Auf Basis des Analytical Document Formats verwandeln In-Document-Analytics statische Dokumente wie Vertriebs- oder Geschäftsberichte in interaktive Dokumente mit integrierten Analysefunktionen. Nutzer können damit ohne Zusatzsoftware auch mobil direkt im Browser mit einer Datei arbeiten, die dynamische Reports, Charts und Dashboards enthält. Weiterer Vorteil: Für die Analyse der Daten direkt im Dokument ist keine Verbindung zum Unternehmensserver notwendig.
Vertriebsberichte, Reports zu Verkaufszahlen von Online-Shops oder Ladengeschäften, Auswertungen von Kundenaussagen oder elektronische Kontoauszüge – Firmen verteilen täglich Millionen von Dokumenten an interne und externe Mitarbeiter, Partner und Kunden. Diese Dokumente enthalten wertvolle Daten und Informationen, die sich innerhalb des Dokuments aber kaum auswerten lassen.
Aussendienstmitarbeiter beispielsweise sind viel unterwegs und können nicht überall auf das Internet zugreifen. Berichte oder Informationen der Kunden stehen ihnen häufig in Form von statischen PDF-Dokumenten zur Verfügung. Wenn sie diese Berichte analysieren und verstehen wollen, benötigen sie immer noch Stift, Papier und Taschenrechner. Häufig drucken sie das Dokument aus und ergänzen handschriftliche Notizen. Oder sie nutzen komplexe, benutzerdefinierte Excel-Sheets, um die gewünschte Interaktivität zu erreichen. Diese kundenspezifisch angepassten Anwendungen sind allerdings teuer und fehleranfällig.
Der zunehmende Einsatz von hochentwickelten Business-Intelligence-(BI)-Tools zur Analyse von grossen Datenmengen verändert aber die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und kommunizieren. Die heutigen Nutzer wollen mehr als nur statische Dokumente; sie wollen mit den Daten in den Dokumenten interagieren und arbeiten. Die Basis dafür bildet das Analytical Document Format (ADF). ADF-Dateien ermöglichen In-Document-Analytics und gehen damit weit über das PDF-Format hinaus.
Die Grenzen des PDF-Formats
Der offene PDF-Standard erlaubt es, elektronische Dokumente unabhängig von der ursprünglichen Anwendung, vom Betriebssystem oder der Hardwareplattform über einen geeigneten PDF-Reader originalgetreu wiederzugeben – natürlich auch auf mobilen Geräten. Die Anzeige am Bildschirm und der Ausdruck auf Papier erfolgen immer in dem vom Autor bestimmten Layout. Damit entfallen auch die typischen Konvertierungsprobleme wie veränderter Seitenumbruch oder falsche Schriftarten beim Austausch eines Dokuments zwischen verschiedenen Programmen. Neben Text, Bildern und Grafik kann eine PDF-Datei auch Hilfen zur Navigation innerhalb des Dokumentes enthalten. Dazu gehören etwa anklickbare Inhaltsverzeichnisse oder eine miniaturisierte Seitenvorschau.
Im Prinzip setzen alle Fachbereiche von Unternehmen heute auf PDF-Dokumente. Die Buchhaltung nutzt PDFs für den Rechnungsworkflow, der Vertrieb erstellt Angebote als PDF, das Marketing verfasst Broschüren und die Produktion setzt Stücklisten und Auftragsformulare ein. Weitere Beispiele: Der Versand erzeugt Lieferscheine und Packzettel und das Qualitätsmanagement nutzt Checklisten sowie Formulare auf PDF-Basis für seine Prozesse und zur Dokumentation. Das PDF-Format ermöglicht die konsistente und einheitliche Verteilung von Dokumenten, bietet aber generell eine begrenzte Interaktivität und keinerlei interaktive Analyse-Funktionalität.
Dokument 2.0: Das ADF-Format
Das ändert sich mit dem von Information Builders patentierten Standard Analytic Document Format (ADF), einer Weiterentwicklung der eigenen Active-Technologies-Technik. Der Übergang von PDF zu ADF ist mit dem Übergang vom Web 1.0 auf das Web 2.0 zu vergleichen, da ADF interaktive Elemente hinzufügt und der Benutzer direkt im Dokument Datenanalysen durchführen kann: Aus Dokument 1.0 wird Dokument 2.0.
Nutzer brauchen nicht mehr auf ein Portal zu gehen, um ihre Daten zu filtern. Sie sparen sich den Export der Daten nach Excel, wenn sie Berechnungen starten wollen. Und es ist nicht mehr notwendig, das Dokument zu drucken, um Transaktionen zu markieren oder einen Kommentar zu schreiben. Die Nutzer können all diese Tätigkeiten im Dokument selbst durchführen. Damit sind intuitive und interaktive Self-Service-BI-Auswertungen möglich. Mit Self-Service BI können auch Fachkräfte ohne technischen Hintergrund ihre eigenen Berichte generieren und Abfragen und Analysen ohne die Mithilfe von IT-Mitarbeitern starten.
Analyse direkt im Browser
Technisch kapselt eine ADF-Datei Schriften, Bilder, Texte, Diagramme, Dashboards, Daten und eine Analytic Engine, die interaktive Analysen und Visualisierungen ermöglicht, in ein festes Layout. In-Document Analytics besteht damit aus einer einzigen, in sich geschlossenen ADF-Datei, die komprimierte Daten, verschiedene Analyse-Ansichten und JavaScript-Steuerelemente für die Interaktion und die Arbeit mit den Daten enthält. Die Datei lässt sich einfach an eine grosse Anzahl von Benutzern verteilen, die dann direkt im Dokument klassische Analysefunktionen wie Aufzeichnen, Sortieren, Filtern, Berechnen, Drehen und Erstellen von Diagrammen umsetzen können.
Weil diese Features vollständig portabel und unabhängig von Servern sind, kann jeder Anwender mit komplexen Daten arbeiten, sie analysieren sowie Berichte, Diagramme und Dashboards erstellen, ohne Software wie Excel zu nutzen und ohne mit Enterprise-Systemen verbunden sein zu müssen. Die Bedienung erfolgt direkt im Browser auf jedem Gerät, sei es PC, Notebook, Tablet oder Smartphone – online und offline. Damit lässt sich das Analytical Document Format auch ohne Verbindung zu einem Unternehmensserver an jedem Ort nutzen, sei es im Zug, Flugzeug oder in einem Park, in dem es keine Internet-Verbindung gibt.
Darüber hinaus ist keine Reader-Software mehr notwendig, und das Layout des Dokuments passt sich automatisch jedem Gerät an (Responsive Design). Die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche erfordert keine Schulung, keine SDKs und keine Plug-Ins. Auch Netzkosten lassen sich einsparen, wenn Benutzer im Offlinemodus arbeiten.
Unternehmen können In-Document-Analytics problemlos an die Bedürfnisse unterschiedlicher Anwendergruppen anpassen, inklusive externer Partner. Damit ist es möglich, aus statischen Dokumenten wie Vertriebs- und Geschäftsberichten, Kontoauszügen von Kunden oder Rechnungen dynamische Dokumente mit integrierter Analyse und der Erforschung verbundener Daten zu erstellen. Bei elektronischen Kontoauszügen lassen sich dann beispielsweise Was-Wäre-Wenn- oder Investitionsanalysen durchführen.
Die heutige BI ist mobil, und die Benutzer müssen von überall auf ihre Analysedaten zugreifen. Daraus ergibt sich der Bedarf für ein portables, interaktives Analytical Document Format, das Layout- und Druck-Funktionen bietet. Die Nachfrage nach derartigen Dokumenten mit integrierten Analysefunktionen wird sich künftig weiter erhöhen. Daher wird ADF den PDF-Standard mittelfristig verdrängen – diese Prognose sei gewagt. (Information Builders/mc)
In-Document Analytics: Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
- Vereint Daten und Analytik-Engine in einer einzigen Datei.
- Komfortables und sicheres analytisches Dokument für die Auswertung von Daten.
- Keine zusätzliche Software erforderlich, Bedienung über einen Web-Browser auf einem beliebigen Computer oder mobilen Gerät.
- Umfangreiche Analysefunktionen: Diagramme, Sortieren, Fil-tern, Markieren, Berechnen, Roll-Up etwa von der Monats- auf die Jahressicht und Pivot-Tabellen für verschiedene Arten der Auswertung von Informationen.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Datenanalyse auch für Nutzer möglich, die wenig Erfahrung mit Tabellen besitzen.
- Offline-Modus: Keine Server-Verbindung notwendig; niedrigere Kosten für das Netzwerk.
- Einfache Bereitstellung von komplexen Unternehmensdaten.
- Hohe Sicherheit: Verschlüsselt und passwortgeschützt; die Gültigkeit des Dokuments kann zeitlich befristet werden.
- Bericht lassen sich verändern, ohne wiederholt auf Daten zugreifen zu müssen.