Sicherheit achten. Dies gilt auch in Bezug auf den Drucker im Homeoffice. Hier ist zu beachten: Auch Drucker sollten im Vorfeld von der jeweiligen IT-Abteilung des Unternehmens geprüft werden. Im Idealfall übernimmt diese auch die Installation des Druckers. So sinkt das Sicherheitsrisiko und sensible Unternehmensdaten werden geschützt.
Doch weshalb stellen Drucker eine Gefahr für die IT-Security dar? Wie schützt man sensible Daten? Und welcher Drucker eignet sich für das heimische Büro?
Warum Drucker im Home-Office eine Gefahr für die IT-Security sind
Wer sein neues Homeoffice einrichtet, erwirbt grundlegende Geräte wie einen Drucker sowie die passenden Patronen unter https://www.tonerpartner.de/. Mit Hilfe des Druckers können Mitarbeiter vertrauliche Inhalte eines Unternehmens, die per E-Mail versendet werden, zur Durchsicht ausdrucken.
Wichtig ist: Die Daten sind zu schützen. So sollte auch der Drucker hohe Sicherheitsstandards aufweisen. Andernfalls können Hacker sich einfach und schnell Zugang zum Gerät verschaffen und Daten auf diese Weise abgreifen. Problematisch ist es auch, wenn der Mitarbeitende die Daten an seine private E-Mail-Adresse weiterleitet und anschließend ausdruckt. Über den E-Mail-Provider erhalten unter Umständen Dritte Zugriff auf das Dokument.
Wie schützt man Unternehmensdaten beim Drucken?
Um sensible Daten zu schützen, sollten die Drucker in das betriebliche Sicherheitskonzept integriert werden. Hier gilt: Mitarbeitende im Homeoffice, die die Drucker eigenverantwortlich installieren, übersehen in vielen Fällen Sicherheitsrisiken. Sie sollten entsprechend geschult werden, um Unternehmensdaten optimal zu schützen. Zusätzlich sollte die IT-Abteilung des Unternehmens die Installation durchführen.
Einige Drucker weisen einen BIOS-Schutz auf. Darüber hinaus sollte die Firmware immer auf dem neuesten Stand sein. Sicherheitslücken entstehen häufig, wenn alte Geräte genutzt und keine Updates durchgeführt werden. Im Rahmen des Whitelistings werden vom Unternehmen nicht manipulierte Firmwares ermittelt und eingesetzt.
Standard-Passwörter sollten von den Mitarbeitenden deaktiviert werden. Die Netzwerkdrucker werden mit diesem angeliefert. Mit wenigen Klicks lassen sich individuelle Passwörter festlegen, die aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen sollten. Alle drei Monate sollten die Passwörter geändert werden.
Externe Zugriffe können ferner unterbunden werden, indem digitale Zertifikate, IPSEc und IPFiltering angewendet werden. In diesem Kontext dürfen Mitarbeiter nur freigegebene Devices drucken.
Mobile Drucker wiederum sollten durch eine PIN verfügen und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. Andernfalls ist das Risiko zu hoch, dass Dritte über das Smartphone Einblick in die Dokumente des Unternehmens erlangen.
Erledigte Druckaufträge sollten nie zweimal abrufbar sein. Deswegen setzen Unternehmen auf Verschlüsselungsprotokolle. Diese stellen sicher, dass die Druckaufträge nicht aus dem Druckerspeicher heraus abgefangen werden können.
Am besten verwenden Arbeitnehmer im Homeoffice Pull-Printing-Lösungen. Diese sorgen dafür, dass die Druckaufträge nicht in die Hände Dritter geraten. Denn die Aufträge werden in einer virtuellen Warteschlange platziert, die sicher ist. Das Dokument verbleibt hier, bis der Arbeitnehmer den Auftrag ausdruckt und die Abholung der Datei mit einer PIN, über einen QR-Code oder mit einem Passwort bestätigt.
Welcher Drucker lohnt sich für das Homeoffice?
Drucker für das Homeoffice sollten wenig Platz in Anspruch nehmen und einfach zu bedienen und zu warten sein. So können Laien die Geräte optimal verwenden und müssen keine Einarbeitungsphase einplanen. Zudem sollte es sich um kosteneffiziente Drucker handeln. Zu beachten sind nämlich nicht nur der Anschaffungspreis, sondern auch die laufenden Kosten für Papier und Druckerpatronen.
Moderne Drucker halten in der Regel integrierte innovative Security-Lösungen bereit. So reparieren sich Modelle zum Beispiel selbst durch einen Neustart und profitieren von einer Überwachung durch BIOS.
Das Fazit – Drucker sollten hohe Sicherheitsstandards erfüllen
Keine Frage: Unternehmen müssen ihre Daten schützen. Denn der Verlust der Unternehmensdaten kann sich negativ auf das Unternehmensimage auswirken – und darüber hinaus mit empfindlichen finanziellen Strafen einhergehen.
Mitarbeiter, die im Rahmen von New Work im Homeoffice arbeiten, sollten deswegen ausschließlich Drucker verwenden, die zuvor durch die interne IT-Abteilung des Arbeitgebers geprüft wurden. Im besten Fall installieren sie das Gerät nicht eigenverantwortlich, sondern lassen dieses von den IT-Fachkräften einrichten.
Lösungen wie BIOS schützen die sensiblen Geräte. Des Weiteren verfügen viele moderne Drucker über integrierte Sicherheitslösungen und reparieren sich zum Beispiel selbst mittels Neustart. (TP/mc/hfu)
