Zeit gilt stets als essentieller Parameter, egal in welcher Lebenssituation. Ob in der Arbeit, mit der Familie oder in der Freizeit – alles hängt von der zeitlichen Kapazität ab. Demnach wird uns schon früh eingebläut, dass Zeit Geld ist. Dies trifft vor allem auf junge Unternehmen und Startups zu, da diese gewöhnlich unter hohen Druck von Ressourcenmangel arbeiten müssen, um sich am Markt etablieren zu können. Aber was, wenn eigentlich gar kein Zeitmangel besteht? Was, wenn das Problem ein ganz anderes ist?
Tatsächlich mangelt es selten an der verfügbaren Zeit, sondern an dem richtigen Zeitmanagement. Lassen Sie die Zeit nicht mehr bloß an sich vorbeiziehen – steigern Sie Ihre Effizienz durch Zeiterfassung.
Zeit als wichtigste Ressource im Startup
Vor allem als junges Unternehmen gilt es, Zeit als zentrale Ressource im Blick zu behalten. Das Startkapital ist meist knapp und der Status muss am Markt erst erkämpft werden, um überhaupt die Aussicht auf einen Gewinn haben zu können. Zeit ist deshalb so wichtig, da sich Arbeitslöhne weitgehend auf Basis geleisteter Arbeitsstunden berechnen. Deshalb ist offensichtlich: je weniger Arbeitszeit investiert wird, desto mehr Kosten werden eingespart und umso grösser ist der Unternehmenserfolg.
Diese simple Rechnung können junge Unternehmen zu ihrem Vorteil nutzen. Doch um die Abläufe optimieren zu können, muss man sich erst bewusst sein, wo die Arbeitszeit hinfliesst. Im stressigen Firmenalltag ist es jedoch meist gar nicht so einfach, einen Überblick zu behalten. Das Unternehmensgeschehen ist nämlich meist definiert durch eine Mehrzahl an verschiedenen Variablen wie Mitarbeiter, Kunden und Projekte. Die genaue Dokumentation wird oftmals als mühsame Angelegenheit wahrgenommen, ist diese doch essentiell, um die Arbeitsprozesse zu verbessern. Die Inputgrösse Zeit ist hierbei massgeblich und durch ihren objektiven Charakter leicht erfassbar und sehr Auskunft gebend.
Digitale Zeiterfassung in modernen Unternehmen
Startups und junge Unternehmen kennzeichnen sich vor allem durch ihren modernen, innovativen und flexiblen Stil. Demnach sind diese meist repräsentative Vorreiter für die neuesten Trends und Methoden. Früher bedienten sich Unternehmen gerne an Excel Tabellen zu Erfassungs- und Übersichts-Zwecken. Heutzutage existieren aber einige reizvolle Lösungen, um dies auf digitalem Wege mittels Zeiterfassungs-Softwares handzuhaben. Dadurch gewinnt das Unternehmen an Flexibilität, Transparenz und Kommunikation und daraus ergeben sich einige Vorteile wie:
- Präzise, direkte Zeiterfassung
- Geringere Kosten durch reduzierter Personalaufwand und Administration
- Flexibilität der Zeitdokumentation durch alle Endgeräte (PC, Smartphone oder Tablet)
- Kontrolle hinsichtlich gesetzlicher und unternehmensspezifischer Vorgaben
- Aktueller Key Performance Indicator (=KPI) zur Unternehmenssteuerung
- Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
- Automatische Auswertungen der Projektzeiten
- Daten jederzeit einsehbar
Fazit: In Summe wird Zeit eingespart und dies senkt die Kosten und fördert den Profit – Der Traum eines jeden Startups und Jungunternehmens.
Eine digitales Zeiterfassungssystem wie TimeTrack unterstützt bei der Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten. Dies hilft sowohl bei der internen Abwicklung (Lohnverrechnung, Prozessoptimierung) als auch bei externer Verrechnung (Buchung auf Kunden, Projekt). Dadurch behalten Sie den Überblick und fördern die Transparenz im Unternehmen und für den Kunden.
Projektzeiterfassung für Startups
Durch den Wachstum des tertiären Dienstleistungssektor, beziehen sich Unternehmen gerne auf Projekte in Arbeitsprozessen. Dies lässt darauf blicken, dass die Masseinheit in Projekten gerade junge Unternehmen Anklang findet. Zahlreiche Branchen basieren ihre Arbeit meistens auf Aufträgen beziehungsweisen Projekten.
Damit sind Informationen wie Kunde, Projekt, Tätigkeit, zugeteilte Mitarbeiter und investierte Arbeitszeit einhergehend. Bei mehreren Aufträgen, wie es zum Beispiel im Multiprojektmanagement üblich ist, kommen dadurch eine Vielzahl an Daten zusammen. Dies erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit den Überblick zu verlieren erheblich. Allerdings liegen die Faktoren Übersicht und Transparenz sowohl im Interesse des Unternehmens (effektives Projektmanagement) als auch in dem des Kundens (verminderte Kosten), denn so können die Abläufe optimiert und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.
Auch hier können Zeiterfassungssoftwares wirksame Unterstützung bieten. Verrichtete Zeiteinträge werden einfach von den Mitarbeitern auf Kunden, Projekt und Tätigkeit gebucht. Dadurch wird jeder Prozessschritt, von Planung über Kundenbetreuung bis zur Ausführung und Kontrolle, dokumentiert und zugeordnet. Die Definition von konkreten Vorhaben und Zielen, hilft ungemein um die Motivation und Effizienz anzukurbeln. Auch hierfür können Zeiterfassungs-Softwares dienlich sein. Vorab können im System Planziele, wie Projektdauer und -budget, fixiert werden. Dadurch kann der Projektfortschritt verfolgt und die Effizienz durch automatische Analysen und Berichte veranschaulicht werden. Sowohl kurz- als auch langfristig hilft dies bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und kann den Unternehmensprofit erhöhen.
Aller Anfang ist schwer und ein Startup oder junges Unternehmen zu betreiben ist alles andere als ein Zuckerschlecken, aber mit den richtigen Hilfsmitteln ist alles möglich und die Mühen werden sich am Ende auszahlen. (TT/mc/hfu)