Steffen Lorenz, Principal Consultant, Software AG (Foto: Software AG)
Zürich – Neue Technologien verändern derzeit massiv das Verhalten von Kunden und Mitarbeitern. Dies hat Auswirkungen auf Verkaufskanäle, nachgefragte Produkte und Services. Gleichzeitig verändern sich die Erwartungen der Mitarbeiter hinsichtlich der Gestaltung und des Managements der Arbeitsabläufe.
Autor: Steffen Lorenz, Principal Consultant, Software AG
Modernes Geschäftsprozess-Management (Business Process Management – BPM) greift die neuen Technologien auf, um diese Bedürfnisse zu befriedigen und das Unternehmen agiler und effizienter zu machen. Als Reaktion auf die ständig neuen Herausforderungen versuchen Banken ihre internen und externen Prozesse in Richtung des Zielbildes „Digital Enterprise“ zu entwickeln. Hiermit ist die vollständige Automatisierung der Prozesse einschliesslich der Integration in die vorhandenen IT-Systeme gemeint. Durch diese Digitalisierung können Banken flexibler (agiler) auf die wachsende Dynamik und Komplexität reagieren, effizienter (kostengünstiger) arbeiten und gleichzeitig ihren Marktanteil und die Kundenbindung erhöhen.
Vier Megatrends aus der IT wirken dabei als Katalysator für die Entwicklung in Richtung Digital Enterprise:
- Social Collaboration,
- Mobile Computing,
- Cloud Computing und
- Big Data.
Diese Megatrends verändern die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren, interagieren und zusammenarbeiten. Im privaten Bereich haben sich insbesondere Social Collaboration (z.B. Facebook, Xing) und Mobile Computing (mit Smartphones und Tablets) bereits einen festen Platz erobert. Nun drängen diese Technologien immer stärker in die Unternehmen.
Stärkere Beteiligung der Mitarbeiter durch Zusammenarbeit in Sozialen Netzen
Die Überführung der Bank in ein Digital Enterprise erfordert ein aktives und umfassendes Geschäftsprozessmanagement. In der Vergangenheit war Geschäftsprozessmanagement häufig auf das Zeichnen von Prozessketten mit einem einfachen BPM-Tool beschränkt. Dabei wurde von den Experten versäumt, den betroffenen Mitarbeiter nachhaltig einzubeziehen und den Geschäftsprozess stetig weiterzuentwickeln. Daher versucht modernes Geschäftsprozessmanagement, den Mitarbeiter durch Social Collaboration stärker zu beteiligen. Möglich wird dies durch die grundlegende Neugestaltung und funktionale Erweiterung des BPM-Tools.
Zukünftig kann das BPM-Tool über den Browser von jedem Rechner in der Bank aufgerufen werden. Damit kann jeder Mitarbeiter das BPM-Tool nutzen, wenn er einen bestimmten Prozess bearbeitet oder sich dafür interessiert. Die stark vereinfachte Benutzeroberfläche zeigt dem Mitarbeiter je nach Rolle und Aufgabe nur noch solche Informationen, die für ihn relevant sind bzw. die er bearbeiten darf. Dem Team- oder Abteilungsleiter werden beispielsweise im Prozessportal nur eine Übersicht zu den Prozessen sowie aus der Produktion die wichtigsten Prozesskennzahlen seines Bereiches angezeigt. Ein Sachbearbeiter bekommt die für seine Arbeit relevanten Prozessdetails und Arbeitsanweisungen auf den Bildschirm. Allen Mitarbeitern werden im BPM-Tool moderne Kollaborationstechniken angeboten, die aus sozialen Netzwerken bekannt sind. Dazu zählen z.B. Diskussionsgruppen, Projektbereiche, Microblogging, Ratings und Content Tags. So können sich Mitarbeiter über aktuelle Veränderungen informieren lassen oder sich aktiv an der Gestaltung bzw. Optimierung des Prozesses beteiligen. Starke Governance-Mechanismen verhindern, dass Mitarbeiter unberechtigt einen Prozess sehen oder verändern können. Auch die Nutzung mobiler Endgeräte wird unterstützt. Dem Mitarbeiter wird so ermöglicht, sich z.B. auf dem Nachhauseweg in der U-Bahn noch mal einen Prozess bzw. die heute erreichten Kennzahlen anzusehen oder während der Geschäftsreise schnell noch einen Verbesserungsvorschlag in eine Diskussionsgruppe einzustellen.
Optimierung der internen Abläufe
Der grösste Vorteil moderner BPM-Tools liegt in der Optimierung der internen Abläufe durch die Nutzung von Kollaborationstechniken, die E-Mails ersetzen. Analysen gehen davon aus, dass bis zu 25% der Arbeitszeit von Wissensarbeitern durch den Verzicht auf E-Mails eingespart werden kann. Dies reduziert Kosten und beschleunigt den Prozess. Zudem kann die Bank das Wissen der vielen beteiligten Personen (Stichwort: Wisdom of the Crowd) viel besser nutzen. So wird der Prozess qualitativ deutlich besser als bei der Gestaltung durch ein kleines Expertenteam. Auch die Bekanntheit und Akzeptanz des Prozesses kann deutlich gesteigert werden. Schliesslich wird die Motivation der Mitarbeiter erhöht, weil sie am Arbeitsplatz die gleichen Kommunikationsprinzipien anwenden können wie im Privaten und nicht mehr das Gefühl haben, in der täglichen E-Mail-Flut unterzugehen. (Software AG/mc/hfu)
Über Software AG
Die Software AG hilft Unternehmen, ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen. Mit den Technologien des Unternehmens für Big Data, Integration und Geschäftsprozessmanagement steigern Unternehmen ihre Effizienz, modernisieren ihre Systeme und optimieren ihre Prozesse, um qualifizierte Entscheidungen zu treffen und einen besseren Service zu erbringen. Seit mehr als 40 Jahren steht das Unternehmen für Innovationen, die sich am Nutzen für den Kunden ausrichten. Mit den Produktfamilien Adabas und Natural, ARIS, Terracotta, webMethods, Alfabet und Apama ist das Unternehmen führend in 15 Marktsektoren. Die Software AG beschäftigt ca. 5.300 Mitarbeiter in 70 Ländern und erzielte 2012 einen Umsatz von 1,05 Milliarden Euro.