Fribourg – Mit der innovativen Lösung von ROOMZ hat die Bank am Bellevue ihre Verwaltung der Sitzungszimmer automatisiert und vereinfacht und so die Sitzungskultur verbessert. Die kabellosen Displays sind an den ExchangeKalender gekoppelt, zeigen bei jedem Sitzungszimmer automatisch deren Verfügbarkeit an und sind kinderleicht zu bedienen. Der ROOMZ Sensor ermöglicht zudem eine Reihe von neuen Funktionen wie die automatische Sitzungszimmer-Freigabe bei reservierten, aber nicht stattfindenden Meetings, die Analyse von Daten und mehr. Zur Finanzdienstleistungsgruppe Bellevue gehören die Bank am Bellevue AG und die Bellevue Asset Management AG mit verschiedenen Standorten weltweit. Die Informatik wird zentralisiert vom Hauptsitz in Küsnacht am Zürichsee aus betrieben.
Effizienz steigern beim Management von Sitzungszimmern
Stets auf Effizienzsteigerungen bedacht, rief das etwas handgestrickte Sitzungszimmer Management in der Liegenschaft in Zürich Holger Schultes, CIO Bank Bellevue AG und Bellevue Group, auf den Plan: «Im Januar 2018 haben wir am Rennweg ein neues Gebäude bezogen. Auf der einen Etage befinden sich ausschliesslich Sitzungszimmer. Die Verwaltung der Räume lief zu jenem Zeitpunkt komplett manuell. Aus den ExchangeKalendern wurden täglich Ausdrucke erstellt und an die Sitzungszimmer geklebt. Das war einerseits nicht mehr zeitgemäss, andererseits litt die Sitzungskultur darunter. Für mich gibt es nichts Schlimmeres, als wenn ich mit einem Besucher in ein besetztes Sitzungszimmer platze.» Um diesem Missstand entgegenzuwirken und die Verwaltung der Räume besser zu steuern, wünschte sich Holger Schultes eine automatisierte Lösung. Der CIO suchte kabellose Displays, die an ExchangeKalender gekoppelt sind und bei jedem Sitzungszimmer automatisch deren Verfügbarkeit anzeigen. Er führt aus: «Für mich waren in erster Linie die direkte Anbindung an die ExchangeKalender und die einfache Bedienung wichtig. Da wir viele Glaswände haben, musste die Lösung zudem kabellos funktionieren. Auch auf die Ästhetik lege ich viel Wert. Die Displays sollten chic sein und zu uns passen. Die eleganten Displays und der Funktionsumfang haben mich auf Anhieb überzeugt. Als ich die ROOMZ Displays sah, wusste ich gleich: Das ist die Lösung. Sie haben unsere Sitzungszimmerverwaltung vereinfacht und die Sitzungskultur verbessert.
Im Bankenumfeld ist auch Security ein wichtiges Thema. Dazu Holger Schultes: «Der klassische Banküberfall verlagert sich immer mehr in den digitalen Bereich. Deswegen prüften wir die DisplayLösung auch darauf hin, ob sie unseren Sicherheitsstandard erfüllt und entschieden uns für eine OnPremiseInstallation.»
Bestnoten für ROOMZ – ohne Aber
Holger Schultes bestellte die erforderlichen Displays. Per RemoteService installierte ROOMZ Mitgründer Patrick Terreaux am Hauptsitz in Küsnacht den Server und konfigurierte zusammen mit Holger Schultes die Lösung. Die einzelnen Displays nahmen der CIO und sein Team gleich selber in Betrieb.
Seither läuft die Lösung absolut einwandfrei und auch die Anwender sind sehr zufrieden damit, wie Holger Schultes bestätigt: «Die Front officeMitarbeiterinnen sind happy.» Nicole Kilgus, Mitarbeiterin Frontoffice bestätigt das: «Früher haben wir die Sitzungszimmer-Reservationen ausgedruckt und an die Räume geklebt. Änderungen haben wir mit Kugelschreiber vorgenommen. Wirklich aktuell waren die Eintragungen selten. Die ROOMZ Displays haben uns viel Arbeit abgenommen – die Mitarbeitenden buchen die Sitzungszimmer selber und alles läuft automatisch.» Für AdhocMeetings kann man freie Sitzungszimmer am Schild selbst direkt buchen oder bei vorzeitig beendeten Meetings die Räume wieder freigeben.
Mit den ROOMZ Displays spart man somit Zeit und optimiert Abläufe. Die Spezialisten von ROOMZ arbeiten professionell, zuverlässig, schnell und sind sympathisch. Wir sind sowohl mit der Lösung als auch mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden – ohne Aber.»
ROOMZ Lösung mit integrierten Sensoren
Sehr interessiert zeigt sich Holger Schultes auch am intelligenten ROOMZ Sensor, der eben eingeführt wurde und eine Reihe von neuen Funktionen ermöglicht: die automatische SitzungszimmerFreigabe bei reservierten, aber nicht stattfindenden Meetings, die Analyse von Daten und eine nützliche Übersicht, wo ein Sitzungszimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei wäre. «Die Integration der Sensortechnologie in die Lösung erlaubt uns, das ROOMZ Portfolio zu einem Ökosystem zu erweitern», freut sich Holger Schultes. (ROOMZ/mc/ps)
ÜBER Bank am Bellevue
Die Bellevue Group mit Sitz in Küsnacht am Zürichsee ist eine unabhängige Schweizer Finanzgruppe mit Fokus auf Wealth Management und Private Banking. Zum Unternehmen gehören die Bank am Bellevue AG und die Bellevue Asset Management AG mit Standorten in Zürich, Frankfurt (StarCapital AG), New York, London und auf Curaçao, wo einer der weltweit grössten Biotech-Fonds betreut wird. Weitere Informationen: www.bellevue.ch
ÜBER ROOMZ
ROOMZ SA hat ein Reservations- und Verwaltungstool namens «ROOMZ» für die effiziente Verwaltung von Sitzungszimmern entwickelt, welches einfach in Exchange, Office 365, Google Calendar und andere Reservationssysteme integrierbar ist. Die stilvolle, digitale Beschilderung überzeugt nicht nur mit elegantem Design; sie kommt auch zu 100% ohne Kabel aus und fügt sich somit in jedes bestehende Büroumfeld harmonisch ein. In der Schweiz setzen bereits über 300 zufriedene Kunden die Lösung ein – unter ihnen so klingende Namen wie die ETH Zürich, die Frankfurter Bankgesellschaft, die Mobiliarversicherung, die Bank am Bellevue, Schweizerisches Rotkreuz und viele mehr. Heute beschäftigt ROOMZ 10 Mitarbeitende am Firmensitz in Fribourg und stösst aktuell auch in den deutschen und französischen Markt vor. Weitere Informationen: www.roomz.io