OpenText-Stude: Content Management lohnt sich

OpenText-CEO John Shackleton.

Baden – Im Rahmen der Studie, die OpenText mitfinanzierte, wurden über 450 IT-Experten und Manager von Fachabteilungen befragt. Eine der wichtigsten Ergebnisse dieser Befragung ist die Aussage, dass die Produktivität der Anwender um 30 Prozent steigt, wenn sie interne Informationen und Dokumente genauso einfach und schnell finden, wie dies im Web möglich ist.

Ferner gaben die Befragten an, dass sich die Qualität im Kundenservice und die Antwortzeiten um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt direkt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen zugreifen und sie untereinander austauschen können. Um die Plausibilität der gemachten Angaben zu stützen, vergleicht die Studie die Erwartungen der Befragten, die noch nicht in ECM investiert haben, hinsichtlich des Verbesserungspotenzials durch ECM mit den Erfahrungen derjenigen, die solche Systeme bereits im Einsatz haben. Zu den untersuchten Gebieten mit Verbesserungspotenzial zählen unter anderem Produktivität, Kundenservice, Zusammenarbeit und Storage.

Zu den weiteren Optimierungspotenzialen gehören:

• Die Produktivität in der Administration lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.
• Der Wechsel zu einer rein elektronischen Ablage von Informationen senkt den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 Prozent auf 5,9 Prozent, was einer 60-prozentigen Reduzierung entspricht.
• Die Grösse der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder sogar um die Hälfte senken, wenn jedes Dokument und jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert wird.
• Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für grössere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert die Effizienz von Projekten hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.
• Die Befragten gaben an, dass sich Mitarbeiterproduktivität und -engagement aus ihrer Sicht durch den Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen um etwa 18 Prozent erhöhen lassen.
• Die Effizienzsteigerung durch den umfassenden mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

Grosse Herausforderungen
Spiegelbildlich zum Nutzenpotenzial von ECM-Technologien zeigt die Studie die grossen Herausforderungen auf, denen Unternehmen aufgrund der Menge an Dokumenten und Inhalten auf gemeinsam genutzten Dateiverzeichnissen, in E-Mails, auf Laptops und mobilen Geräten sowie in Papierakten gegenüberstehen. 61 Prozent der Befragten gaben an, dass das Unternehmenswissen in einem schlecht verwalteten Umfeld als erstes leidet. Einem Unternehmen droht dadurch der Verlust seiner Wettbewerbsposition, da schlechtere Entscheidungen gefällt werden und sich keine dem Unternehmen zugängliche Expertise aufbauen lässt. Auch die Innovationskraft nimmt bei mangelnder Zusammenarbeit und eingeschränktem Wissensaustausch Schaden, von den Auswirkungen auf die Produktivität durch ineffiziente Informationsbeschaffung ganz zu schweigen.

Sorgenkind Compliance
Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls grosse Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen, während 66 Prozent unter einem schlechten und kostspieligen Bild in der Öffentlichkeit litten. Mehr als ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese Daten an einen Wettbewerber oder die Presse weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der grössten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar „verheerend“.

Die Studie ist als Teil der OpenText Thought Leadership-Reihe erhältlich. Weitere Informationen sind unter www.domorewithyourcontent.com abrufbar. Ausserdem stellen Doug Miles und James Latham die Studienergebnisse in einem aktuellen OpenText News Podcast vor. (OpenText/mc/ps)

Über OpenText
OpenText, ein führender globaler ECM-Anbieter, unterstützt Unternehmen beim Management von geschäftsrelevanten Inhalten und der vollen Erschliessung des damit verbundenen Nutzenpotenzials. OpenText verfügt über zwei Jahrzehnte Erfahrung in diesem Bereich und unterstützt 100 Millionen Anwender in 114 Ländern. In Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern bringt OpenText die besten ECM-Experten – die Content Experts™ – an einen Tisch, so dass Unternehmen das Wissen ihrer Organisationen erfassen und erhalten, den Markenwert steigern, Prozesse automatisieren, Risiken minimieren, Compliance-Auflagen erfüllen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können.