Sparpotenziale im IT-Outsourcing nutzen

Unternehmen sind sich oft gar nicht bewusst, dass bestehende Outsourcing-Verträge erhebliche Sparpotenziale aufweisen und dass sich diese relativ schnell und einfach umsetzen lassen. «Der Durchschnitt der von uns begleiteten Outsourcing-Projekte erreicht regelmässig eine Kostenreduktion von mehr als 30%», berichtet Stefan Regniet im Interview mit «Sourcing News». Seiner Erfahrung nach werde das Potenzial aus verschiedenen Gründen nicht ausgeschöpft: Sei es, dass die Unternehmen die Verträge, die häufig von Externen entwickelt wurden, zu wenig kennen. Sei es aufgrund des wenig transparenten Markts oder aus einer falsch verstandenen Loyalität. Im Gespräch zeigt Regniet, worauf die Kunden besonders achten müssen, um sich zum Teil markante Kostenvorteile zu verschaffen. «Wer nicht verhandelt, macht einen Fehler», so seine Aussage.

Neuausschreibung statt Benchmarking
Um bestehende Sparpotenziale optimal zu nutzen, müssen die laufenden Verträge sorgfältig analysiert und mit dem aktuellen Dienstleistungsbedarf verglichen werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Marktpreise für die meisten Dienstleistungen innerhalb von fünf Jahren massiv fallen. Dies führt dazu, dass ein neuer Kunde stets von besseren Konditionen profitiert als ein bestehender. In einer gefestigten Partnerschaft lassen sich diese Anpassungen durch die Weitergabe von «Produktivitätssteigerungen» realisieren, oder mittels Benchmarking. Regniet beurteilt dies indessen kritisch: «Die Methoden der bekannten grossen Benchmarking-Firmen beschränken sich überwiegend auf eine Betrachtung der Vergangenheit. Deren Datenbanken enthalten generell zu hohe Preise, weil in der Regel nur Unternehmen nur dann ein Benchmarking durchführen, wenn sie überzeugt sind für Ihre Dienstleistungen zuviel zu bezahlen».

Er empfiehlt deshalb bei erkanntem Einsparungspotenzial stets eine Neuausschreibung durchzuführen. Die gewünschten Preisreduktionen liessen sich zeitnah verwirklichen, denn oft gäben sich die bestehenden Dienstleister jede Mühe ihre Kunden zu behalten, so dass kein Anbieterwechsel nötig werde. In diesem Fall könnten neue Verträge sehr rasch in Kraft gesetzt werden.

Klarheit über das Angebot der Outsourcing-Dienstleister
Fakten über den IT-Outsourcing-Markt in den einzelnen europäischen Ländern, insbesondere über Deutschland und die Schweiz sind kaum zu finden. Vorhandene globale Studien sind für mittelständische Unternehmen wenig aussagekräftig. Das Fehlen von verlässlichen Daten war der Auslöser für Active Sourcing, eigene, monatlich aktualisierte Daten zu erheben. «Der Umstand, dass die Informationen regelmässig erfasst werden, verschafft Klarheit und einen Zeitvorteil bei einer Neuausschreibung: Auf ein aufwändiges Request for Information Verfahren kann verzichtet und die Neuausschreibung deshalb umgehend gestartet werden», so Regniet. Dadurch lassen sich die dringend benötigten Kostenreduktionen bis zu drei Monate früher realisieren.

Auch in qualitativer Hinsicht leistet der Berater seine Dienste, wenn es darum geht, bessere Services zum tieferen Preis zu erzielen: «Die detaillierte Analyse der Verträge und die Marktkenntnisse gepaart mit der Fähigkeit, das Auswahlverfahren bis zum Vertragsabschluss zu beschleunigen, gibt den Kunden die erforderliche Sicherheit und lässt sie Preisreduktionen schneller erreichen», meint Regniet im Interview.

Käufermarkt mit Konsolidierungspotenzial
Nach Ansicht des CEO von Active Sourcing hat der deutsche IT-Outsourcing-Markt grosses Konsolidierungspotenzial. Über 150 Outsourcing-Anbieter in Deutschland stehen im Wettbewerb um die Gunst der Kunden. Vor allem bei SAP Basisbetrieb und bei der dezentralen Informatik (Desktop Services) herrscht ein harter Preiskampf: «Bei den Verhandlungen um IT-Outsourcing-Dienstleistungen sind die Käufer im Vorteil. Dies verstärkt den grossen Druck auf die Anbieter und reduziert die Preise stetig», fasst Regniet zusammen. Wer die Neuausschreibung bestehender Outsourcing-Verträge konsequent in Angriff nimmt und dabei die Kernpunkte beachtet, hat gute Aussichten schnell von bestehenden Sparpotenzialen zu profitieren, lautet das Fazit des Interviews. (Active Sourcing/mc/pg)