Organisationstools im Überblick: Mehr Struktur und Effizienz in Ihrem Alltag
Cambridge – Sie gehören zu den Menschen, die beim Blick auf die Uhr feststellen, dass der Tag nicht genug Stunden hat? Springen Sie im Alltag von Aufgabe zu Aufgabe und fühlen Sie sich von dem wachsenden Chaos in Ihrem Terminkalender erdrückt?
Dann wird es allerhöchste Eisenbahn, mit der Digitalisierung Schritt zu halten und auf Organisationstools zu setzen. Mit Ihnen strukturieren Sie Ihre Aufgaben, verbessern die Kommunikation innerhalb des Teams und haben einfach mehr vom Tag.
Schluss mit lästigem Terminstress
Kaum jemand hat heutzutage noch eine freie Minute im Alltag. Vollgepackte Terminkalender, zahlreiche Meetings und Deadlines – der Alltag vieler Menschen ist geprägt von zeitlichen Verpflichtungen. Das Problem? Niemand kann alle Termine im Gedächtnis behalten. Also muss ein Organisationstool her, welches dabei hilft, die Termine zu organisieren und die Zeit optimal zu nutzen.
Denken Sie jetzt gerade an einen handschriftlichen Kalender? Nun ja, da gibt es deutlich praktischere praktische Lösung, um Ihren Arbeits- und Privatalltag optimal zu strukturieren – den Online Termin Planer. Denn handschriftliche Notizen erinnern Sie nicht automatisch an einen bevorstehenden Termin, während das Organisationstool von Hubspot Ihnen automatische E-Mail-Benachrichtigungen sendet. Damit geht Ihnen sicherlich kein Termin mehr durch die Lappen.
Zusätzlich können Sie Ihren Terminkalender per E-Mail an Freunde oder Geschäftspartner senden, sodass diese direkt einen freien Termin buchen können. Damit hat das lästige Hin- und-Her Schreiben per E-Mail ein Ende und wichtige Details werden direkt im Online-Meeting besprochen.
Gemeinsam mit anderen Teammitgliedern an Projekten arbeiten
Spätestens wenn mehrere Beteiligte an einem Projekt arbeiten, ist ein Projektmanagement-Tool unerlässlich. Gemeinsam lassen sich Aufgaben und Projekte strukturieren, sodass alle Teilnehmer einen Überblick über die aktuellen Aktivitäten erhalten. Diese Organisationstools glänzen durch unterschiedliche Funktionen zur Organisation von Projekten.
So können beispielsweise anstehende Aufgaben in einer übersichtlichen Tabelle festgehalten und nach Priorität und Fristen sortiert werden. Durch das Anlegen einzelner Meilensteine erhalten alle Beteiligten zudem einen klaren Fahrplan für das Projektvorhaben. Zusätzlich kann jedes Teammitglied eigene To-do-Listen erstellen sowie Fortschritte dokumentieren und mit anderen teilen. Zum Planen, Überwachen und Managen hat sich vor allem Asana durchgesetzt.
Wichtige Notizen immer zur Hand
Kennen Sie noch die kleinen, klebenden Notizzettel, die vielleicht sogar Ihren Computerbildschirm schmücken? Wenn ja, wissen Sie, wie schnell diese kleinen Zettelchen verloren gehen können oder das Zettelchaos schnell unübersichtlich wird. Schluss damit! Setzen Sie heutzutage lieber auf digitale Notizbücher. Diese virtuellen Helferlein helfen Ihnen, Ideen, To-do-Listen oder wichtige Informationen festzuhalten – ohne lästige Zettelwirtschaft.
So können Sie beispielsweise bei Evernote mit nur wenigen Klicks Ihre Gedanken festhalten und diese mittels Tags markieren. Warum? Über die Eingabe des Tags in die Suchfunktion finden Sie die notwendigen Informationen sofort wieder. Überdies besteht die Möglichkeit, über die Synchronisationsoption mehrere Geräte miteinander zu verbinden, so haben Sie jederzeit Zugriff auf die Notizen.
Die Kommunikation muss auch im Home-Office sichergestellt sein
Spätestens mit der Corona-Pandemie und dem daraus resultierenden Home-Office (welches weltweit gut angenommen wurde) sind Kommunikationstools unerlässlich! Um wichtige Fragen zu klären, war es zu diesem Zeitpunkt schlicht unmöglich, dem Schreibtisch seines Arbeitskollegen einen Besuch abzustatten. Mit diesem innovativen Organisationstools war es plötzlich möglich, in Echtzeit mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren und so den Austausch zu erleichtern.
Mit Tools wie Microsoft Teams können Sie nicht nur Nachrichten senden und empfangen, sondern auch Dateien teilen, Besprechungen durchführen und Aufgaben delegieren. Unternehmen haben diese Tools fortan zunehmend in den Arbeitsalltag integriert, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dadurch entfällt das lästige Hin-und-Her per E-Mail oder der vielleicht ins Leere laufende Telefonanruf.
Fazit – Kommunikationstools sind ein Segen für das Arbeits- und Privatleben
In dieser digitalen Welt ist es höchste Zeit, Organisationstools in Ihren Alltag zu integrieren, um sowohl Ihre Produktivität als auch Effizienz zu steigern. Mit den vorgestellten Tools können Sie Ihren Zeitplan optimal verwalten, effektiv in Projekten zusammenarbeiten, wichtige Notizen sicher speichern und die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessern. Also lehnen Sie sich zurück und geniessen Sie mehr Struktur im Arbeits- und Privatleben. (Hubspot/mc/hfu)
