Optimale Rechnungsbearbeitung senkt Kosten und verbessert Liquiditätsmanagement
Obwohl die meisten grossen Unternehmen leistungsstarke Finanzbuchhaltungssysteme wie zum Beispiel SAP einsetzen, findet die Rechnungsbearbeitung in gut 90 Prozent der Fälle immer noch auf Basis von Papier statt. Historisch gesehen haben sich Unternehmen rund um die Rechnungsbearbeitung auf Papier-Basis entwickelt, so Tom Walker, Open Text-Portfolio-Manager für Rechnungsbearbeitungslösungen. Solange reichlich Liquidität vorhanden war, hat sich niemand um die Verbesserung dieser Prozesse gekümmert. Es herrschte sogar die Meinung vor, dass die Rechnungsbearbeitung nicht zum Kerngeschäft gehöre.
Lohnender Wechsel
Vor dem Hintergrund der gegenwärtigen wirtschaftlichen Lage lohnt sich der Wechsel hin zu einer digitalisierten Rechnungsbearbeitung wie nie zuvor, schreibt Open Text in einer Mitteilung. Das Management erhält dadurch eine weit bessere Kontrolle über den Cashflow, gleichzeitig eröffnen sich neue Möglichkeiten für Kosteneinsparungen. «Angesichts der wachsenden fundamentalen Bedeutung, einen angemessenen Cashflow zu erzielen, suchen die Unternehmen nach neuen Wegen jenseits der traditionellen Methoden von Umsatzsteigerungen und Kostensenkungen. Rechnungsbearbeitung ist eines der Gebiete, mit denen sie sich intensiv beschäftigen», fährt Tom Walker fort. In einem vor kurzem veröffentlichten Podcast diskutiert Tom Walker mit Henry Ijams, dem CEO von PayStream Advisors, einer Forschungs- und Beratungsfirma im Bereich Finanz- und Kreditorenbuchhaltungssysteme, und Bernhard Fischer, Vice President of Solution Management bei SAP.
Drei Wochen versus zwei Tage
«Papier ist geradezu die Antithese zur Idee der Prozesskontrolle, denn wir wissen einfach nicht, wo sich eine Papierrechnung im Prozess befindet», betont Henry Ijams. «Mit einer Lösung für Rechnungsmanagement lassen sich Informationen zentralisieren. Die Rechnungen werden sichtbar, sobald sie eingegangen sind. Diese Transparenz schafft neue Möglichkeiten für das Management von Liquiditätsabflüssen.» Eine der damit verbundenen Möglichkeiten besteht laut Tom Walker im Aushandeln günstiger Zahlungsbedingungen. Mit Systemen auf Papier-Basis dauert die typische Rechnungsbearbeitungszeit rund drei Wochen, mit einer Lösung für Rechnungsmanagement im Durchschnitt lediglich ein bis zwei Tage. Dadurch kann ein Unternehmen Preisnachlässe gegen eine schnelle Bezahlung aushandeln. Für ein Unternehmen mit fünf Mrd. US-Dollar Umsatz können zwei Prozent Skonto im Lauf eines Jahres mehrere Millionen an zusätzlichen liquiden Mitteln bedeuten. Damit lassen sich Umsatzeinbussen in entsprechender Höhe und darüber hinaus ausgleichen.
Kosteneinsparungen bis 60 Prozent
In Zeiten, in denen sich der Kreditzugang verschlechtert, stellt ein transparentes Cash-Management eine wesentliche Voraussetzung dafür dar, Verpflichtungen gegenüber Lieferanten pünktlich zu begleichen. Zudem können Unternehmen mit Lösungen für das Rechnungsmanagement Finanzberichte schnell und ohne Fehler erstellen, das Vertrauen von Kreditgebern und Investoren steigt entsprechend.
Ein weiterer Vorteil, den Systeme für Rechnungsmanagement verschaffen, sind niedrigere Betriebskosten. «Unternehmen müssen ihre finanzielle Wertschöpfungskette in ihrer Gesamtheit betrachten und die ineffizienten Stellen identifizieren und beseitigen», erläutert Bernhard Fischer. «Kosteneinsparungen in einer Grössenordnung von rund 60 Prozent sind möglich, wenn die manuelle Dateneingabe beseitigt und Texterkennung eingeführt wird. Es winken sogar noch grössere Einsparungen, wenn die Unternehmen den Ansatz von Shared Services für konsistente und fehlerfreie Zahlungen an alle Lieferanten verfolgen.»
Langfristige Effekte
Jenseits der kurzfristigen Effekte ? niedrigere Kosten und kürzere Bearbeitungszeiten ? schafft das Rechnungsmanagement zudem die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen. «Mit einem System für das Rechnungsmanagement erhalten Unternehmen wichtige Leistungsindikatoren, um die Effizienz weiter zu erhöhen, so dass immer weniger Prozessschritte von Menschen erledigt werden müssen, oder die Regeln zu verbessern, um die Zahl der Ausnahmen zu minimieren», erklärt Tom Walker. «Aufgrund ihrer schnellen Amortisation und des Potentials, Erträge aus der Nutzung von Preisnachlässen und den langfristigen Effizienzgewinnen zu erwirtschaften, ist der Einsatz von Systemen für Rechnungsmanagement sinnvoller denn je.» (Open Text/mc)
Open Text ist ein marktführender Hersteller einer Lösung zur Rechnungsbearbeitung im Zusammenspiel mit SAP, die als Teil der Open Text ECM Suite angeboten wird. Mit der Open Text-Lösung können Kunden die Bearbeitungskosten pro Rechnung deutlich senken, die Bearbeitungszeit, insbesondere fehlerhafter Rechnungen, reduzieren und die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung mit strategischeren Aufgaben betrauen.
