Kressberg-Waldtann – Die Buchhaltung ist für Selbstständige und Freiberufler ein leidiges Thema. Auch mittelgrosse und grosse Unternehmen investieren viel Zeit, um alle Vorgaben zu erfüllen, rechtzeitig Steuererklärungen abzugeben und für die eigenen Mitarbeiter pünktlich alle Lohnabrechnungen zuzustellen. Wer sich eine komplette Buchhaltungsabteilung sparen möchte, kann diese Aufgaben an einen externen Dienstleister auslagern. Vorteil: Dieser ist auf das Fachgebiet spezialisiert und arbeitet entsprechend effizient, was Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen kann.
Hier mehr zu den Vorteilen, die ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung oder der gesamten Buchhaltung zu bieten hat.
Fehler durch externe Buchhaltung vermeiden
Sobald der erste Mitarbeiter eingestellt wird, sind Lohnabrechnungen monatlich Pflicht. Zahlreiche Daten müssen jeweils am Monatsende und bei der jährlichen Steuererklärung berücksichtigt und richtig berechnet werden. Steuerklassen, Kinderfreibeträge, Kirchenmitgliedschaften und die Krankenkassen sind hier korrekt einzugeben. Dazu kommt die fehlerfreie Berechnung der Stundenanzahl, Lohn- und Sozialversicherungsbeiträge, Überstunden, Krankheit und Urlaubstage und vieles mehr. Die Daten können sich während der Anstellungsverhältnisse mehrfach ändern (z. B. Anschrift, Steuerklasse, Anzahl der Kinder, etc.) und bei jedem neuen Mitarbeiter bei der Einstellung und Entlassung sind zahlreiche weitere Aufgaben zu erledigen. Die Gefahr ist also hoch, dass sich dabei Fehler einschleichen, wenn dem Prozess nicht die nötige Zeit und Sorgfalt gewidmet wird.
Typische Fehler, die dabei auftreten können:
- fehlerhafte Berechnungen (z. B. bei Stundenanzahl, tariflichen Zulagen, geldwerten Vorteilen, Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Flüchtigkeitsfehler (z. B. falsche Steuerklasse, Adressdaten oder Steuer-ID)
- Kalkulationsfehler der Steuerhöhe (sind nur zeitlich begrenzt korrigierbar)
- verpasste Abgabefristen beim Finanzamt
- Probleme bei der pünktlichen Bereitstellung der Lohnzettel für Arbeitnehmer
- und mehr
Professionelle Lohnabrechnung vom Profi
Da die Lohnbuchhaltung Unternehmen schnell überfordern kann, ist eine professionelle Umsetzung sehr wichtig. Wer keinen (Lohn-)Buchhalter einstellen will, kann sich für die monatliche Lohnabrechnung, für die allgemeine Buchhaltung und andere Dienstleistungen für einen externen Anbieter entscheiden, der all diese Aufgaben zuverlässig übernimmt. Dieser garantiert, dass keine Abgabefristen verpasst werden und ist auch sonst als Profi auf diesem Gebiet der richtige Ansprechpartner. Das Ganze spart dem Unternehmen viel Zeit und Aufwand, sich selbst in das komplexe Thema einarbeiten zu müssen, und kann auch Ärger mit dem Finanzamt sowie rechtliche Folgen durch Fehler verhindern. So bleibt Unternehmen mehr Zeit, sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Was gehört alles in eine Lohnabrechnung?
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern korrekte Lohnabrechnungen zum Monatsende auszustellen, entweder in Papierform oder heute immer häufiger als elektronische Variante. Mitarbeiter erhalten einen Zugang zu Lohnsoftware, in der die Lohnabrechnungen monatlich und am Jahresende auch die Jahreslohnabrechnung erstellt werden, deren Daten für die Einkommenssteuererklärung Voraussetzung sind. Die in der Lohnabrechnung enthaltenen Daten gehen nicht nur an das Finanzamt, sondern auch an die Krankenkassen.
Diese Daten gehören in eine ordentliche Lohnabrechnung:
- Abrechnungszeitraum
- Arbeitsentgelt brutto und netto
- Sozialversicherungsbeiträge und Steuern
- Zuschläge und sonstige Vergütungen
- Vorschüsse
- und weiter vereinbarte Sonderleistungen
Wichtig: Alle Dokumente, die mit der Lohnabrechnung (inklusive Lohnsteuer- und Jahresabrechnungen) zusammenhängen, müssen von Unternehmen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei Betriebsrenten sind es sogar 30 Jahre. Externe Dienstleister sind dazu verpflichtet, alle Daten aufzubewahren, um alle gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. (buch/mc/hfu)