Dokumenten-Management: Nachhaltige Strategien oft vernachlässigt

Obwohl in Unternehmen bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes für das Dokumentenmanagement ausgegeben werden, setzen lediglich 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen in diesem Bereich auf eine nachhaltige Strategie. Eine strategische Herangehensweise an das unternehmensweite Dokumentmanagement oder das Outsourcing der dazugehörigen Aufgaben bietet Unternehmen kurz- und langfristige Vorteile: Kostensenkungen, geringere Umweltbelastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine bessere Ressourcenverteilung. Somit können sich Führungskräfte besser auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäftes konzentrieren.

Verschenktes Potenzial
60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77 Prozent, sind sich der Einsparungsmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der Befragten – 32 Prozent – über deren Höhe völlig im Unklaren. Durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent möglich. Der Studie zufolge verschenken viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des Unternehmens.

Zuständigkeiten zu wenig geregelt
Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in europäischen Unternehmen nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für diesen Bereich. Die Mehrzahl der Befragten in Deutschland sagt, dass in ihrem Unternehmen die Verantwortung für den Bereich Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60 Prozent der Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei gaben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der Verantwortung für das Dokumentenmanagement übernähmen. Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.

Steigerung der Produktivität und Dokumentensicherheit
«Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweite Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt», erklärt Simon Sasaki, CEO von Ricoh Europe. «Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie negative Auswirkungen auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben sowie die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumentenmanagement einem leitenden Angestellten übertragen. Die Effizienz dieses Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln steigern und Ricoh bietet seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener Lösungsanbieter steigern wir bei unseren Kunden die Produktivität und Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre Arbeitsabläufe rund um das Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse jeder einzelnen Abteilung.»

Document Governance in der Praxis
– Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit über 2.000 Mitarbeitern in Deutschland wollte die Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die Standardisierung der Druckinfrastruktur im Rahmen einer umfassenden Gesamtlösung konnte Ricoh die Kosten für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.

– Eine Supermarktkette in Grossbritannien und Nordirland mit 502 Filialen und 209 Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen des Druck- und Kopieraufkommens, verfügte jedoch nur über eine teure und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller Druckdienstleistungen an Ricoh konnte das Unternehmen innerhalb von drei Jahren eine halbe Million Britische Pfund einsparen. In einer zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der Arbeitsplatzdrucker durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500.000 Britische Pfund eingespart.

– Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30.000 Beschäftigten wollte seine Supply Chain optimieren. Die Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele Ressourcen. Bei diesem komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro pro Jahr für den Versand von 4,5 Millionen gedruckter Rechnungen an. Im Rahmen einer Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuert Ricoh die Umstellung von der gedruckten zur elektronischen Rechnung und übernahm das gesamte Druckmanagement der Rechnungsstellung. Über die kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise drei Millionen Euro erzielt werden. (ricoh/mc/ps)

Über den «Ricoh Document Governance Index»
Der «Ricoh Document Governance Index» wurde für Ricoh Europe vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research im Rahmen von 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und grosser Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien in allen Teilen Europas ermittelt. Die Interviews fanden in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Grossbritannien und Nordirland statt. Die Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 statt. Die Erhebung wurde so durchgeführt, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden konnten.

Über Ricoh Company
Die Ricoh Company, Ltd. («Ricoh Company») ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich auf die Märkte für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck spezialisiert hat. Das Unternehmen beschäftigt über 108.500 Mitarbeiter in den Regionen Europa, Nord- und Südamerika, Asien-Pazifik, China und Japan. Der Hauptsitz des Konzerns befindet sich in Tokyo (Japan).

Die Ricoh Europe Plc ist eine Kapitalgesellschaft und EMEA-Hauptquartier der Ricoh Company mit Sitz in London im Vereinigten Königreich und in Amstelveen in den Niederlanden. Der EMEA-Verbund umfasst mehr als 35 Tochterunternehmen.

In dem am 31. März 2009 abgeschlossenen Geschäftsjahr erwirtschaftete Ricoh mit seinen Unternehmen im europäischen Wirtschaftsbereich einen Ertrag von 523,4 Mrd. YEN. Das entspricht 25,0 Prozent des Gesamtumsatzes des Konzerns weltweit. Weltweit belief sich der Umsatz der Ricoh Company für das Geschäftsjahr mit Ende 31. März auf 2.091,7 Mrd. YEN.