München – Aufsichtsräte haben oftmals nicht nur eines, sondern mehrere Mandate. Je mehr Gremienerfahrung ein Aufsichtsratsmitglied hat, desto qualifizierter ist er oder sie für weitere Mandate. Doch bei Doppel- und Mehrfachmandaten stellt sich zunehmend die Frage der Arbeitsorganisation. Denn die Sitzungen der verschiedenen Mandate müssen entsprechend vor- und nachbereitet werden.
Von Dr. Carola Rinker*
Bei einer umfangreichen Agenda für die anstehende Sitzung des Aufsichtsrates werden im Voraus zahlreiche Unterlagen geteilt. Wie dies schnell, übersichtlich und vor allem sicher gelingt, wird im Folgenden aufgezeigt.
Effiziente Sitzungsvorbereitung
Vor der Sitzung müssen die Unterlagen rechtzeitig an die Mitglieder des Aufsichtsrates übermittelt werden. Je umfangreicher die Unterlagen sind, desto mehr Zeit muss für die Sitzungsvorbereitung eingeplant werden. Häufig ist in der Praxis das Problem, dass die Unterlagen nicht alle gesammelt einmal an den Aufsichtsrat übermittelt werden. So werden möglicherweise noch weitere Informationen und Anlagen ergänzt, was häufig zu einer Flut von E-Mails führt. Wenn einzelne Dokumente dann auch noch aktualisiert übermittelt werden, entfällt viel Zeit auf vermeidbare Arbeitsschritte: Das betroffene Aufsichtsratsmitglied muss vor der Sitzung erst alle relevanten Unterlagen herausfiltern. Insbesondere bei umstrittenen Themen oder Zeitdruck für eine treffende Entscheidung ist dies ein besonders unerwünschter Umstand.
Für Aufsichtsräte mit Mehrfachmandat sind derartige Ineffizienzen besonders schwierig. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Sitzungen der verschiedenen Mandate jeweils in einem ähnlichen Zeitraum stattfinden.
Wie geeignete Tools die Arbeit erleichtern können
Um die erläuterten Probleme zu vermeiden, bietet sich die Nutzung einer entsprechenden Board-Software an. Die Implementierung einer Software reduziert das E-Mail-Aufkommen erheblich. So können die Unterlagen direkt in der Software allen Aufsichtsräten zur Verfügung gestellt werden.
Für Aufsichtsräte hat dies beispielsweise den entscheidenden Vorteil, dass alle relevanten Unterlagen für die nächste Aufsichtsratssitzung in einem System abgerufen werden können. Darüber hinaus können eigene Notizen direkt in den zur Verfügung gestellten Dateien vorgenommen und entsprechend für die eigene Dokumentation abgespeichert werden. Anstatt die Dokumente für die verschiedenen Mandate erst entsprechend aus den vielen Mails herauszusuchen und im richtigen Ordner auf dem Laptop zu speichern, kann diese Zeit für die inhaltliche Vorbereitung der Sitzung verwendet werden.
Für Aufsichtsräte mit Mehrfachmandat hat dies auch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Wenn die Unternehmen die gleiche Board-Software verwenden, haben sie alle Unterlagen der verschiedenen Mandate in einer Software. Dies kann Ihnen im Arbeitsalltag erheblich Zeit und Nerven sparen, da Sie nur mit einem Portal arbeiten müssen.
Digitalisierung der Gremienarbeit in Zeiten der Pandemie
Wie die Praxis immer wieder zeigt, werden insbesondere in einer schwierigen wirtschaftlichen Lage des Unternehmens Dokumente erst kurz vor der Aufsichtsratssitzung zur Verfügung gestellt. Häufig werden diese Unterlagen mehrmals überarbeitet und mehrfach an die Aufsichtsräte übermittelt. Da gerade in einer Unternehmenskrise jedoch mehr Sitzungen stattfinden, erhöht sich die Arbeitsbelastung für Aufsichtsräte erheblich. Dann sorgt die Implementierung einer Board-Software nicht nur für die Effizienzsteigerung der Aufsichtsratsmitglieder, sondern auch für eine Arbeitsentlastung vermeidbarer Tätigkeiten. (Brainloop/mc/hfu)
*Dr. Carola Rinker ist Unternehmensberaterin und Coach mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen. Die Bilanzexpertin ist Aufsichtsratsvorsitzende der Lukas Bischof Hochschulberatung AG. Ihr Wissen vermittelt die Volkswirtin unter anderem in (Online-)Seminaren und Einzel-Coachings an Aufsichtsräte, Gesellschafter und Investoren.