Thomas Koller und Marcel Yünkes: Digitalisierungsansätze für KMU – und wie MyOBT dabei hilft
Zürich – Digitalisierung – ein aktueller Trend, der schon lange keine Neuigkeit mehr ist. Es gibt einen branchenübergreifenden Konsens, dass nur wer sich damit auseinandersetzt, eine Chance auf zukünftigen Erfolg hat. Und obwohl dieses Credo bereits auch in den entlegensten Orten der Industrienationen angekommen ist, wissen viele Unternehmen noch immer nicht, wie sie den geänderten Anforderungen gegenübertreten sollen. Die OBT AG stellt sich den internen und externen Herausforderungen der Digitalisierung systematisch: Einmal im Monat treffen sich die beiden Strategen von OBT – Thomas Koller, VR-Präsident, und Marcel Yünkes aus dem Fachbereich Informatik – und stecken zu diesem Thema die Köpfe zusammen. Gemeinsam besprechen sie aktuelle Fragestellungen, identifizieren mögliche Stolpersteine und erarbeiten praxisnahe Lösungsansätze.
Marcel: Digitale Transformation – auch bei OBT stellen wir uns dem Thema und möchten unsere Kunden beim Schritt in die Digitalisierung unterstützen. Schon seit 17 Jahren bieten wir verschiedenste Informatik-Dienstleistungen an. Klar ist aber auch, dass niemand ein Patentrezept für die Digitalisierung hat. Jeder spricht davon, aber was ist die digitale Transformation überhaupt und wie kann ein KMU das Thema Digitalisierung anpacken?
Thomas: Ja, das stimmt. Die digitale Transformation beschäftigt viele kleine und mittlere Unternehmen. Die Umsetzung ist eine Herausforderung, denn viele wissen nicht so recht, wie man das Thema konkret angeht und wo man am besten beginnt. Man hört nur Digitalisierung – und hat das Gefühl man steht vor einem riesigen Berg. Wichtig ist, dass man vor dieser Thematik keine Angst hat. Es empfiehlt sich, mit kleinen Schritten zu beginnen. Je nach Branche können das ganz unterschiedliche Schritte sein – zum Beispiel die Präsenz mit Inhalten auf Social Media, die Kommunikation mit Kunden über diese Kanäle oder auch das Anbieten eines Webshops. Das sind schon erste Schritte in Richtung Digitalisierung, bevor man sich in ein riesiges Projekt stürzt und alle Prozesse auf einmal digitalisieren will.
„Viele haben grossen Respekt vor der digitalen Transformation und wissen nicht genau, wo man ansetzt. Es ist schlau, mit kleinen Schritten zu beginnen.“ – Thomas Koller
Marcel: Schritt für Schritt den Weg in die Digitalisierung zu wagen ist ein guter Input für KMU. Auch wir bei OBT haben nicht gleich den «Big Bang» gemacht. Heute arbeiten wir auf ganz unterschiedliche Arten mit unseren Kunden zusammen. Da gibt es die einen, die noch alle Rechnungen sammeln, abheften und per Post an uns schicken, und mit anderen kommunizieren wir komplett digital über verschiedene Tools.
Thomas: Hier muss man versuchen, die Sicht der Unternehmen einzunehmen, und zu schauen, in welchem strukturellen Umfeld sie sich befinden. In einigen Branchen ist es gut möglich, alle Abläufe digital abzuwickeln. Um die digitalen Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen, müssen aber auch die strukturellen Rahmenbedingungen stimmen. Meine Erfahrungen bei Digitalisierungsansätzen für KMU Formatiert: Schriftart: (Standard) MS Gothic, (Asiatisch)MS Gothic, Kursiv, Schriftfarbe: Grauer, Schriftart fürkomplexe Schriftzeichen: MS Gothic, Kursiv
zeigen, dass die kleinen und mittleren Unternehmen in den externen Prozessen schon sehr gut in diese Richtung unterwegs sind. Bei den internen Abläufen können sie aber gar nicht mithalten. Ein Beispiel: Es nützt wenig, wenn man einen tollen Webshop hat, bei dem die Kunden online bestellen können, wenn im Hintergrund dann die Bestellungen oder die Inventur mittels Strichlisten abgewickelt werden. So hat mir kürzlich ein Kunde erzählt, dass er einen gut funktionierenden Webshop hat, aber seine Bestellungen bei seinen Lieferanten immer noch per Fax erfolgen.
Marcel: Viele Unternehmer sind privat digital unterwegs. Sie geniessen die Vorteile der digitalen Vernetzung und der schnellen Kommunikation. Paradoxerweise aber nutzen sie die digitalen Tools nicht in ihrem Arbeitsalltag. Ich denke, teilweise ist der Anpassungsdruck in vielen Branchen noch zu niedrig. Zusätzlich sind die Systeme häufig noch nicht so weit. Was nützt es, wenn mein Unternehmen alles digital bereitstellt, aber meine Kunden und Lieferanten nicht die Infrastruktur haben, um die Informationen und Dokumente abzuholen?
Thomas: Da stimme ich dir zu. Man muss immer schauen, welche Art von Digitalisierung wo überhaupt Sinn macht. Mit welchem Kundensegment habe ich es zu tun und was wird erwartet? Genau hier helfen die OBT Berater mit ihrem langjährigen Know-how weiter. Gewisse Geschäftsprozesse können auch gar nicht bis zum Schluss digitalisiert werden, das ist klar. So wird sich wahrscheinlich das Haareschneiden nie voll und ganz digitalisieren lassen. Aber eine gute Möglichkeit, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern und Kunden zu binden, wäre das ganze Drumherum zu digitalisieren. Bleiben wir beim Beispiel Coiffeur: Dort kann am Anfang die Terminsuche und die Bezahlung digitalisiert werden. So kann ich als Kunde von unterwegs schnell und einfach einen Termin buchen und mir auch noch eine Erinnerung senden lassen. Das ist eine super Lösung für Kunden, welche so viel unterwegs sind wie ich.
Marcel: Unser Digitalisierungsbeispiel ist MyOBT – ein Portal, über das wir mit dem Kunden hauptsächlich digital kommunizieren. Für den Kunden ergeben sich Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich effizienter gestalten. Der ganze Informationsaustausch läuft online. Sowohl der Kunde als auch der Berater von OBT haben jederzeit Zugriff auf die Informationen und Daten. Dadurch gibt es keinen Medienbruch und das Ausdrucken, Einscannen oder auch Verschicken entfällt. Auf diese Weise stellen wir den digitalen Austausch mit dem Kunden sicher. Wir haben auch die Möglichkeit, den ganzen Dokumenten-Workflow mit dem Kunden abzubilden. Das heisst, wir wissen immer, wo der Kunde im Prozess steht – und der Kunde weiss, wo wir stehen. Zum Beispiel bei der Übernahme einer Lohnadministration muss uns der Kunde rechtzeitig die entsprechenden Informationen wie Gehaltsmutationen oder die Stundenanzahl von Teilzeitkräften bereitstellen. Durch die Eröffnung eines Ablaufworkflows werden automatisch die entsprechenden ToDos erstellt. So wird der Kunde rechtzeitig erinnert, die entsprechenden Informationen zur weiteren Bearbeitung online zur Verfügung zu stellen.
„MyOBT ist ein Kundenportal, über das mit dem Kunden digital kommuniziert wird. Für den Kunden ergeben sich dadurch Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich effizienter gestalten.» – Marcel Yünkes
Thomas: MyOBT stellt nicht nur die Digitalisierung in den Kundenprozessen sicher. Es ist einfach, selbsterklärend und praktisch. So können auch Lieferanten- und Kundenrechnungen verwaltet sowie die Buchhaltung optimiert werden. Die Kommunikation erfolgt direkt und in Echtzeit. Daraus ergibt sich eine maximale Effizienz und höchste Transparenz. MyOBT ist dabei die Schnittstelle zwischen Kundensystem und der Dienstleistung von OBT. Der Mehrwert für unsere Kunden ist das Wichtigste, so sollen die kundeninternen Prozesse vereinfacht und standardisiert werden können.
Marcel: Selbstverständlich ist uns bewusst, dass es bei solchen Abläufen viele sensible Daten gibt. Gehalts- oder Finanzdaten werden ungern per E-Mail übermittelt. Durch eine Zwei-Stufen-Authentifizierung gewährleisten wir einen maximalen Sicherheitsstandard. Zusätzlich kann genau definiert werden, welcher Mitarbeitende im Unternehmen Zugriff auf welche Daten hat. Die Integration aller Daten macht MyOBT so besonders. Mit unserer digitalen Lösung sind wir in der Schweiz im Umsetzen von digitalen Businessprozessen weit vorne dabei. Egal an welchem Punkt der Digitalisierung sich ein KMU befindet – OBT unterstützt sie, das Thema Digitalisierung Schritt für Schritt anzupacken.
Lesen Sie im nächsten Beitrag, wie eine Digitalisierungsstrategie für ein KMU aussehen könnte. Thomas Koller und Marcel Yünkes sprechen über die Chancen und Gefahren der Digitalisierungsstrategien. Wir lesen uns!
