Befragt wurden beim so genannten Kelly Global Workforce Index rund 70.000 Angestellte aus 28 Ländern.
Italien in Europa, Hongkong in Asien an der Spitze
Die meisten Online-Nutzer in Europa verzeichnen Italien (86 Prozent), Belgien und Irland (je 83 Prozent) und Russland mit 81 Prozent. Am stärksten etabliert ist die Online-Kommunikation im asiatisch-pazifischen Raum. Hongkong verzeichnet mit 98 Prozent die höchste Rate, gefolgt von Indien und Thailand mit 93 Prozent.
Schweiz: 71 % von Erhöhung der Arbeitsproduktivität überzeugt
Bezüglich der Erhöhung der Arbeitsproduktivität durch Internet und E-Mail sind die Meinungen in den einzelnen Ländern unterschiedlich: sie bewegen sich zwischen 92 Prozent (Indien) und 50 Prozent (Frankreich). In der Schweiz geben 71 Prozent der Befragten an, dass das Internet die Arbeitsproduktivität erhöhe. Beim E-Mail sind es noch 60 Prozent.
Ältere von Produktivitätssteigerung eher überzeugt als Jüngere
Was doch eher überrascht: In der Schweiz sind es die älteren Arbeitnehmer, die von der Produktivitätssteigerung durch Online-Kommunikation am meisten überzeugt sind. Schweizer Männer sind von den Vorteilen von Internet und E-Mail mit 64 Prozent eher überzeugt als Frauen (56 Prozent).
Eidgenossen leiden weniger unter Spam als andere Europäer
23 Prozent der befragten Schweizer gaben an, täglich mehr als 20 Prozent der eingehenden E-Mails in Form von Werbung, Spam oder Mails mit irrelevantem Inhalt zu erhalten. 32 Prozent der Befragten in der Schweiz sind der Ansicht, dass diese unnötigen Mails die Arbeitsproduktivität beeinträchtigen. Bezüglich Werbemüll steht die Schweiz – zusammen mit Holland, Norwegen und Dänemark – besser da als andere Länder. Zum Vergleich: In Deutschland erhalten 33 Prozent der Internet-Benutzer täglich mehr als 20 Prozent Spam. In Italien sind es 45, in Spanien 46 und in Frankreich gar 47 Prozent.
E-Mail-Zeitverschwendung kostet Schweizer Firmen Milliarden
Eine andere Studie – herausgegeben von Dr. Pascal Sieber & Partners – beschreibt die Verhaltensregeln für einen effizienteren Umgang mit E-Mails. Während vor 10 Jahren noch weniger als 10 % der Schweizer Unternehmer glaubten, dass sie E-Mail je als geschäftliche Anwendung einsetzen würden, sind es heute 60 % der Schweizer Arbeitnehmer, die täglich zu geschäftlichen Zwecken mailen.
Die für die Studie befragten 300 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen verbringen heute pro Arbeitstag 1 Stunde 20 Minuten mit E-Mails. In dieser Zeit werden durchschnittlich 21 E-Mails geschrieben und 28 E-Mails empfangen und bearbeitet. Pro Woche läppert sich die mit E-Mails verbrachte Zeit also fast zu einem gesamten Arbeitstag zusammen. Kein Wunder, dass ein besserer Umgang mit den Mails auch sehr viel Zeit sparen könnte. Die Effizienz im Umgang mit dem E-Mail-Tools selbst, so wird in der Studie festgestellt, ist dabei zwar wichtig, aber für die Produktivität nicht entscheidend. Es sei im Gegenteil nicht immer produktiv, wenn noch schneller E-Mails verschickt werden können.
Ping Pong ist schlecht
Der in der Realität entscheidende Faktor für die E-Mail-Produktivität, so meinen die Autoren der Studie aufgrund ihrer Umfrage, sei der Ping-Pong-Effekt: E-Mails lösen Rückfragen, Weiterleitungen, Abwehrreaktionen und vieles mehr aus.
Inhaltliche Fehler als Verursacher
Verursacht wird der Ping-Pong Effekt vor allem durch inhaltliche Fehler. Wie in der Umfrage festgestellt wurde, haben zum Beispiel fast die Hälfte der User bei einer Mehrheit der Mails Probleme mit nichtssagenden Betreffszeilen. Zu den weiteren häufigen Problemen gehören zu lange Mails, Maildiskussionen, für die man besser ein anderes Medium gewählt hätte, unnötige Dringlichkeitsangaben, chaotische und unvollständige Inhalte, unklare Termine, falsche Verteiler usw.
Wenn man den durch diese Probleme entstehenden Ping-Pong-Effekt um die Hälfte reduzieren könnte, so stellen die Autoren der Studie aufgrund einer Simulationsrechnung fest, könnten die 3,5 Millionen ArbeitnehmerInnen in der Schweiz pro Woche im Schnitt etwa 2,44 Arbeitsstunden einsparen. Umgerechnet auf ein Jahr ergäbe das bei durchschnittlichen Personalkosten von 65 Franken pro Studen happige 26,7 Milliarden Franken «Produktivitätspotential».
Eine Frage der Erziehung
Die Reduktion des Ping-Pong-Effektes ist in der Hauptsache eine «Erziehungsfage». Und eine Reduktion dieses Ping-Pong-Effektes um die Hälfte sei nicht unrealistisch, so die Studienautoren. Anhand von Experimenten und Pilotprojekten habe man zeigen können, dass der Ping-Pong-Effekt in einem Team im Vergleich zum Durchschnitt dieser Untersuchung durchaus um 50 Prozent gemindert werden kann. (Inside-IT/pte/mc/pg)