Buchhaltungslösungen für Startups: Worauf Gründer achten sollten
Freiburg – Als Gründer eines Startups hat man gehörig was um die Ohren – von der Produktentwicklung über das Marketing bis hin zur Kundenakquise. Aber es gibt einen Bereich, den man gerne ignoriert, bis es zu spät ist: die Buchhaltung. Klar, das ist nicht das spannendste Thema auf der Liste, aber ohne eine solide Buchhaltung geht am Ende nichts. Und man will ja nicht irgendwann von einem Steuerprüfer überrascht werden.
Also, wie organisiert man das Ganze, ohne im Excel-Chaos zu versinken? Hier kommen die wichtigsten Dinge, auf die Gründer achten sollten, wenn es um die Wahl der richtigen Buchhaltungslösungen geht.
Einfache Bedienung: Keine Lust auf komplizierte Systeme
Wer hat schon Zeit, sich monatelang in ein Buchhaltungsprogramm einzuarbeiten? Ganz ehrlich, wenn man als Gründer noch in der Aufbauphase steckt, will man keine Software, die mehr Zeit frisst als das Tagesgeschäft selbst. Deshalb steht Benutzerfreundlichkeit ganz oben auf der Liste.
Glücklicherweise gibt es inzwischen jede Menge Buchhaltungslösungen für Startups, die super einfach zu bedienen sind. Sie bieten intuitive Oberflächen, bei denen man nicht schon beim ersten Login das Gefühl hat, in ein kompliziertes Steuermonster einzutauchen. Einfach Belege hochladen, Rechnungen schreiben, Banktransaktionen abgleichen – und das alles ohne BWL-Studium.
Automatisierung: Die Software macht’s
Niemand hat Lust, jede einzelne Ausgabe und jede Rechnung von Hand zu buchen. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, sondern ist auch eine Quelle für Fehler. Deshalb das zweite wichtige Kriterium für eine Buchhaltungs-Software: Automatisierung. Moderne Buchhaltungslösungen machen genau das – sie automatisieren Routineaufgaben.
Fortan muss man nicht mehr jeden einzelnen Beleg nachträglich scannen und eingeben, denn die Software erledigt das. Viele Programme bieten Bank-Feeds, bei denen alle Banktransaktionen automatisch in der Software erfasst und mit den Buchungen abgeglichen werden. Wiederkehrende Rechnungen kann man vorab anlegen, und die Software erstellt sie dann automatisch. Mit so einer Automatisierung spart man sich Stunden und kann sich endlich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das Business!
Steuerliche Anforderungen im Blick behalten
Steuerangelegenheiten – niemand will sich wirklich damit beschäftigen, aber sie gehören einfach dazu. Und wenn man nicht aufpasst, kann es einen böse erwischen. Als Startup-Gründer sollte man von Anfang an alle steuerlichen Anforderungen im Blick haben. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, ob man zur Umsatzsteuer verpflichtet ist oder ob man als Kleinunternehmer von der Steuer befreit ist.
Viele Buchhaltungslösungen sind mittlerweile so smart, dass sie automatisch die Steuerberechnungen übernehmen und an wichtige Fristen erinnern. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass man irgendwann eine Nachzahlung leisten muss. Eine Software, die hilft, die steuerlichen Stolperfallen zu umgehen, ist daher Gold wert.
Belegmanagement – Schluss mit dem Papierkram
Wer kennt es nicht? Die ewigen Quittungen, die sich in der Tasche sammeln, und die Rechnung, die irgendwann unter dem Schreibtisch verschwindet. Der gute alte Papierkram ist alles andere als praktisch – vor allem, wenn man ein Startup führt und viel unterwegs ist, um Kunden und Geldgeber zu gewinnen.
Das Gute: Heutzutage gibt es Apps und Softwarelösungen, die das Problem ein für alle Mal lösen. Mit diesen lassen sich einfach mit dem Smartphone Belege scannen und direkt in die Buchhaltungssoftware importieren. Darüber hinaus landet auch alles in der Cloud, sicher und ordentlich abgelegt. Verlorene Belege gehören der Vergangenheit an und ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Unternehmen ist getan.
Sicherheit geht vor
Das Thema Sicherheit ist kein Spass. Gerade in der Buchhaltung geht es um sensible Daten – Bankinformationen, Rechnungen, Verträge und Co. Wenn man alles in die Cloud lädt, sollte einem die Sicherheit nicht egal sein.
Die Buchhaltungssoftware muss deshalb höchste Sicherheitsstandards bieten, wie zum Beispiel SSL-Verschlüsselung, regelmässige Backups sowie mit den geltenden Datenschutzbestimmungen konform sein. Das schützt nicht nur die Daten des Unternehmens, sondern sorgt auch dafür, dass man bei einer Datenpanne nicht vor dem digitalen Nichts steht.
Fazit: Die richtige Buchhaltungslösung macht den Unterschied
Die Buchhaltung ist der Part des Unternehmens, der gerne mal übersehen wird – bis es zu spät ist. Aber mit der richtigen Software bekommt man auch das ganz unkompliziert in den Griff.
Entscheidet man sich für ein Tool, das benutzerfreundlich, automatisiert und sicher ist sowie sämtliche Daten praktisch in der Cloud speichert, ist das schon die halbe Miete. Wenn man auf diese Punkte achtet, fällt die Buchhaltung leicht und man kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: das operative Geschäft. (lw/mc/hfu)
